Электронный архив – рабочий инструмент бухгалтера

Источник: ООО «Реал БС»

Современный бухгалтер решает не только задачи организации и ведения учета компании.  В нашем усложнившемся мире он каждый день сталкивается с новыми технологиями, которые вынужден освоить, адаптировать к своим задачам и научиться применять в работе.  Одна из таких технологий – электронный архив.

Анализ проектов крупнейших организаций за последние годы показал, что не менее четверти внедрений приходится на автоматизацию хранения документов и управления их жизненным циклом.  Сегодня свои документы переводят в электронный вид и организуют в упорядоченные хранилища органы гос. статистики, библиотеки, министерства, топливно-энергетические и металлургические компании.  Оцифровке подлежат архивы ЗАГС, нормативно-технические документы, паспорта скважин…

Тенденция обещает сохраниться несколько ближайших лет.  Затронет она и многих бухгалтеров, так как пришла в финансовый учет.  Сегодня компании массово переводят в электронный архив свою первичную бухгалтерскую документацию.

Цель данной статьи – рассказать о возможностях, которые сулит для бухгалтера электронный архив.  Как существенно облегчить свою работу с помощью электронного архива?  Какие функциональные требования обязательно поставить перед разработчиками, чтобы получить от внедрения данной технологии максимум преимуществ для себя? В этом и разберемся.

Определимся с понятиями:

Заглянем в русскую Википедию, которая нам говорит:

«Электронный архив, система электронного архива — система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск»

Отталкиваясь от этого исчерпывающего определения, выведем понятие электронного архива бухгалтерской документации:

Электронный архив бухгалтерской документации - это система хранения, обеспечивающая ввод (сканирование), архивацию и упорядоченное хранение электронных (оцифрованных) образов первичных бухгалтерских документов, а также интеграцию с действующей учетной системой.

Для полного понимания отметим: в отличие систем электронного документооборота (СЭД), электронный архив не предназначен для управления полным жизненным циклом документа (от создания, через правку и согласование, до обнародования итоговой версии).  В электронном архиве хранятся сканобразы полностью оформленных (с подписями и печатями) первичных документов, не подлежащих изменению.

Как это работает?

Электронный архив существенно меняет бизнес-процесс обработки документов.

Процесс, к которому мы привыкли, выглядит так.  Бумажный документ приносит в бухгалтерию сам ответственный исполнитель либо иной представитель бизнес-подразделения.  При этом временной разрыв между готовностью документа и попаданием его на стол к бухгалтеру может составлять до нескольких дней: ведь производственники с удаленных площадок, цехов и складов традиционно в бухгалтерию не спешат, да и предпочитают «подкопить» документы, чтобы оправдать хлопоты по их доставке.  Бухгалтер на основании первичного документа отражает в учете соответствующую хозяйственную операцию, а сам документ подшивает в папку.

С использованием системы электронного архива процесс выглядит иначе.  Теперь не бумажные документы поступают бухгалтеру на стол, а электронные образы этих документов появляются в его программном интерфейсе со статусом к исполнению.  На основании этого электронного образа и делается отражение хозяйственной операции в учетной системе.  Там же в учетной системе можно привязать системный документ (транзакцию) к сканобразу документа-основания.

Но чтобы бухгалтер увидел сканобразы документов к отражению, кто-то должен их заведомо разместить в системе электронного архива. Эта работа выполняется отдельными специалистами.  Они принимают документы от ответственных лиц (МОЛ, кладовщиков, кураторов договоров, табельщиков), проверяют их на корректность оформления, сортируют по пакетам, оцифровывают поточным сканированием и заполняет необходимые атрибуты документа в системе.  После этого оцифрованный документ автоматически маршрутизируется на обработку заданным бухгалтерам.

Меньше непродуктивных коммуникаций

Итак, технология электронного архива диктует нам разделение труда: экспертиза документа и его отражение в учете выполняются разными специалистами.  Что это меняет? Хорошо это или плохо?

Давайте зададимся вопросами.  Какую часть своего времени бухгалтер вынужден уделять приему и проверке первичных документов?  Как часто документы приходится возвращать на исправление?  Легко ли в случае возврата проходят переговоры с производственниками?  Ответы покажут нам, как много сил уходит на разбор и многократное разъяснение производственникам их типичных и повторяемых ошибок, на разговоры – зачастую, конфликтные.

При работе с электронным архивом бухгалтер может сосредоточиться только на операциях, действительно существенных и предусмотренных его высокой квалификации: заведение системных документов, проведение транзакций, участие в финансовом закрытии.

Ноль временных потерь на передаче документов

Еще одно важное преимущество, которое дает нам такое разделение труда, - это возможность принимать и сканировать документы прямо на территории бизнес-подразделений.  Что мешает вынести пункт приема (сканер и специалист) прямо в склад, цех, производственную площадку?

А уж маршрутизация сканобразов к бухгалтеру произойдет за считанные мгновения.  Такое преимущество трудно переоценить сегодня, когда большинство крупных компаний ставит перед своими учетными службами требование закрывать отчетный период в быстрые сроки.

Контроль исполнительской дисциплины производственников

Отношения бухгалтерии и бизнеса принципиально укладываются в обоюдное обязательство: «Вы нам вовремя качественную первичную документацию – мы вам вовремя качественную отчетность».

Что же делать с левой частью уравнения, без которой не работает правая?  Всегда ли бизнес выполняет свое обязательство «вовремя качественную первичную документацию»?  Конечно, не всегда!

Каждому бухгалтеру не раз приносили документы в критично поздние для закрытия сроки, или подавали документ, не оформленный по всем требованиям.  Чаще всего эти важные прецеденты – нарушение срока сдачи документа, его низкое качество, его переделка, его неоднократная переделка – не фиксируются нигде, кроме как в истории конфликтов и взаимных претензий бухгалтера и ответственного лица.

А кто или что выступит объективным свидетелем этой истории?  Как бухгалтер потом подтвердит, что тогда к закрытию периода так и не получил документа должного качества и потому не отразил его сумму в учете?  Таким объективным свидетелем выступит электронный архив.

В электронном архиве фиксируется точное время принятия (сканирования) документа.  Многие компании считают необходимым сканировать абсолютно все поступающие в пункт приема документы – в том числе некорректно оформленные.  Конечно, такие заведомо некорректные документы не поступают к бухгалтеру на отработку, но сохраняются в базе электронного архива как первая (черновая) версия.  Последующие версии этого документа также сохраняются и нумеруются.  Ведь практика показывает: возвращений документов на доработку нерадивому производственнику может быть два, три и даже более.

Накопление такой истории в электронном архиве позволяет в любой момент «расследовать» любой прецедент, а также получить сводные отчеты по качеству исполнения бизнес-подразделениями своих обязательств перед бухгалтерией.

Так, благодаря электронному архиву, бухгалтер, в ответ на попытку назначить его виновным, может смело заявить: «Позвольте, у меня все ходы записаны!».

Поиск и самопроверка: нет «методу отлистывания»!

Как знакомо: запись в учете вызвала сомнение - необходимо взглянуть на документ-основание – достаем папку и листаем, листаем…

Электронный архив позволит об этом забыть.  Благодаря интеграции с учетной системой, открывая системный документ, бухгалтер просматривает в специальном окне весь пакет связанных с ним документов из электронного архива: сканобраз самого документа-основания (счет-фактура, товарная накладная и др.) и электронные образы сопроводительных документов к нему (акт, договор, служебная записка и др.).

Конечно, реализована и возможность быстрого поиска документа по любому атрибуту.  Критерием поиска может стать все, что угодно - тип документа, вид хозяйственной операции, дата документа, дата его поступления (размещения в электронном архиве), наименование и ИНН контрагента и многое другое.

Все это обеспечивает бухгалтеру абсолютную ориентацию в данных учета и уверенность в их качестве и обоснованности.

Мгновенная отработка запросов налоговой

Интеграция электронного архива с учетной системой значительно упростит и подготовку копий документов к налоговым проверкам.

Теперь можно прямо в интерфейсе учетной системы сформировать реестр и массово вывести по нему на печать копии документов из электронного архива.  Стоит ли говорить о количестве времени и усилий, сэкономленных на ручном отборе и ксерокопировании документов?

Долой горы документов!

Статья 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» обязует организации хранить свою первичную бухгалтерскую документацию не менее пяти лет.  Этого требования не обойдешь.  Но точно можно изменить место хранения самого бумажного архива.

Конечно, после оцифровки и размещения в электронном архиве, сами оригиналы документов доставляются к месту их постоянного хранения.  Вот только нужно ли теперь бухгалтерам держать их в паках и стеллажах прямо у себя за спиной?  Нет.  Удобный инструментарий электронного архива неизбежно приведет к выводу: оригиналы в оперативном доступе более не нужны.  Основную часть архива можно вынести за пределы помещений бухгалтерии.

При этом синхронизация архивов - реального и электронного – будет выполнена.  Этому послужит общий признак систематизации документов – например, номер архивного дела.  В итоге найти нужный документ сперва в электронном архиве, а потом и в бумажном (и наоборот) не составит труда.

Проект внедрения электронного архива может стать реальностью для любого бухгалтера уже завтра.  И он потребует серьезной вовлеченности и трудозатрат.  Придется предусмотреть свои типовые пакеты документов, сценарии их использования, правила маршрутизации на обработку, обучиться работе в новой программе.  Но разве усилия не стоят описанных преимуществ?