Учет товарных документов в «1С:Управление торговлей»

Некоторые функции электронного документооборота вы можете автоматизировать в базе для управленческого или бухгалтерского учета, например, «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».   

Попробуем использовать программу для автоматизации следующих функций:

1. Контроль получения документов от поставщиков (ТОРГ-12 и Счетов-фактур)  

2. Хранение сканов документов поставщиков  

Контроль получения документов от поставщиков и хранение сканов

Все покупки товаров отражаются в базе документом «Поступление товаров и услуг», который увеличивает остатки товаров на складе. В момент поступления товаров на склад, от поставщика должны быть получены необходимые документы: товарная накладная (ТОРГ-12) и счет-фактура. Очень важно, чтобы все первичные документы были в наличии. Если каких-то документов нет, пользователь должен это контролировать и запрашивать документы у поставщика.

Создадим для документа «Поступление товаров и услуг» свойство «Документы получены», с помощью которого будем отмечать поступления, по которым мы получили все необходимые документы.

Подробно о назначении и использовании свойств и категорий вы можете прочитать в статье свойства и категории в 1с.

Зайдем в список поступлений товаров:

Меню: Документы –Закупки – Поступления товаров и услуг

Откроем форму любого документа «Поступление товаров и услуг» и нажмем кнопку «Открыть свойства»:

Откроется окно заполнения свойств документа, пока оно пустое, так как ни одно свойство еще не создано:

Нажмем кнопку «Добавить» для создания свойства. Назовем его «Документы получены», а в качестве значения добавим два варианта: «Да» и «Нет»:

После сохранения свойства, оно отразится в форме заполнения свойств.

Для каждого поступления вы можете открыть свойство и проставить информацию о получении первичных документов:

Кроме того, используя кнопку «Файлы» вы можете добавить в базу сканы первичных документов. Все сканы, добавленные в базу, сохраняются в ней и не могут быть случайно удалены.

В окне добавления файлов и изображений перейдем на закладку файлы:

По кнопке «Добавить» можно добавить файл со сканом, выбрав его на диске и нажав кнопку «Открыть»:

После добавления файлов:

Для контроля наличия первичных документов по каждому документу поступления можно сформировать отчет «Закупки» с отбором по свойству «Документы получены».

Меню: Отчеты – Закупки – Анализ закупок – Закупки

В отчете установим период проверки, например 2012 год. В качестве группировок выберем контрагента, заказ поставщику и документ закупки.

Поставим отбор по свойству: «Документы получены» не равно «Да».

Примечание: свойства документов доступны только в том случае, если в отчете установлен флаг «Использовать свойства и категории».

Настройка отчета:

Таким образом, мы получим в отчете все документы поступления, у которых свойство «Документы получены» не заполнено или установлено в значение «Нет»:

По этим документам пользователи могут проводить дополнительную работу.

Таким же образом можно учитывать и контролировать наличие и других первичных документов, а также хранить в базе любые сканы.