Организация компьютерного учёта при помощи программ "1С"

Ольга ГОДЖИЕВА

Вряд ли можно встретить две полностью одинаковые бухгалтерии, а вот одинаковые ошибки у них встречаются довольно часто

При подготовке и сдаче квартальной, годовой отчётности на бухгалтеров ложится повышенная нагрузка. В этот период применение программных продуктов особенно актуально для предприятий. Консультанты фирмы “1С:Сервистренд” помогают предприятиям, проводя на них экспресс-диагностику состояния бухгалтерского и налогового учёта. Он включает в себя технологический анализ бухгалтерского учёта, анализ соответствия данных бухгалтерского и налогового учёта и анализ информационной базы.

По результатам проведённой диагностики бухгалтериям организаций даются рекомендации: по ведению учёта, использованию экономических программ “1С”, применению оптимально настроенных программных продуктов “1С”.

Рекомендации на местах, безусловно, носят индивидуальный характер. Однако накопленный опыт позволяет выявить ошибки, встречающиеся в очень большом числе организаций. Предлагаемая статья будет полезна для грамотной организации компьютерного учёта на базе учётно-экономических программ “1С”.

Технологический анализ бухгалтерского учёта ведётся по нескольким направлениям. Провести его можно, зайдя из меню “Отчёты” в документ с аналогичным названием “Технологический анализ бухгалтерского учёта”.

Проверка остатков на балансовых счетах

Для каждого счёта (субсчёта) в программе “1С:Бухгалтерия 7.7” установлен признак остатка по отношению к балансу: активный, пассивный или активно-пассивный. Активные счета должны иметь дебетовое сальдо, пассивные - кредитовое. Напоминаем, что в оборотно-сальдовых ведомостях “неправильные” остатки выделяются красным цветом и автоматически переносятся со знаком “минус” в соответствующую часть (активные - в дебет, пассивные - в кредит).

Наличие “неправильных” остатков приводит к тому, что актив и пассив баланса, сформированного по установленным правилам, не совпадают.

Проверка счетов с признаком количественного учёта

Анализируются остатки на счетах (субсчетах) с признаком количественного учёта: 10 “Материалы”, 41 “Товары” и т. д. В результате некорректной работы с объектами аналитического учёта, на этих счетах возможно возникновение следующих ситуаций:

• по объекту имеется остаток в рублях, но отсутствует количество;
• по объекту имеется остаток в количестве, но отсутствует оценка в рублях;
• цифры остатка в рублях и в количестве располагаются на счёте симметрично: рубли - по дебету, количество - по кредиту, и наоборот.

Наличие этих ошибок не обязательно приведёт к некорректному заполнению формы бухгалтерского баланса, и всё же вызвавшие их неточности в учётной работе необходимо исправить.

Проверка счетов с признаком валютного учёта

Перед составлением баланса пользователи часто забывают о необходимости пересчёта остатков имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте. В результате искажается не только структура баланса, но в некоторых случаях и база по налогу на прибыль.

Документом “Переоценка валюты” пересчитываются остатки по всем счетам с признаком валютного учёта за исключением тех, результат переоценки которых не всегда относится на счёт 91 “Прочие доходы и расходы”. Список таких счетов приведён на закладке “Переоценка счетов” обработки “Учётная политика”. Переоценку этих счетов следует отражать операциями, введёнными вручную.

Анализ состояния налогового учёта

Эта операция позволяет выявить ипроанализировать расхождение данных бухгалтерского и налогового учёта, которое может быть обусловлено объективными причинами (различиями в нормативном регулировании) или являться следствием допущенных ошибок в учёте.

При обнаружении различий в оценке активов и обязательств, доходов и расходов, хозяйственных операций в отчёте предусмотрена возможность вывода краткой информации о наиболее вероятных причинах расхождений.

Сопоставление данных бухгалтерского и налогового учёта производится по ряду показателей, актуальных для каждой конкретной организации.

Анализ состояния налогового учёта выполняется из раздела “Налоговый учёт”.

Анализ информационной базы

Такой анализ позволяет выявить конкретные ошибки, допущенные при вводе в базу объектов учёта, а также связанные с методологией ведения учёта.

Ошибки при заполнении справочников

Для того чтобы все документы и отчёты формировались в полностью автоматическом режиме, необходимо заполнять все предлагаемые программой поля в справочниках. Так, очень часто встречаются неточности в заполнении справочников “Номенклатура” и “Места хранения МПЗ”. На рис. 1 дан пример заполнения элемента справочника “Номенклатура”.

Рис. 1 »

При вводе элемента в справочник “Номенклатура” надо следить, чтобы в обязательном порядке были заполнены все предлагаемые программой поля.

Самая распространённая ошибка заключается в том, что бухгалтеры не заполняют поле “Вид”.

Другой справочник, при заполнении которого ошибки встречаются довольно часто, - это “Места хранения МПЗ” (рис. 2).

Рис. 2 »

Здесь обязательно должна быть заполнена колонка “Тип склада”. При этом надо иметь в виду, что документы, в которых предусмотрены места хранения МПЗ с типом склада “Розничный”, будут использовать в проводке субсчёт 41.2 ("Товары в розничной торговле"), а с типом склада “Оптовый” - субсчёт 41.1 ("Товары на складах").

Нередко бухгалтеры высказывают претензии к работе программ “1С”, в которых по умолчанию не выбираются новые ставки налогов (на имущество и на прибыль) при их изменениях, вводимых по нормативным актам. Так, программа проставляет в отчётах старые ставки этих налогов.

Откорректировать значения налоговых ставок должны непосредственно пользователи экономических программ “1С”.

Для этого надо раскрыть справочник “Налоги и отчисления”, расположенный в разделе “Справочники” на закладке “Налоги”. Далее - выбрать строку, соответствующую налогу, ставка которого будет корректироваться, и раскрыть её двойным щелчком левой кнопки мыши или через пиктограмму Изменить (раскрыть) строку. Рассмотрим эту процедуру на примере налога на имущество.

В раскрывшемся окне (рис. 3) нужно установить дату значений периодических реквизитов на начало периода, с которого ставка должна быть изменена, и в поле “Ставка” исправить значение на новое. В нашем случае - 2,0 на 2,2.

Рис. 3

При заполнении всех остальных реквизитов, включая код БК и ОКАТО, они будут автоматически попадать в платёжные поручения на перечисление соответствующего налога.

Ошибки, связанные с тем, что бухгалтеры не разобрались в изменениях в методологии учёта, вступивших в силу с начала текущего года

Напомним, что раньше в соответствии с пунктом 14 приказа Минфина России от 22.07.03 № 67н “О формах бухгалтерской отчётности организации” в годовом бухгалтерском балансе (форма № 1) данные по группам статей “Резервный капитал” и “Нераспределённая прибыль (непокрытый убыток)” раскрывались с учётом принятых участниками (акционерами) решений о покрытии убытков и выплате дивидендов.

Бухгалтерская отчётность организации за год, начиная с 2004 года, должна утверждаться до распределения дивидендов и покрытия убытков прошлых лет. В приказе Минфина России от 31.12.04 № 135н пункт 14 исключен. Теперь решение годового собрания учредителей (участников) организации надо отражать в бухгалтерском учёте и отчётности не ранее даты принятия решения (проведения собрания).

Записями в следующем налоговом периоде надо отразить решение учредителей (участников) по распределению чистой прибыли (покрытию убытков).

При направлении чистой прибыли на выплату дивидендов производятся записи по дебету субсчёта 84.1 “Прибыль, подлежащая распределению” и кредиту счетов 75.2 “Расчёты по выплате доходов”, 75.3 “Расчёты по акциям на предъявителя” и 70 “Расчёты с персоналом по оплате труда” - по доходам для учредителей (участников), которые состоят с организацией в трудовых отношениях.

При направлении на погашение убытков резервного капитала производятся записи по дебету счёта 92 “Резервный капитал” и кредиту счёта 84.2 “Убыток, подлежащий покрытию”.

На сумму прибыли, направляемой на финансирование вложений во внеоборотные активы, производится запись по дебету счёта 84.1 и кредиту счёта 84.4 “Нераспределённая прибыль использованная”.

Остатки нераспределённой прибыли переносятся на субсчёт 84.3 “Нераспределённая прибыль в обращении”, которые расходуются на цели, определяемые учредителями (участниками).

Остатки на субсчёте 84.3 “Нераспределённая прибыль в обращении” - единственный источник для расходов, не относящихся на финансовый результат в следующем (2005) году.

Отчисления на благотворительность и выплаты социального характера в бухгалтерском учёте относятся на субсчёт 91.2 (ПБУ 10/99 “Расходы организации”).

В налоговом учёте данные выплаты не принимаются для целей налогообложения.

В программе “1С” надо создать соответствующие строки в справочнике “Прочие доходы и расходы”.

Любые проводки, фиксирующие описанные выше расходы, в корреспонденции с субсчетами счёта 99 будут являться серьёзным нарушением методологии учёта и формирования показателей бухгалтерской отчётности.

Письмо Минфина России от 01.12.04 № 03-03-01-04/1/166

В этом письме работники Минфина существенно дополнили своё прежнее мнение, заявив, что “замена отдельных элементов компьютера на новые по причине их морального износа не может рассматриваться как ремонт компьютера и является его модернизацией”.

Чтобы снизить налоговые риски при учёте расходов на данные работы, надо внимательно оформлять первичные документы. Необходимо написать на имя директора фирмы служебную записку, сообщив в ней о выходе из строя детали, которую по этой причине требуется заменить. Руководитель должен завизировать этот документ, распорядившись провести ремонт. Надо следить, чтобы в первичных документах нигде не употреблялось слово “модернизация”, а речь шла лишь о ремонтных работах.

Исправление ошибок в учёте

В утверждённую и сданную бухгалтерскую отчётность поправки вносить не надо. Ошибки исправляют в текущем отчётном периоде. При этом следует начислить постоянное налоговое обязательство (актив) – ПНО.

Порядок отражения в бухгалтерском учёте выявленных ошибок указан в двух письмах Минфина России: от 20.10.04 № 07-05-13/10 и от 10.12.04 № 07-05-14/328.

Если ошибка обнаружена, пока отчётность ещё не сдана, то исправительные проводки делают от даты последнего дня отчётного периода:

• по кредиту 91.1 – занижение доходов и завышение расходов;
• по дебету 91.2 – завышение доходов и занижение расходов.

Приведём два примера.

1. Не была отражена реализация услуг на сумму 100 000 руб. без НДС:

2. В себестоимость произведённой продукции не были включены материалы на сумму 20 000 руб.:

ПНО (актив) возникает из-за того, что изменения в утверждённую и сданную бухгалтерскую отчётность вносить не надо, ошибки исправляют в текущем отчётном периоде.

А вот на ошибки, выявленные в налоговой отчётности, необходимо подать исправленные налоговые декларации за период, в котором ошибки были допущены. В нашем примере – декларацию по налогу на прибыль и декларацию по налогу на добавленную стоимость.

Использование “активных” и “пассивных” субсчетов

Бухгалтерский учёт обязательств разрешается вести в суммах, округлённых до целых рублей (п. 25 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ).

Разницы, возникающие при округлении, относят на финансовые результаты по счёту 91. Дебеторскую задолженность – по субсчёту 91.2 “Прочие расходы”, а кредиторскую – по субсчёту 91.1 “Прочие доходы”.

Субсчёт 91.1 “Прочие доходы” может иметь только кредитовые обороты, а субсчёт 91.2 “Прочие расходы” используется в проводках только по дебету.

Любые суммы, ошибочно отражённые по дебету счёта 91.1 или кредиту счёта 91.2, в программах “1С” не будут списаны в автоматическом режиме и отнесены на финансовые результаты, а навсегда “зависнут” на субсчетах счёта 91.

Это приведёт к искажению показателей отчётности.

Ошибки, связанные с нарушением порядка формирования и проведения документов

Чтобы в автоматическом режиме правильно формировались проводки, связанные с применением ПБУ 18/02, операции по закрытию месяца необходимо выполнять в несколько этапов, в строго определённой последовательности.

На рис. 4, 5 и 6 проиллюстрирован порядок закрытия месяца, если в организации выбран элемент учётной политики “Применять ПБУ 18/02” (меню Сервис → Учётная политика).

Если ПБУ 18/02 не применяется, то закрытие месяца проводится в два этапа – “Закрытие месяца” в бухгалтерском учёте и “Регламентные операции по налоговому учёту” в налоговом учёте. Расскажем, как это делается.

Рис. 4

1. Проводим документ (меню Документы) “Закрытие месяца”, установив все флажки, кроме четырёх последних (рис. 4).

На этой стадии определяется финансовый результат по правилам бухгалтерского учёта (прибыль или убыток), списываемый с дебета (кредита) счетов 90.9 и 91.9 в кредит (дебет) счёта 99.1 “Прибыли и убытки”.

2. Проводим документ (меню Налоговый учёт) “Регламентные операции по налоговому учёту” от той же даты со всеми установленными флажками, кроме последнего (рис. 5). При этом определяется налоговая база по правилам налогового учёта.

После проведении этого документа могут быть выявлены постоянные и временные разницы между налоговой базой по налогу на прибыль и бухгалтерским финансовым результатом.

3. Проводим ещё один документ “Закрытие месяца” от той же даты (в нашем примере - от 31 декабря отчётного года), установив флажки только в позициях, соответствующих операциям по ПБУ 18/02 (рис. 6).

При применении ПБУ 18/02 признаются, погашаются и списываются отложенные и постоянные налоговые активы и обязательства, за счёт чего формируемый по кредиту субсчёта 68.4.2 текущий налог на прибыль приобретает значение, равное рассчитанному в декларации по налогу на прибыль, т. е. в налоговом учёте.

Рис. 5 »

Рис. 6

Приведённая выше последовательность действий соответствует ежемесячно проводимой операции по закрытию месяца в течение отчётного года.

В конце каждого года необходимо завершающими проводками осуществить реформацию баланса и закрытие текущего налогового периода.

Реформация баланса, или процесс закрытия субсчетов счетов 90 и 91 и субсчетов счёта 99, происходит в программах “1С” при проведении документа “Закрытие месяца” от 31 декабря. Таким образом, один раз в конце года необходимо выполнить ещё два действия.

4. Проводим третий документ “Закрытие месяца” от 31 декабря отчётного года, установив только один флажок у операции “Реформация баланса”.

5. Проводим второй документ “Регламентные операции по налоговому учёту” от 31 декабря отчётного года, также установив только один флажок у операции “Закрытие счетов налогового учёта”.

Как эффективнее работать с программами “1С”

На предприятиях не всегда полностью используются возможности автоматизации учёта. Для оптимизации ведения учёта можно порекомендовать применять групповой ввод в эксплуатацию ОС (рис. 7) и заполнение регламентированной отчётности по ЕСН, ОПС, ФСС по внешним данным из программы “1С:Зарплата и Кадры”.

Рис. 7 »

Групповой ввод в эксплуатацию

Применяется, когда покупают несколько одинаковых объектов основных средств. При заполнении документа "Ввод в эксплуатацию ОС" в справочник ОС вводится столько элементов, сколько их перечислено в накладной, каждый со своим инвентарным номером, но при этом у них должны быть одинаковые названия. Это удобно делать копированием строки.

Затем один из них выбирается в документ "Ввод в эксплуатацию", а по кнопке “Заполнить” в документ попадают все. На них один раз заполняются все данные.

При проведении этого документа перечисленные в нем основные средства введутся в эксплуатацию индивидуально.

Заполнение регламентированной отчётности по внешним данным

Данные передаются из внешней программы, в частности из программы “1С:Зарплата и Кадры”, в бухгалтерскую – “1С:Бухгалтерию”. В программе “1С:Зарплата и Кадры” в разделе "Отчёты, Налоговая отчётность, Расчёт авансовых платежей по ЕСН" надо по кнопке Выгрузить создать папку (например на диске С или на рабочем столе) для выгрузки отчётности и нажать Выбрать (рис. 8).

Рис. 8 »

В созданную папку выгрузятся все данные для регламентированной отчётности по ЕСН, ОПС и ФСС. Затем в “1С:Бухгалтерии 7.7” в разделе "Регламентированная отчётность в отчётах по ЕСН, ОПС и ФСС" надо поставить галочку в маленьком окошке “Загрузка по внешним данным”. При нажатии кнопки Заполнить - выбрать пункт По данным другой типовой конфигурации. Далее осталось найти папку, созданную для выгрузки данных, и выбрать её. Отчёт сразу заполнится.

.