Изменения в учете, расчете, перерасчете НДФЛ и отражение в «1С:Предприятии 8»

Источник: фирма "1С".

Совсем недавно ФНС России опубликовала письмо*, согласованное с Минфином России, в котором указала, что дата фактического получения сотрудником дохода в виде оплаты труда определяется как день выплаты дохода, независимо от того, за какой месяц он был начислен. В предлагаемой статье методисты «1С» приводят комментарий к разъяснениям налогового ведомства и рассказывают о том, что изменилось в методике учета, расчета и перерасчета НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8». 

Изменения в учете, расчете, перерасчете НДФЛ и отражение в «1С:Предприятии 8»

Примечание: 

* Письмо от 26.03.2013 № ЕД-4-3/5209.

Согласно положениям НК РФ налоговые агенты должны вести учет доходов, выплачиваемых физическим лицам, предоставленных вычетов, исчисленных и удержанных налогов (п. 1 ст. 230 НК РФ).

В соответствии с пунктом 1 статьи 223 НК РФ (в ред. Федеральных законов от 05.04.2010 № 41-ФЗ, от 07.03.2011 № 23-ФЗ):

Дело №

«дата фактического получения дохода определяется как день:

1) выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц - при получении доходов в денежной форме;

2) передачи доходов в натуральной форме - при получении доходов в натуральной форме;

3) уплаты налогоплательщиком процентов по полученным заемным (кредитным) средствам, приобретения товаров (работ, услуг), приобретения ценных бумаг - при получении доходов в виде материальной выгоды.».

Для доходов в виде оплаты труда датой выплаты дохода признается последний день месяца, за который был начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Доход учитывается по периоду регистрации

ФНС России внесла ясность в понятие «месяц, за который был начислен доход», выпустив письмо от 26.03.2013 № ЕД-4-3/5209 о порядке заполнения формы 2-НДФЛ.

Ранее эти слова понимались буквально: если, например, за март некое начисление производилось в мае, то и регистрировалось оно в мае, но доход относился к марту, и, соответственно, происходил перерасчет НДФЛ за март.

Данное начисление могло увеличивать совокупный доход за год до суммы, превышающей установленное подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 НК РФограничение в 280 000 рублей.

При этом легитимно примененный еще в марте «детский вычет», оказывался неправомерным, и требовался перерасчет НДФЛ. Особенно ярко проявлялось неудобство перерасчета в случае, когда период регистрации начисления приходился на следующий год от периода, за который было это начисление.

И если сведения по форме 2-НДФЛ были уже переданы в ИФНС, то требовался не только перерасчет, но и подача исправленных сведений о доходах и исчисленном и уплаченном НДФЛ.

В письме ФНС России от 26.03.2013 № ЕД-4-3/5209 говорится что под словами «месяц, за который был начислен доход» следует понимать месяц, за который сотруднику начислили зарплату, без уточнения, какие именно периоды работы или отсутствия при этом оплачиваются (относящиеся к месяцу начисления или предшествующие ему). То есть для доходов в виде оплаты труда определение даты получения дохода - по месяцу начисления, а не по месяцу, за который начислен доход.

Говоря в терминах расчетных программ «1С» - доход следует учитывать по периоду регистрации, а не по периоду действия.

Что изменилось в учете НДФЛ в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»

Руководствуясь разъяснениями налогового ведомства, начиная с релиза 2.5.69 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в методику учета, расчета и перерасчета НДФЛ внесены изменения.

Теперь для доходов в виде оплаты труда изменен принцип определения месяца налогового периода.

Что касается доходов не в виде оплаты труда (например, оплата отпуска, материальная помощь), то здесь нет изменений - месяц налогового периода по-прежнему определяется по дате предполагаемой выплаты дохода.

Внесенная ясность отменила потребность настройки у дохода порядка учета при исчислении НДФЛ. Ранее для любого кода дохода можно было указать, следует ли его учитывать по месяцу, за который производится начисление, или по месяцу начисления (или дате выплаты, если она есть в документе). Теперь месяц, за который производится начисление, ни для какого вида дохода роли не играет.

Для доходов с кодами «2000» и «2530» дата получения дохода (и, соответственно, месяц налогового периода) определяется по месяцу начисления, для всех остальных доходов (в том числе, для «2012») - по дате предполагаемой выплаты (или также по месяцу начисления, если такой доход начисляется документом, в котором не предусмотрено указание даты выплаты).

Изменился вид формы элемента справочника Коды доходов НДФЛ: теперь вместо полей порядка учета показывается информационная надпись о порядке учета дохода (см. рис. 1, 2).

Для учета даты фактического получения дохода доработан Регистр налогового учета по НДФЛ. В него добавлена соответствующая графа - Дата получения дохода. При обновлении «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» до релиза 2.5.69 ранее зарегистрированные в информационной базе программы доходы обрабатываются в соответствии с разъяснением налогового ведомства, и эта новая графа заполняется автоматически (рис. 3).

Кроме проблемы начисления дохода, заработанного сотрудником за один из прошлых периодов, при прежнем определении даты выплаты дохода присутствовала и проблема сторнирования дохода. Ведь сторнирование сумм в прошлом периоде нередко приводило к появлению «отрицательного дохода». А отрицательные суммы в справках 2-НДФЛ не допускаются ИФНС.

Теперь и в этот вопрос налоговое ведомство разъяснило - сторнируемые суммы учитываются в тех месяцах налогового периода, в которых были начислены соответствующие положительные суммы. Рассмотрим данную ситуацию на примере.

Пример

В июне сотруднику С.А. Алехину были начислены отпускные в сумме 10 000 руб. Других начислений не было.

В июле сотрудник не работал, но принес больничный лист, подтверждающий, что он проболел почти весь отпуск.

Начисления по листку нетрудоспособности составили 7 000 руб., а пересчитанные начисления за отпуск - 1 300 руб.

В соответствии с прежними правилами доход в июне составил бы 10 000 руб.,  в июле  10 000 руб. сторнируются, а начисляется 7 000 руб. и 1 300 руб. В результате получается отрицательный доход -1 700 руб.

В соответствии с рекомендациями налогового ведомства теперь перерасчет июня будет отнесен к июню, и доход в июне составит 1 300 руб., а доход в июле - 7 000 руб.

Обращаем внимание, что у организации-налогового агента все равно остается потребность в формировании и передаче в налоговый орган исправленных Справок о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ при подобных перерасчетах за прошлый год после подачи сведений, но теперь, по крайней мере, это становится возможно - ведь теперь не будет возникать «отрицательных начислений».