В условиях рынка успех деятельности предприятий зависит от эффективного и своевременного информационного обеспечения. Информационные системы накапливают разнообразные сведения и представляют их пользователям в виде отчетов. Возможности отчетов во многом определяют удобство работы с системой и полноту удовлетворения информационных потребностей. Авторы статьи проанализировали этапы эволюции отчетов системы " 1С:Предприятие", описали возможности современных отчетов и направления их дальнейшего развития.

Андрей Коперский,
Дмитрий Малюгин
Фирма "Кинт" (г. Ижевск)

источник http://www.termika.ru

С точки зрения информационной системы отчет - это не просто печатный документ, а механизм взаимодействия пользователя и системы, механизм информационного обмена. Первоначально пользователь сообщает, что и в каком виде он хочет получить. Затем процедуры отчета извлекают нужные сведения из базы данных и представляют их в виде экранной или печатной формы (рис. 1).

Иногда пользователь вынужден ограничивать свои информационные потребности, так как система не может обеспечить его нужными сведениями. Такая ситуация возникает, когда необходимая информация отсутствует в базе данных или же отчеты не позволяют представить ее в том виде, в каком она нужна пользователю. Разработчики не в силах предусмотреть все специфические задачи, решаемые при помощи типовых конфигураций (тиражируемых поставочных вариантов программ). Зачастую пользователи вынуждены дорабатывать поставляемый вариант системы под специфику своих задач.

Фирма "1С " создает программные продукты для автоматизации учета в соответствии с архитектурой открытых систем, что позволяет пользователям менять структуру данных и алгоритмы их обработки. Можно добавлять нужные отчеты, документы, справочники и т. п.

Для доработки "стандартных вариантов" системы требуются квалифицированные специалисты, чьи услуги обходятся недешево. При сложных доработках конечная стоимость системы может довольно ощутимо возрасти по сравнению с типовой поставкой. Кроме того, в условиях быстро меняющегося законодательства пользователи вынуждены регулярно обновлять свои системы новыми версиями, которые поставляет головной разработчик. При индивидуально доработанной системе обновление приходится осуществлять в ручном режиме, с учетом внесенных на местах изменений. Этот трудоемкий процесс также требует соответствующей квалификации исполнителей.

Описанные трудности преодолеваются в системах, настраиваемых на уровне пользователя, где адаптация под конкретные задачи происходит в режиме интерактивного взаимодействия. Это означает, что пользователь может настраивать алгоритмы функционирования системы во время ее работы, меняя значения различных параметров. Данный подход сводит к минимуму необходимость доработок.

Применим он и к отчетам. Параметрически настраиваемые отчеты позволяют менять алгоритмы формирования в зависимости от параметров, введенных пользователем. Чем выше гибкость настройки, тем шире круг задач, которые можно решать с помощью отчета.

Функции отчетов

Возможности отчетов зависят от логической организации исходных данных. В информационных системах данные хранятся в виде многомерных структур, накапливающих и обобщающих информацию об изменении объектов учета. Такие структуры принято называть регистрами.

Регистр можно рассматривать в виде таблицы (рис. 2). Колонки с числовой информацией называются ресурсами. В них накапливаются данные об изменении различных параметров. Обобщая эти данные, можно рассчитать итоговые значения - величину изменения параметра за период и значение параметра в конце периода.

Другая группа колонок называется измерениями. Выражаясь бухгалтерским языком, измерения регистра - это уровни (разрезы) аналитического учета. Измерение содержит однотипные аналитические признаки (объекты аналитического учета), по которым детализируются изменения ресурсов.

Когда изменяется какой-либо ресурс, в регистре создается новая запись. Она содержит набор аналитических признаков, которые можно использовать в отчетах для детализации итоговых данных.

Существует еще одна группа колонок - реквизиты. Они могут содержать любую дополнительную информацию, характеризующую изменение ресурсов.

Структура бухгалтерских счетов похожа на структуру регистров. Отличия заключаются в том, что счета содержат ограниченное количество измерений (обычно три) и ресурсов.

Несмотря на разнообразие отчетов, их алгоритмы формирования выполняют схожие функции:

· создание структуры отчета (разворот итогов);

· фильтрацию данных;

· выполнение арифметических операций над данными;

· управление экранной или печатной формой отчета.

Создание структуры отчета (разворот итогов). Информация в системе хранится с максимальной степенью детализации по аналитическим признакам. Подобное представление данных не всегда удобно пользователю. Например, бухгалтеру свойственно анализировать структуру баланса, начиная со сводных данных и переходя к детальным. Рассматривая остатки на счетах в целом, бухгалтер разделяет их по объектам аналитического учета.

Естественной формой восприятия многомерных структур является иерархия, в которой сводные данные последовательно разделяются по уровням аналитического учета. Иерархическая структура создается добавлением новых строк в отчете, т. е. он увеличивается по вертикали. Такое разделение называют "вертикальным разворотом".

На рис. 3 показан пример отчета об остатках товаров, в котором данные развернуты в виде иерархической структуры. В зависимости от назначения отчета последовательность и количество уровней разворота могут различаться.

Фильтрация данных. Во многих случаях пользователю нужна информация о конкретном объекте аналитического учета (например, сведения о зарплате Иванова В. В.). Благодаря фильтрации можно ограничить круг сведений, выводимых в отчет.

Существует два типа условий фильтрации - "включить" и "исключить". Условие "включить" явно определяет объекты, сведения о которых необходимо использовать в отчете. Прочие объекты в отчет не включаются. Условие "исключить" определяет объекты, которые нужно изъять из результирующего множества объектов. На рис. 4 показана комбинация условий: серым цветом обозначены объекты, включаемые в отчет.

Выполнение арифметических операций над данными. В большинстве случаев отчеты формируются для получения сводных (итоговых) данных, которые при необходимости разворачиваются по уровням аналитического учета.

Расчет сводных данных естественным образом сопутствует развороту. Поэтому структура отчета фактически определяет и алгоритм расчета сводных данных.

Арифметические вычисления могут выполняться для получения числовых характеристик нового качества. Например, разделив стоимость товаров на их количество, можно получить цену единицы товара.

Управление экранной и печатной формой. После того как данные отфильтрованы, структура отчета создана, а итоговые значения рассчитаны, формируется экранная или печатная форма отчета. На этом этапе данные могут сортироваться и форматироваться. Процедуры сортировки упорядочивают данные на разных уровнях аналитического учета. Процедуры форматирования устанавливают видимость и ширину колонок, разделяют форму отчета на листы, выводят дополнительную информацию, задают опции печати и многое другое.

Поколения отчетов

Если компьютерная программа удобна и эффективна,
она непременно будет изменена.

Народная примета

Одновременно с развитием информационных систем совершенствуются отчеты. Они приобретают все большую гибкость настройки, позволяющую решать разнообразные задачи анализа данных. В ходе происшедшей эволюции можно выделить несколько поколений отчетов.

Первое поколение. На ранних этапах развития информационных систем существовали в основном отчеты с "жестко" заданными алгоритмами формирования. Их печатная форма, состав и структура информации не могли изменяться по желанию пользователей, а диалоги настройки содержали минимум регулируемых параметров. Примерами могут служить регламентированные отчеты типа "Баланс", "Декларация по налогам" и т. п. Правила составления таких отчетов обычно не допускают вариаций.

Отчеты первого поколения все же позволяют воздействовать на алгоритмы формирования (например, любой регламентированный отчет требует от пользователя установить временной период выборки данных). Однако степень такого воздействия очень мала.

Эти отчеты используются и сейчас, что вполне оправданно: в некоторых случаях эффективнее иметь специализированный отчет, представляющий заранее определенный состав информации и имеющий минимум настроек.

В то же время специализированные отчеты не всегда удовлетворяют возросшим информационным потребностям. Чтобы решать разнообразные задачи получения данных, пользователь должен иметь возможность настраивать алгоритмы формирования отчетов.

Второе поколение. Здесь в отчетах существенно повысилась гибкость настройки. Изменения коснулись алгоритмов разворота и фильтрации данных. На рис. 5 показан диалог настройки отчета "Оборотно-сальдовая ведомость по счету".

Этот отчет позволяет устанавливать последовательность разворота данных по уровням аналитического учета и задавать условия отбора объектов аналитики (только условия типа "включить"). Сводные данные можно рассчитать как по объектам аналитического учета, так и по группам справочников, к которым принадлежат объекты.

В отчетах второго поколения фирма " 1С " создала механизм расшифровки. Он не влияет на алгоритмы формирования отчетов, но может упростить анализ данных. Расшифровка позволяет открыть из экранной формы одного отчета другой связанный отчет. Последний детализирует интересующие пользователя сведения.

Например, если в экранной форме оборотно-сальдовой ведомости по счету 62 дважды щелкнуть строку с оборотами конкретного контрагента, откроется отчет "Карточка счета". В нем будут представлены движения счета 62 по выбранному контрагенту (рис. 6).

Третье поколение. В отчетах третьего поколения продолжает развиваться концепция настраиваемых алгоритмов формирования. Структура и состав информации, а также внешний вид этих отчетов целиком зависят от параметров, заданных пользователем. Примером отчета третьего поколения может служить диалоговая форма "Менеджер" (рис. 7).

Форма "Менеджер" является стандартом для создания интерфейса параметрических отчетов в конфигурации "Бухучет++". Все отчеты, диалог которых приведен к этой форме, реализуют одинаковые принципы настройки и выглядят идентично. Это облегчает работу пользователя: освоив принципы настройки на примере одного отчета, он интуитивно применяет их для настройки любых отчетов формы "Менеджер".

Возможности параметрических отчетов

Эти возможности удобно рассматривать через приведенную выше классификацию функций:

· создание структуры отчета (разворот итогов);

· фильтрацию данных;

· выполнение арифметических операций;

· управление экранной или печатной формой отчета.

Структура отчета (разворот). Иерархическая структура отчета "Менеджер" задается в таблице разворота (рис. 7, область 2). В строках этой таблицы перечисляются измерения, по которым нужно развернуть итоговые данные. Последовательность измерений определяет последовательность разворота.

Чтобы создать структуру отчета, пользователь переносит измерения из таблицы измерений (рис. 7, область 1) в таблицу разворота. На рис. 8 показаны пример настройки таблицы разворота и фрагмент отчета о реализации товаров. Итоговые данные в отчете развернуты сначала по клиентам, затем по товарам.

Часто пользователю нужна сводная информация по объектам аналитического учета, объединенным общими характеристиками (например, получить данные о продажах по всем контрагентам, находящимся в г. Курске).

В отчетах третьего поколения появилась возможность расширять перечень измерений. Расчет сводных данных неразрывно связан с механизмом разворота. Чтобы получить сводные данные по местонахождению покупателей, нужно добавить в отчет новое измерение - "Города".

Понятие измерения в форме "Менеджер" шире, чем измерение регистра. Оно означает группу однородных аналитических признаков, по которым можно рассчитать итоговые данные. Аналитические признаки делятся на первичные и вторичные. Первичные содержатся в измерениях регистра. Вторичные являются характеристиками первичных признаков и содержатся в соответствующих справочниках (рис. 9).

Поясним это на примере. Допустим, данные о продажах накапливаются в регистре "Учет реализации", содержащем измерение "Контрагент" (рис. 9). Элементы справочника "Контрагенты" являются первичными аналитическими признаками. В настройках каждого контрагента существует вторичный аналитический признак - "Город". Данные о продажах можно сгруппировать по городам, где находятся покупатели. Для этого нужно создать новое измерение через диалог "Добавить измерение в отчет" (рис. 10).

На рис. 11 показаны пример таблицы разворота с измерением "Город" и фрагмент отчета о реализации.

Итоговые данные в отчете можно рассчитать для групп справочников, в которых содержатся аналитические признаки (как первичные, так и вторичные). Реквизит "Опции" задает способ разворота по группам справочников (рис. 12).

Значения "Включать все" и "Только группы" позволяют динамически создать еще одно измерение. В нашем примере это измерение "Группа городов" (рис. 13), содержащее перечень групп справочника "Города".

Сведения в отчете разворачиваются сначала по группам справочника, затем по городам (рис. 14). Если установить значение реквизита "Опции" - "Только группы", то разворот по городам не выполняется.

В отчете "Менеджер" данные развертываются по документам движения. Так, в отчете о реализации товаров можно развернуть суммы продаж по документам реализации. Еще одна возможность - развернуть данные по временным интервалам (день, неделя, месяц, квартал, год), меньшим, чем период формирования отчета. На рис. 15 показаны таблица разворота с измерением "Месяц" и фрагмент отчета о реализации.

Фильтрация данных. Форма "Менеджер" реализует гибкий механизм фильтрации данных. Можно установить одновременно два условия отбора: "Включить" и "Исключить". Условия отбора представляют собой список аналитических признаков и (или) их групп, включаемых или исключаемых из отчета. Списки отбора можно задать для любого измерения в таблице измерений (рис. 16). Они применяются даже тогда, когда по измерению не выполняется разворот.

В форме "Менеджер" можно установить условия отбора на числовые ресурсы. Эти условия представляют собой логические операции сравнения значений ресурсов с заданным числовым значением. Например, создаем условие: вывести в отчет сведения о продаже по контрагентам, которые приобрели товары на сумму более 1000 руб.

Арифметические операции над данными. В отчет "Менеджер" допускается добавить вычисляемый ресурс, позволяющий получить информацию нового качества на основе существующих ресурсов. Расчет вычисляемого ресурса выполняется по формуле, определенной пользователем.

Если возможностей отчета "Менеджер" недостаточно, данные можно передать в MS Excel, который позволяет создавать сводные таблицы, графики, диаграммы и выполнять любые вычисления.

Создание экранной формы отчета. Отчет "Менеджер" позволяет настроить экранную форму: определить видимость и последовательность вывода колонок (рис. 7, область 4), а также добавить колонки с дополнительной информацией. Например, можно вывести в отчет артикул товаров (рис. 17).

Отчет "Менеджер" позволяет устанавливать направление сортировки по названию или коду объектов аналитического учета. В зависимости от назначения отчета могут настраиваться и другие параметры форматирования.

Заключение

Отчеты третьего поколения - мощный инструмент получения и анализа данных. Параметрические алгоритмы позволяют формировать отчет любым желаемым способом. В табл. 1 приведены сравнительные характеристики поколений отчетов.

Таблица 1

Гибкость настройки, как это ни покажется странным, может проявлять и свою оборотную сторону. Чем она выше, тем больше различных элементов управления содержит диалоговая форма отчета, тем сложнее пользователю ориентироваться в настройках. Поэтому при создании параметрических отчетов требуется тщательно проработать элементы интерфейса.

Дальнейший вектор развития отчетов системы " 1С " скорее всего будет направлен в сторону сводных отчетов (по типу MS Excel), позволяющих выполнять как горизонтальный, так и вертикальный разворот данных. Данные в отчетах можно будет сортировать по любому числовому реквизиту (например, для того, чтобы упорядочить контрагентов по сумме купленных ими товаров). Полезной окажется возможность создавать настраиваемые пользователем графики и диаграммы. Это позволит получать требуемые отчетные формы без использования дополнительного программного обеспечения.