Рисунок 2. Блок-схема процесса оценки доходной и затратной части проекта

Предлагаемые методы инвестиционного анализа позволяют получить известный набор различных характеристик эффективности, указанных в методических рекомендациях по оценке инвестиционных проектов (срок окупаемости, совокупная накопленная чистая прибыль на горизонте жизненного цикла, чистая текущая стоимость проекта, внутренняя норма рентабельности и др.). Вопрос только в том, какие взять количественные показатели затрат и результатов, как получить расчетные формулы, где взять данные для расчетов. Для получения таких количественных характеристик необходимо структуризировать процесс формализации измерителей.

1.4. "Как" измерять?

Конечные финансово-экономические выгоды компании лежат в области таких показателей, как увеличение выручки, снижение операционных затрат, оптимизация структуры активов и др.

А ИТ-проекты, рационализируя управленческие бизнес-процессы, позволяют получать такие качественные улучшения, как сокращение дублирующих функций; повышение оперативности, ликвидация излишних бизнес-операций, увеличение оперативности расчетов; сокращение сроков формирования отчетных документов, увеличение возможностей по оптимизации решений за счет многовариантных расчетов и др. Можно понять, что, например, ускорение расчетов приведет к снижению показателя "средства в расчетах", а это, в свою очередь, к высвобождению оборотных средств. Однако напрямую связать, скажем, увеличение прибыли со скоростью формирования отчета по дебиторам компании практически невозможно. Очевидно, что прямого однозначного соответствия между конечными финансово-экономическими выгодами и качественными улучшениями за счет информатизации провести нельзя. Выход - в структуризации конечных финансово-экономических целевых показателей до уровня ИТ-процедур.

В принципе, данный подход уже давно в том или ином виде применяется специалистами, внедряющими ИТ. На Западе он получил название метода сбалансированной оценочной ведомости (Balanced Scorecard), авторами которого являются Дэвид Нортон и Роберт Каплан (3). Суть данного метода заключается в установлении связи между бизнес-стратегией и использованием ИТ, исходя из тезиса о том, что "каждое действие, касающееся ИТ, найдет отражение в определенных компанией стратегических целях".

На наш взгляд, развитие и практическое применение данного подхода должны заключаться в построении многоуровневой детальной структуры "цели - задачи - подзадачи - функции/бизнес-процессы", которая свяжет несовместимые, на первый взгляд, характеристики и даст набор оценок эффектов новой системы управления. Максимальная структуризация такого дерева позволяет тесно связать глобальную бизнес-стратегию компании, конкретные бизнес-задачи и те качественные улучшения, которые привносят внедряемые в практику управления информационные технологии - факторы ИТ-эффективности, - и выразить их в форме количественных экономических выгод компании. Фрагмент подобной композиции "дерева" показан на рис. 2.

1.5. "Снизу вверх" или "сверху вниз"

Получение такого дерева можно начать снизу: предложить ИТ-проект, поставить ему в соответствие качественные улучшения, аккумулировать эти улучшения по нескольким управленческим уровням и постепенно выразить в конечных финансово-экономических показателях. Но этот подход грешит всеми недостатками простого "обоснования". Во-первых, не факт, что суммарные экономические выгоды вообще в таком случае приведут к окупаемости предполагаемых затрат (если не принимать во внимание возможную подтасовку данных), а во-вторых, по результатам внедрения выявленные факторы экономической выгоды могут быть и не достигнуты, ведь никто не нацелен и не заинтересован в их достижении.

Если дерево строить сверху вниз, то возникает другая проблема: кто и на основании чего должен изначально сформулировать целевые финансово-экономические установки ИТ-проекта. Такая постановка вопроса попахивает целевыми ориентирами "партии и правительства": например, "добьемся в результате внедрения системы ЕRP увеличения прибыли на 20%!". Интересно, какие разработчики и руководители компании возьмут на себя ответственность за создание и внедрение подобной системы?

Рисунок 2. Фрагмент дерева "цели - ... - факторы эффективности - количественные показатели эффективности"

1.6. Шесть шагов по оценке

Построение обозначенного дерева должно представлять собой двунаправленный процесс и быть органическим образом вплетено в процесс совершенствования (оптимизации) системы управления компанией. Укрупненно данный процесс можно представить в виде следующей схемы.

1. Процесс формирования количественных измерителей должен начинаться на этапе обследования действующей системы управления компанией с целью выявления проблемных областей и/или направлений, по которым конкурентные позиции компании слабы, - а также оценки возможностей информационных технологий воздействовать на решение возникших проблем и способствовать снижению потерь или улучшению качественного положения компании на рынке. На этом этапе необходимо попытаться количественно выразить возникающие потери компании, а также возможный (реалистичный) процент снижения этих потерь (экспертно или на основе выявленных закономерностей).
   
2. На основе предлагаемой концепции ИТ-проекта "снизу вверх" выявить и структурировать возможные улучшения системы управления на уровне бизнес-процессов до экономических факторов эффективности и конечных выгод компании.
   
3. На основе сопоставления возможных экономических выгод, выявленных на этапе 1 и этапе 2, и согласования предлагаемой конфигурации ИТ-проекта с требованиями заказчика принять в качестве целевых ориентиров проекта согласованные показатели, выраженные в терминах конечных финансово-экономических выгод.
   
4. Согласовать выбранные целевые ориентиры по многоуровневой цепочке (дереву целей) до целевых значений характеристик совершенствования конкретных бизнес-процессов на нижнем уровне.
   
5. Рассчитать показатели экономической эффективности ИТ-проекта как инвестиционного проекта (см. соответствующие методики).
   
6. Скорректировать пункты (2-5) данного процесса на каждом этапе принятия важных решений, касающихся разработки проекта; внесения изменений, способных существенно повлиять на конечную эффективность; а также решений о приостановке или продолжении внедрения проекта на различных этапах.

   1.7. Три источника, три составные части...

   Для реализации указанного подхода приходится решить еще три важные проблемы оценки экономической эффективности ИТ-проектов:

   • научиться переходить от качественных к количественным характеристикам в процессе построения дерева;
     
   • обеспечить получение необходимой информации в части количественных характеристик;
     
   • научиться определять момент проявления обозначенного экономического эффекта, то есть учитывать фактор времени.

     1.8. Переход "качества" в "количество"

     Первая из обозначенных проблем заключается в необходимости конструирования логико-расчетных формул для трансформации качественных улучшений на нижних уровнях в количественные экономические выгоды. Однозначного ответа на решение этой задачи пока не получено, однако позволим себе дать ряд советов.

     1. Если построить логическую цепочку "качественный ИТ-фактор - фактор экономической эффективности", то, поскольку для конечного фактора экономической эффективности расчетная формула известна, за счет "понижающего" расчленения каждого из компонентов расчетной формулы можно добраться до качественного ИТ-фактора и здесь экспертно определить степень его влияния.
        
     2. Постараться построить максимально подробное дерево "цели - ... - факторы", поскольку подробная детализация, с одной стороны, позволит "отловить" тот показатель, который поддается описанию формальными зависимостями, а с другой - сужает область субъективных связей.
        
     3. Для начальных предположений не стоит игнорировать накопленный опыт внедрения успешных ИТ-проектов. Ведь детализированная оценка экономических эффектов возможна только на этапе непосредственной разработки и внедрения ИТ-системы. Тем не менее уже на этапе предварительной оценки целесообразности внедрения системы необходимо косвенно оценить потенциальные выгоды на основе метода аналогий и экспертного анализа. Такая оценка не даст конкретного ответа на вопрос: "что принесет нам внедрение данного проекта?", но позволит оценить, ради чего стоит браться за его разработку и оценку, каков потенциал предлагаемой ИТ-системы. Например, "в аналогичных компаниях практический опыт внедрения подобных систем ERP позволил убедиться в возможности сокращения размеров материальных запасов на 10-15%". Это еще не целевой показатель, но уже пища для размышлений, за что бороться!
        
     4. Опыт показывает, что источниками эффективности ИТ-проектов являются существующие возможности ликвидации излишних потерь и активизации неиспользуемых компанией резервов. Поэтому на самом высоком уровне оценки потенциальных экономических выгод можно воспользоваться следующей обобщенной классификацией:
        
        • минимизация упущенного дохода или формирование новых источников дохода;
          
        • снижение эксплуатационных затрат;
          
        • снижение управленческих затрат;
          
        • минимизация налоговых и других обязательных выплат;
          
        • снижение штрафных санкций и прочих внереализационных расходов;
          
        • увеличение оборачиваемости текущих активов компании.
          

        5.   Группировка факторов экономической эффективности по обозначенным категориям упрощает процесс сведения показателей экономии/эффекта по проекту в целом. Наконец, последнее. В случаях, когда степень проявления качественного фактора ИТ-эффекта носит вероятностный характер с трудно определимым математическим ожиданием, целесообразно оценить степень чувствительности количественно выражаемого экономического параметра к вероятным проявлениям ИТ-фактора и на этой основе определить предельные значения экономической выгоды. Дальнейшие уточнения целевых требований и оценок необходимо выполнять только в том случае, если разброс значений данного ИТ-фактора будет оказывать существенное влияние на оценку конечного результата.

        1.9. "Где" искать?

        Решение второй из обозначенных проблем, а именно: получение максимально достоверной информации, необходимой для выстраивания логико-расчетных цепочек, - значительно облегчается в случае вовлеченности в процесс построения и оценки дерева "цели - ... - факторы" работников компании на соответствующих уровнях управления (в том числе управленцев), причем они должны выступать и как эксперты, которым наиболее достоверно известны потенциальные резервы предприятия, и как мотивированные сотрудники, участвующие в разработке и внедрении ИТ-проекта.

        1.10. "Когда" искать?

        Наконец, не менее трудный вопрос - учет фактора времени. Очевидно, что изменение каких-либо качественных факторов управления компанией отнюдь не мгновенно ведет к изменению значений конечных экономических показателей, и запаздывание реакции увеличивается при движении вверх по дереву целей. Одна из известных методик, применяемых для оценки информационных технологий, - EVS (Economic value sourced), предлагаемая в рамках пакета Business Value Framework компании Meta Group (3), - предполагает, что информационные технологии могут принести компании пользу только четырьмя основными способами: увеличить доходы, повысить производительность, сократить время выпуска продуктов и снизить риск. Таким образом делается попытка количественного учета параметров времени и риска при оценке результирующих показателей эффективности.

        На наш взгляд, наиболее важным представляется учет следующих аспектов фактора времени.

        1. Корректный выбор временного периода анализа. Говоря о современной информационной системе, бессмысленно рассчитывать показатели ее экономической эффективности на период в 20 лет - смена технологий происходит в несколько раз быстрее.
           
        2. Временное снижение эффективности хозяйственной системы в период внедрения. Это возникает, в частности, в силу неизбежного возрастания нагрузки на сотрудников предприятия, связанного с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии, а во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации в течение некоторого времени приходится вести дела как в новой, так и в традиционной системах.
           
        3. В случае внедрения интегрированных, комплексных систем максимальное проявление эффектов смещено к окончанию процесса освоения новой ИТ-системы, когда интеграцией оказываются охвачены большинство звеньев хозяйственной системы, что дает возможность проявиться синергическим эффектам.

        1.11. Философское осмысление пройденного показывает...

        Наконец, необходимо отметить, что опыт внедрения ИТ-систем наглядно демонстрирует два важнейших фактора повышения эффективности реализации таких проектов.

        • В наибольшей мере "плоды" этого внедрения начинают проявляться только в случае реорганизации собственно бизнеса, а выигрыш растет по мере увеличения рассматриваемого периода.
          
        • Наибольший эффект, проявляющийся на верхних уровнях управления компанией, достигается в случае применения комплексных, интегрированных ИТ-решений.

        Итак, рационализация и методологическое обеспечение процесса оценки эффективности внедрения ИТ-систем позволяет с достаточной степенью убедительности провести оценку эффективности инвестиций в ИТ-проект.

        1.12. Несколько практических советов

        Исходя из приобретенного опыта оценки эффективности ИТ-проектов хотелось бы дать несколько полезных советов, которые помогут избежать возможных ошибок и сократить трудоемкость данного процесса.

        • Обращайтесь к "первоисточнику". Количественные значения экономических параметров должны оценивать те работники, которым предстоит собирать "плоды" информатизации или "пожинать" эффекты "оКИСления" своей деятельности (если только внедрение ИТ-проекта не приводит к ликвидации функций данного работника и его сокращению), которые реально могут почувствовать результаты.
          
        • Не фантазируйте. Наиболее честный (хотя и не очень приятный для ИТ-специалиста) способ оценить эффект заключается в ответе на вопрос: "А что мы потеряем, если вот это не автоматизируем?". Иными словами, необходимо рассматривать сохранение старой системы как альтернативное решение, и отдельно оценивать выгоды и издержки этого варианта.
          
        • Не старайтесь объять необъятное. В условиях дефицита времени или на предварительных стадиях оценки целесообразности внедрения ИТ-технологий следует помнить, что пять-шесть хорошо определяемых эффектов составляют большую часть суммарного эффекта. Универсальное правило "80/20" оказывается вполне применимо и в этой области. Поэтому в таких случаях оценивайте только то, что действительно можно оценить. Там, где это не получается, попробуйте определить предельные (граничные) значения, а затем попытайтесь оценить, насколько полученный разброс влияет на надежность конечного результата. Тем самым удается существенно сократить трудоемкость процесса оценки экономической эффективности за счет отсеивания ИТ-факторов, с высокой вероятностью не вносящих существенного вклада в совершенствование деятельности компании.
          
        • И самое главное: правильно интерпретируйте полученные результаты. Любой рациональный расчет не полон и не точен из-за действия различных факторов неопределенности, а поэтому не исключено наличие качественных аргументов, способных при определенных условиях подтолкнуть руководство предприятия принять решение о внедрении ИТ-проекта, несмотря на недостаточно высокие показатели его эффективности в сравнении с другими инвестиционными проектами.

        Назовем таковые аргументы:

        • Необходимость повышения конкурентоспособности компании как важнейшего фактора выживаемости на рынке. Для многих видов бизнеса конкурентоспособность выражается в том числе в скорости реакции на изменение конъюнктуры, скорости создания новых изделий, внедрения их в производство, скорости обработки заказов клиентов и учета их требований. Решение этой задачи просто невозможно без широкой автоматизации информационных процессов. Методика Real Option Valuation как раз предлагает рассматривать ИТ "в качестве набора гибких возможностей". Цель в том, чтобы добиться максимального уровня гибкости, который, в свою очередь, поможет фирмам лучше и намного быстрее адаптировать или изменять свой курс. В этом смысле ИТ могут рассматриваться в качестве опциона, позволяющего компании реализовать некоторые возможности в будущем.
          
        • В крупных компаниях невозможно обеспечить высокое качество технологии и организации производства и управления без современной интегрированной компьютерной системы, а следовательно, без нее затруднительно выйти на серьезный рынок.
          
        • Развитая комплексная интегрированная система - это прежде всего мощная система ERP, то есть система учета и управления производственными ресурсами. Следовательно, для компаний, четко ориентированных на рост прибыли, - это также жизненно важный фактор функционирования.

        Авторы, ни в коей мере не претендуя на всеобъемлющую полноту и универсальность предложенного подхода, тем не менее полагают, что некоторые успехи, достигнутые при его использовании для обоснования и оценки высокозатратных ИТ-проектов, делают возможным его применение и в других проектах.

        За дополнительной информацией обращайтесь в компанию Interface Ltd.