Настройка отчетов 1С

В процессе работы с программами «1С:Предприятие» все пользователи сталкиваются с необходимостью просмотра и анализа информации в отчетах. Для удобной работы важно не только знать все отчеты системы, но и уметь их настраивать для удобного отображения данных. 

В этой статье мы рассмотрим основные принципы настройки отчетов на примере программы «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».

Формы настройки отчетов 1С

Практически любой отчет имеет свою собственную форму настройки. Открыть ее можно с помощью кнопки «Настройка» на форме отчета. 

Форму настройки можно смотреть в двух вариантах: стандартном и расширенном. 

Пример стандартной формы настройки: 

Пример расширенной формы настройки: 

Рассмотрим стандартную форму настройки, так как она удобнее и проще.   

Стандартная форма настройки в отчетах 1С

Стандартная форма настройки содержит несколько окон для ввода настроек: 

• Показатели 

• Группировки строк 

• Группировки колонок 

• Отборы 

Также здесь есть настройка периода и некоторые другие опции.

Рассмотрим влияние каждой настройки отчета на примере ведомости по товарам на складах. 

Меню: Отчеты – Запасы (склад) – Ведомость по товарам на складах

Прежде всего нужно понять, для чего служит отчет и какую информацию в нем можно получить. Например, ведомость по товарам на складах содержит данные об остатках товаров на складах компании. 

Для начала попробуем сформировать отчет без каких-либо настроек. Т.е. уберем все флаги в показателях, удалим все группировки, снимем настройку периода и другие флаги. 

В результате такой настройки мы получим пустой и абсолютно бесполезный отчет: 

Таким образом, если мы не указываем программе каким образом выводить данные, она их не выводит!

Выбор данных для построения отчета

Какие именно данные можно вывести в отчете определяется в таблице показателей. 

Здесь перечислены все возможные данные, которые мы можем получить из отчета. Если показатель отмечен флагом, то он будет показываться в результате. 

Для ведомости по товарам на складах показателями являются: 

• Начальный остаток (в базовых единицах) 

• Приход (в базовых единицах) 

• Расход (в базовых единицах) 

• Конечный остаток (в базовых единицах) 

• Оборот (в базовых единицах) 

• Начальный остаток (в единицах отчетов) 

• И т.д. 

Для отчета «Продажи» показатели иные:

• Количество

• Сумма продажи 

• Сумма продажи без скидок

• И т.д.

Каждый отчет имеет свой собственный список показателей, который определяет, какие именно данные можно посмотреть в отчете. 

В нашем отчете мы отметим показатели:

В результате получим следующий отчет: 

Обратите внимание, программа подготовила колонки для каждого показателя, но сами данные не вывела. 

Почему? – Потому что она не знает, в какой детализации мы хотим вывести данные. 

Например, нам может быть нужно только общее количество всех товаров на всех складах, а может быть нужна информация по каждому товару и складу. Вариантов очень много!   

Указание способа детализации данных в отчетах

Для указания способа детализации данных служат: 

• Группировки строк 

• Группировки колонок

• Флаг «Выводить общие итоги»

• Флаг «Выводить детальные записи» 

Выводить общие итоги для отчета

Если вы хотите посмотреть данные отчета без какой-либо детализации, просто поставьте флаг «Выводить общие итоги»: 

В результате отчета вы получите данные за весь период по всем складам и товарам: 

Таким образом мы узнали, что за все время пользования базой на наши склады поступило 12085 товаров, было продано/списано 1545 товаров, а текущий складской остаток – 10540. Хотя обычно этой информации недостаточно.

Группировки строк в отчетах

Чтобы как-то детализировать выводимую информацию, можно добавлять группировки строк и колонок. Т.е. указывать программе, что нужно вывести не только общее количество, но еще и количество по каждому складу/товару/цвету/дню. 

Добавим в группировки строк «Склад». Для этого нажмем кнопку «Добавить» и в окне выбора поля отметим «Склад»:

Настройка отчета: 

Отчет примет следующий вид: 

Таким образом, мы попросили программу детализировать информацию по каждому складу, и она это сделала. Можно добавлять еще группировки и получать более детальную информацию. 

Например, добавим группировку «Номенклатура»: 

Получим следующий отчет: 

Примечание: порядок расположения группировок имеет важное значение. Если мы поменяем склад и номенклатуру местами, то получим другой отчет.

Сначала отображается информация по товару, а внутри расшифровка по складу: 

Тип группировки

Обратите внимание, что у каждой группировки имеется тип, который также влияет на отображение отчета. 

Тип может принимать следующие значения: 

• Элементы – отображение детализации только по элементам. 

• Иерархия – детализация по группам и элементам справочника.

• Только иерархия – детализация только по группам. 

В качестве примера можно указать у номенклатуры тип группировки «Иерархия». 

Тогда отчет примет следующий вид: 

Мы видим информацию сначала по складу, потом по группам товаров, потом по самим товарам. 

Благодаря типу группировки вы можете смотреть информацию в отчетах с учетом иерархии справочника или без нее. 

Группировки колонок

Группировки колонок имеют на отчет такое же влияние, как и группировки строк. Но с одним важным отличием – детализация отчета в этом случае делается не «вниз», а «направо». 

В качестве примера перенесем группировку «Склад» из строк в колонки. Для этого можно воспользоваться синими стрелками, или просто удалить группировку в одной таблице и добавить в другую. 

Полученный отчет:

В отчете мы видим информацию по каждому товару и складу. При этом товары показываются слева, а склады наверху. Информация по каждому складу появляется справа, в виде отдельных колонок. 

Группировки колонок чаще всего используют для одного (максимум двух) показателей, а в качестве самой группировки используют справочник с небольшим количеством значений. Иначе отчет получается слишком широким и его сложно анализировать/печатать.   

Ограничение данных, выводимых в отчете

Помимо придания отчету нужного вида, очень часто бывает необходимо ограничить состав выводимых данных. Хотя бы потому, что при большом объеме данных сложно найти какую-то конкретную строку. Например, мы хотим посмотреть остаток по товару «Телевизор JVC». Без дополнительных настроек найти остаток по товару достаточно сложно. 

Если вы хотите ограничить состав выводимых данных, используется настройка периода и отборы. 

Настройка периода нужна для ограничения по времени (если хотим сформировать отчет за год, месяц или любой другой произвольный период). Отборы используются для всех остальных ограничений. 

Отборы

В нашем примере с телевизором нужно поставить отбор на номенклатуру, выводимую в отчете: 

Ставим флаг напротив отбора «Номенклатура», тип сравнения оставляем «Равно», а в качестве значения выбираем сам товар. 

Полученный отчет позволяет быстрее найти нужную информацию: 

Помимо стандартных отборов, которые уже выведены на форму (в данном отчете это склад и номенклатура), вы можете добавлять и другие. Для этого используйте кнопку «Добавить» в отборах и выбирайте одно из доступных полей. 

Важно: стандартные отборы доступны и без открытия формы настройки. Для их отображения нужно нажать кнопку «Быстрые отборы» на форме отчета.

Типы сравнения в отборах

В отборах важно выбрать правильный тип сравнения. 

Возможны следующие варианты: 

• Равно – отчет выведется только по указанному значению.

• Не равно – отчет выведется по всем значениям, кроме указанного в настройке. Например можно посмотреть остатки по всем складам, кроме главного. 

• В списке – в качестве значения указывается список из нескольких элементов, данные выводятся по всем значениям из списка. Например, можно посмотреть остатки по трем интересующим покупателя моделям вентилятора. 

• Не в списке – в качестве значения указывается список значений, данные выводятся по всем значениям, которые не принадлежат этому списку. 

• В группе – используется для иерархических справочников. В отчете будет информация только по элементам входящим в указанную группу (например, по всем товарам, входящим в группу «Компьютеры»). 

• Не в группе – используется для иерархических справочников. В отчете будет информация по всем элементам, кроме входящих в указанную группу (например, всем товарам, не входящим в группу «Компьютеры»). 

• В группе из списка – выбирается список из нескольких групп, показываются данные по всем элементам, входящим в перечисленные группы 

• Не в группе из списка – выбирается список из нескольких групп, показываются данные по всем элементам, не входящим в перечисленные группы 

• Меньше, меньше или равно, больше, больше или равно – математические операции сравнения для чисел. Например, можно посмотреть все товары, остаток которых больше 10 шт. 

• Интервалы (><,<=>, <>=,<= >=) – используются для проверки вхождения значения в указанные интервалы. Используется для дат и чисел. 

Настройка периода

Для ограничения периода выводимых данных используется настройка периода. Период можно настраивать как в форме отчета, так и в форме настроек. 

Например, если мы хотим посмотреть движения товаров на складе за 2011 год, то установим период с 01.01.2011 по 31.12.2011. 

В результате мы увидим: 

• Начальный остаток на 01.01.2011

• Приход товаров за 2011 год 

• Расход товаров за 2011 год 

• Конечный остаток на 31.12.2011 (на конец дня)  

Общие рекомендации при настройке отчетов в 1С

Мы убедились, что благодаря настройкам внешний вид отчета может очень сильно изменяться. Конечно, не все необходимые отчеты вы сможете получить в базе, не прибегая к помощи программистов и доработкам. Но многие из них вы можете настроить самостоятельно. 

Когда вам нужно получить какие-либо данные из базы, проделайте следующие действия:

Примеры настроек

Пример 1 – Поступления товаров на склад по месяцам

Предположим нам нужно получить отчет, отражающий поступления товаров на главный склад по месяцам за 2011 год. Отчет должен иметь следующий вид: 

Для получения данной информации мы можем использовать отчет «Закупки» (отражает только покупку у контрагентов), или отчет «Ведомость по товарам на складах» (показывает любые поступления на склад). Воспользуемся ведомостью по товарам на складах. 

Далее ответим на вопросы: 

Сделаем соответствующие настройки: 

Примечание: если в каком-то месяце товары не поступали, этот месяц в результате не выводится. То же самое по товарам – если товар не поступал ни разу за год, он не показывается в отчете. 

Пример 2 – Продажи дистрибьюторам 

Нам нужно получить список наших дистрибьюторов, а также количество и сумму из покупок в $ (примечание: доллар является нашей управленческой валютой). 

Отчет должен иметь следующий вид: 

Для получения данной информации мы можем использовать отчет «Продажи». 

Далее ответим на вопросы: 

Сделаем соответствующие настройки:

Полученный отчет: