10 способов сэкономить на автоматизации на платформе 1С

Каждая растущая компания, рано или поздно, сталкивается с необходимостью автоматизации учета. Самым распространенным способом решения задачи является использование продуктов фирмы 1С. Мы попытались оценить сколько на самом деле стоит автоматизация учета, как можно сэкономить и насколько реально это сделать в современных условиях.

Для начала необходимо усвоить, что стоимость автоматизации всегда складывается из трех частей: приобретения программного обеспечения, стоимости услуг на этапе внедрения, а также стоимости сопровождения после внедрения системы в эксплуатацию (так называемая “стоимость владения”). При этом стоимость ПО и лицензий зафиксирована и является одинаковой по всей РФ, а вот стоимость услуг величина переменная. Кроме того, маркетинговая политика фирмы 1С такова, что стоимость программ является довольно низкой по сравнению с услугами на внедрение, что часто вызывает вопросы у бизнеса.

Итак, перед вами 10 практичных советов, которые позволят оптимизировать затраты на всех трех составляющих.

Выберите  максимально подходящую программу

Выбрать подходящую вашему бизнесу программу непросто. Существуют как типовые программы, разрабатываемые фирмой 1С, так и множество программ, созданных партнерами фирмы 1С (фирмами 1С-франчайзи). Последние часто называют “отраслевыми программами”, т.к. они максимально учитывают особенности отраслевой специфики в учете (например, в транспорте, сельском хозяйстве и т.п.) Помните, ваши затраты на этом этапе полностью зависят от того, каком варианте вы остановитесь - отраслевая программа, или типовая.

Для поиска отраслевых программ можно воспользоваться каталогом 1С. Стоимость будет складываться из стоимости лицензий на платформу 1С, стоимости самой конфигурации, и, если вы решили выбрать отраслевую программу, стоимости дополнительных лицензий именно на отраслевую часть программы. Аргументом в сторону отраслевой программы является то, что реализовать особенности конкретного бизнеса в “типовой” программе будет существенно дороже. Поэтому, первое, что нужно сделать - проанализировать особенности вашего бизнеса и то, насколько отраслевая программа их покрывает. Следует иметь в виду, что большинство “отраслевых” программ сделаны на основе “типовых”. Поэтому, когда вам будут демонстрировать программу, узнайте, на основе какой из типовых  она сделана, а также какие функции ей присущи и имеются ли они в “типовой” программе. Нередки случаи, когда компании приобретают “отраслевые” разработки, но по факту не используют отраслевой функционал по причине слишком сильных отличий бизнес-процессов конкретной компании. В результате необходимый функционал приходится дорабатывать, а это, по итогу, ничуть не дешевле, чем доработка “типовой” программы.

Итак:

• Попросите провести демонстрацию как максимально подходящей “типовой” программы, так и “отраслевой”. Подготовьте несколько примеров из актуальных проблем именно в вашем учете, попросите сделать демонстрацию на вашем примере. Пригласите на демонстрацию своих ключевых сотрудников.

• В любом случае, всегда изучайте типовой продукт, на основе которого сделан “отраслевой”. Это поможет сделать правильный выбор и не переплачивать за лицензии.

• Если отличия несущественны, сопоставьте расходы по доработке “типовой” программы под свою специфику со стоимостью “отраслевого” решения. Сделайте выбор.

Правильно выбирайте лицензии

Выбрать лицензии гораздо проще, чем саму программу, но и тут есть нюансы. Менеджер по продажам всегда заинтересован в продаже максимального количества лицензий, т.к. это “быстрые” деньги.  Поэтому, рассчитывая необходимое количество лицензий, исходите не из количества пользователей как таковых, а из одновременно работающих, а их может быть гораздо меньше.

Если вы выбрали “отраслевой продукт”, и он предусматривает свое лицензирование, с такими лицензиями нужно быть еще внимательнее. Дело в том, что в “отраслевых” решениях  обычно лицензируется только та часть программы, которая отвечает за определенные функции, а они нужны, в большинстве случаев, не всем пользователям. Например, у вас в компании может быть 50 пользователей, но только трем из них требуется рассматриваемый отраслевой функционал. Таким образом, вам потребуется 50 лицензий на платформу и только три лицензии на отраслевой продукт, что может существенно повлиять на бюджет.

Есть еще один способ сэкономить на начальном этапе. Если у вас планируется длительный проект с разработкой, то приобретать сразу все лицензии не нужно. Лучше купите минимально возможное количество - для проектной команды. В процессе работ вы будете точно знать, каких и сколько лицензий вам потребуется, и купите их тогда, когда придет время. При этом в цене вы не потеряете, так как в 1С предусмотрено расширение количества лицензий  с полным зачетом стоимости (апгрейд). Но, при использовании подобной “рассрочки”, заранее уточняйте - есть ли ограничение на апгрейд выбранных вами лицензий (иногда бывает).

Если у вас совсем маленькая компания, стоит обратить внимание на базовые версии. Стоит дешево, бесплатная поддержка и обновления. Но… рассчитаны они на одного пользователя, плюс, существуют дополнительные ограничения.

Кстати, если вы не хотите вкладываться сразу и в лицензии и в саму программу, у вас есть возможность взять ПО в аренду. Основной нюанс - ваши данные будут находится в облаке, что не всех устраивает с точки зрения конфиденциальности.

Правильно выбирайте поставщика

Вы выбрали программу и определились с лицензиями. Теперь нужно определиться с поставщиком ПО и услуг по доработке и внедрению системы.

Некоторые компании разделяют подрядчиков на поставщиков программ и поставщиков услуг. Это совершенно нелогично. Происходит так от того, что кто-то из принимающих решение о покупке программ соблазняется подарками, которые обещают 1С-франчайзи за приобретение программ. Для дорогих программ стоимость таких подарков может быть весьма существенна, например смартфон или телевизор. Но для вашего бизнеса толку от этого мало, т.к. удовлетворяет лишь потребности конкретного сотрудника. Другого объяснения разделению поставщиков нет. Маржа при продаже  программ для продавца составляет примерно 55%. 20-40 из них он готов потратить на “бонус”. Так возьмите этот бонус услугами, что гораздо полезнее для бизнеса. Например, направьте сотрудников на обучение работе в программе, или потребуйте скидку на стоимость проектных работ. Кстати, некоторые поставщики предлагают именно такие варианты.

При выборе поставщика следует ориентироваться на следующие моменты:

• Может ли подрядчик рассказать, где реализовывал аналогичный проект. Важно, чтобы в компании продолжали работать те специалисты, на которых ссылаются.

• Можно ли пообщаться с кем-либо из клиентов, чтобы получить обратную связь, желательно из аналогичного бизнеса.

• Насколько точно смогли понять ваши ожидания, насколько внимательно подошли к задаче на демонстрации программного продукта.

• Как аргументируют свою оценку работ. Одно дело, когда цифра взята “с потолка”, другое - когда она имеет обоснование, которое вам понятно как заказчику. При прочих равных лучше отдать предпочтение тому, кто может прозрачно обосновать свои затраты.

• Готов ли поставщик зафиксировать итоговую стоимость работ на уровне договора и что ему для этого нужно. Очень часто работы начинают с небольшого бюджета, который в дальнейшем постоянно растет. Происходит так по двум причинам: либо у подрядчика не хватает компетенций, чтобы понять сложность задачи и ваши требования, либо проект не управляется в принципе, т.е. компания не имеет технологий проведения работ. Если вам не могут сформулировать причины, почему бюджет нельзя зафиксировать, вы рискуете попасть в руки как раз к таким поставщикам. Указанные 2 причины стоит рассмотреть отдельно.

Всегда делайте оценку работ

Получить оценку бюджета и сроков - естественное желание любого заказчика. Если вам говорят, что невозможно оценить стоимость работ, т.к. она будет складываться из неких фактических трудозатрат и т.п., и узнать ее будет можно только по факту, когда начнутся работы, вы попали к сервисной компании, которая специализируется на обслуживании. И она  может делать это хорошо. Но ее специалисты готовы заниматься сложными проектами.

Проекты до 1 млн. руб. специалист может оценить достаточно точно. Сложности с оценкой, когда требуется только для самой оценки выполнить ряд работ, начинаются с 3 млн. руб., а для проектов в несколько десятков миллионов действительно может потребоваться серьезный объем работ только для оценки.

Поэтому, если хотите сэкономить свой бюджет, просите делать оценку, результаты которых поставщик готов зафиксировать на уровне договора. Разумеется, придется решать вопрос и о том, какой  результат будет достигнут.

Иногда лучше согласиться оплатить оценку, чем рисковать начинать проект без более менее достоверной стоимости. Поэтому, если вам начинают говорить, что оценить работы невозможно, так и спросите, что нужно сделать для того, чтобы выполнить оценку. Таким образом, вы сразу увидите уровень профессионализма специалистов.

Некоторые поставщики выполняют оценку бесплатно, кто-то просит за это деньги. Нельзя утверждать, какой вариант лучше, они оба вполне рабочие. Но реальность такова, что чем сложнее проект, тем сложнее его оценить за то рабочее время, которое поставщики готовы выделить бесплатно. Например, для достаточно точной оценки проекта в 1 млн. руб. вполне достаточно 1-2 рабочих дней. Если же речь идет о проекте 30 млн, то в этом случае может потребоваться выполнить целый этап работ. Однако, сам процесс оценки, даже если он платный, никого не разорит. Лучше оплатить 1-3 дня работы специалиста и потратить на это 10-30 тыс. руб., чем потом потратить куда больше, будучи втянутым в неуправляемый процесс. Стоит отметить, что на больших проектах (от 5 млн.) поставщики часто страхуются и завышают бюджеты. Это также является одной из причин больших разбросов в ценовых предложениях.

У платной оценки есть еще одно преимущество, как у всего платного. За нее несет ответственность компания-подрядчик. В процессе работ поставщику сложно будет говорить о том, например, что бюджет оказался маловат. Для этого могут потребоваться слишком серьезные аргументы.

Помните, оценка всегда выполняется под свою команду. Делить по принципу “одни оценят, а другие сделают”, нельзя.

Будьте внутри проекта и управляйте

Как вы уже поняли, основные затраты на автоматизацию на платформе 1С складываются не из стоимости ПО, а из услуг. Поэтому наибольшее внимание нужно уделить именно затратам на внедренческие услуги. Рецепт экономии довольно прост: четко формулировать задачи и решать их кратчайшим путем. Чтобы этот рецепт применить на практике, делегировать вопросы автоматизации “кому-то” не получится. Если вы заинтересованы в эффективном расходовании средств, придется включать в проектную команду человека, непосредственно имеющего полномочия распоряжаться бюджетом, который будет заинтересован в его экономии. Если такого человека нет, придется вникать самостоятельно, иначе есть риск потерять понимание, куда уходят средства компании. Применяйте следующие советы, чтобы избежать неприятного ощущения зря потраченных денег:

• Добивайтесь от подрядчика максимально детализированной структуры бюджета проекта. По этапам, по подэтапам.  В бюджете не должно быть крупных сумм одной строкой. Понятие “крупная” тут относительное, скажем так: более 5% бюджета одним пунктом.

• Получите разъяснение по каждому пункту, что это такое, для чего нужно. Вы же заказчик, и вам должно быть все предельно ясно.  

• Проверьте обоснованность оценки по каждому пункту. Как показывает практика, стоимость отдельных работ сильно зависит от компетенций тех, кто их выполняет. К примеру, у вас может появиться этап работ, который  подрядчик делает впервые, плохо понимает, как это делать и поэтому заведомо завышает оценку. Точнее, просто придумывает ее стоимость, т.к. еще не понимает самой сложности работы. И наоборот, подрядчик, имеющий опыт аналогичной задачи может сделать ее  в разы быстрее и дешевле.

• Убедитесь, что предлагаемый вариант решения каждой задачи самый рациональный. Для этого вам может понадобиться грамотный технический консультант, который будет помогать искать подходы к решению задач совместно с командой подрядчика.

• Устраните риски. Если вы готовы плотно погрузиться в проект, попробуйте совместно с подрядчиком выделить стоимость потенциальных рисков, а затем подумать, какие из них гарантированно не настанут в вашем случае. Конечно, придется взять на себя больше ответственности, усложнить договор, но зато удастся сэкономить средства.

Не автоматизируйте лишнего

Не забывайте про альтернативные затраты. Не все и не всегда нужно автоматизировать. Ручной труд никто не отменял, а иногда он необходим. Многие фантастические задумки по автоматизации, за которые поначалу берутся с большим энтузиазмом, не доходят до воплощения в жизнь. Это чистые потери. Старайтесь их избегать. Если у вас лимитированный бюджет, хорошо подумайте, что действительно нужно автоматизировать, а что нет.

Автоматизация стоит денег. Но ее назначение как раз в том, чтобы экономить деньги. Т.е снижать трудозатраты на сложные или рутинные операции. Довольно часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда стоимость автоматизации начинает превышать экономию от нее. Т.е. получается автоматизация ради автоматизации, а не ради результата. Бывает даже такое, что количество персонала после автоматизации не сокращается, а увеличивается. Разумеется, вам будут предлагать автоматизировать всю деятельность. Но только от взвешенности вашего решения будет зависеть стоимость автоматизации. Не забывайте и про стоимость ошибок в результате человеческого фактора.

Используйте внутренние ресурсы

Если у вас есть желание управлять бюджетом и сэкономить свои средства, использование внутренних ресурсов компании может заметно помочь. Конечно, при наличии соответствующих сотрудников. Не всегда это только программисты. Для того, чтобы понять, какие задачи вы, как заказчик, можете взять на себя, структура проекта должна быть понятной, этапы расписаны и оценены. В этом случае вам будет проще обсуждать с поставщиком снижение стоимости.

Например, довольно часто разработка подробных пользовательских инструкций оценивается достаточно высоко. Но для подобной работы не нужно быть программистом, надо лишь хорошо понимать поведение системы и уметь навыки написания инструкций. У этого подхода есть еще один плюс. Ваши сотрудники при написании инструкций сами лучше изучат систему, что тоже полезно и, в свою очередь, поможет сэкономить на поддержке.

Задачи, которые вполне успешно выполняются специалистами заказчика:

• Организация первой линии поддержки, когда пользователи сначала задают вопросы в вашу внутреннюю службу (или сотруднику), а там уже решают, нужно ли обращаться к подрядчику.

• Разработка пользовательских инструкций.

• Мелкие доработки, не влияющие на логику работы системы. Но для этого должен быть штатный специалист средней квалификации. Кроме того, потребуется согласовать с подрядчиком правила взаимодействия.

• Поиск ошибок в данных, вызванных некорректным отражением операций пользователями. Выявление таких ситуаций будет наталкивать на мысль необходимости соответствующих инструкций или регламентов работы, чтобы избежать повторения в будущем. Подрядчику, кстати, это не очень нужно, он будет брать за это деньги, как за обслуживание.

Подумайте, кому вы можете распределить указанные задачи, это может дать экономию 10-40% бюджета.

После проекта (владение системой):

Найдите хорошую техническую поддержку и линию консультаций

Любая работающая система требует поддержки. Могут возникнуть проблемы с производительностью, непонятными сбоями и т.п. Тут как в больнице, надо лечить не последствия, а причину. Симптомами, что в вашей системе не устраняют причину проблемы, является периодическое повторение одних и тех же проблем.  К сожалению, часто подрядчику невыгодно устранять причину. Ведь когда все наладится, объем поддержки сократится, и вы станете ему меньше платить. Такая стратегия недальновидна, т.к., когда вы это поймете, вы совсем перестанете ему платить и смените партнера по поддержке.  

Что касается линии консультаций, то она нужна для ответов на множество вопросов по программе, которые могут возникать. Разделять техническую поддержку и линию консультаций на разных подрядчиков нецелесообразно, т.к. будет много вопросов на стыке. Поэтому основной вашей задачей станет поиск такого подрядчика, который сможет грамотно закрыть и технические, и консультационные вопросы. Это скажется на постоянных периодических затратах на поддержку системы.

Что делать, если требуется расширение функционала

Далеко не всегда компании требуется масштабный проект. Зачастую используются конфигурации без изменений, или с небольшими доработками. Особенно, если речь идет о малом и среднем бизнесе.

Расширение функционала для программ 1С - стандартное явление. Продукты 1С получили широкое распространение как раз за счет открытой платформы.

Если имеющегося функционала в приобретенной конфигурации вам недостаточно, ее можно доработать, обратившись к специалистам. И вот от того, куда вы обратитесь, будет зависеть сколько денег заплатите. В отличие от цен на сами программы 1С, цены на услуги ничем не регламентируются.

Есть следующие варианты доработки функционала:

• Взять в штат специалиста. Этот вариант подойдет только в том случае, если у вас запланирован достаточно большой объем работ и требуется постоянная поддержка. Ну и ФОТ позволяет.

• Обратиться в одну из фирм 1С-франчайзи. Каталог таких фирм есть на сайте 1С . Любая из них будет рада откликнуться на ваш запрос.

• Найти фрилансера на одной из бирж фриланса. Лучше пользоваться специализированными, предназначенными именно для услуг по 1С. Одной из самых результативных считается площадка Инфостарт.

• Найти готовое решение. Существуют огромное количество отчетов, обработок и просто различных программ практически на любой случай. На том же Инфостарте представлено все, что сегодня можно найти по 1С. Причем не только программы, но и обучающие видео и статьи.

Растите своего специалиста, владеющего информацией о системе (супер-юзера)

Чтобы реально сэкономить на затратах по сопровождению системы, лучше всего иметь в штате своего человека, хорошо знающего систему. Это вовсе не обязательно должен быть ИТ-специалист, им может стать просто грамотный пользователь с экономическими или бухгалтерскими знаниями, хорошо понимающий смысл учетных операций. Во-первых, такой человек поможет закрыть часть вопросов пользователей, и вам не придется платить за постоянные обращения к подрядчику по простым вопросам. Во-вторых, такой человек, в случае необходимости доработок системы, сможет лучше формулировать задачи, что, в свою очередь, позволит избежать лишних трудозатрат по многократной переделке системы.

Но это не все

Мы привели 10 самых важных моментов, которые вы должны знать, если хотите сэкономить на автоматизации на платформе 1С. В действительности их больше, но это уже тонкости управления работами, которые в рамках небольшой статьи описать сложно. В любом случае, вам придется делать выбор между четырьмя способами выбора подрядчика:

1. Классическим, вероятно хорошо вам известным, через каталог фирм 1С-франчайзи, выбрав себе партнера из почти 7 тысяч по России.

2. Воспользоваться порталом Инфостарт для поиска подрядчиков, среди которых могут быть как фирмы 1С-франчайзи, так и небольшие команды специалистов, в т.ч. и фрилансеры. Есть плюс - вы всегда сможете обратиться в сам Инфостарт, если что-то пойдет не так.

3. На свой страх и риск начать поиск фрилансеров на биржах, или на сайтах поиска работы. К примеру, на том же хедхантере есть много резюме специалистов, ищущих временную работу или по совместительству. Но это самый рискованный способ.

4. Взять специалистов в штат и сформировать свой отдел автоматизации. Но этот вариант подходит только для среднего и крупного бизнеса.