Горе автоматизация и как с ней бороться

"В весе пера"

Исторически сложилось так, что наибольшее распространение в нашей стране получили программы сравнительно маленькие, так сказать "легкие". Стоят они, в общем, недорого, так что вполне доступны даже для только начинающих работу предприятий. В потребительском плане они привлекательны следующими чертами.

Во-первых, подобные программы имеют в комплекте поставки набор типовых настроек (план счетов, квартальная и годовая отчетность и т.п.), подготовленных разработчиком исходя из потребностей некоего "усредненного" предприятия.

Во-вторых, эти программы рассчитаны на работу преимущественно в организациях с относительно малым количеством сотрудников, их может легко освоить даже непрограммист, они не требуют высокой бухгалтерской квалификации пользователя и специального обслуживания.

И наконец, в силу своего назначения и ценовой ниши "легкие" программы достаточно хорошо справляются с обработкой сравнительно небольших объемов данных с одного или нескольких (чаще всего двух-трех) рабочих мест.

Однако такие системы не рассчитаны на производительную работу с большими объемами данных (такие объемы, впрочем, редко встречаются на предприятиях небольшого размера). Представляется, что для торговых предприятий эти программы приспособлены слабо (недостаточно развит аналитический учет), но, тем не менее, их довольно часто используют бухгалтеры маленьких магазинов.

А потребности растут...

С течением времени торговые предприятия осваивают смежные виды деятельности, расширяются, открывают новые отделы, а иногда и филиалы, растет количество покупателей товаров и услуг, пропорционально которому увеличивается документооборот. За счет этого возрастает и объем программно обрабатываемой информации. В то же время персонал получает начальные навыки общения с компьютером и накапливает опыт "частично автоматизированной" работы.

Этот опыт подсказывает пользователям, какие полезные свойства программного обеспечения хотелось бы расширить, улучшить и углубить, а какие усовершенствования в технологии работы стоит обеспечить программной поддержкой.

Одновременно начинает меняться мировоззрение пользователей, которые постепенно начинают осознавать, что самое необходимое в программе - вовсе не ее внешний вид, а надежность хранения данных (кому по душе "мартышкин труд" по вводу одних и тех же данных, которые "потерялись" из-за таинственных программных сбоев или аппаратных ошибок!).

Пользователи начинают как-то даже интуитивно чувствовать понятия "ссылочной целостности" и "непротиворечивости данных": они уже не желают тратить время на поиск "дурацких ошибок" типа нестыковки оборотной ведомости с балансом из-за наличия проводок с удаленным из плана счетов субсчетом - ведь программа путем элементарной проверки могла бы запретить ведущее к этому действие пользователя или хотя бы предупредить сообщением. Более того, постепенно пользователи таких программ отмечают, что количество их неудовлетворенных потребностей переходит в качество. Это подталкивает к мыслям о смене программного инструмента и необходимости искать программу или комплекс, который будет в состоянии отвечать их новым требованиям.

Идем путем традиционным

Потребители начинают с попыток самостоятельно решить возникшие проблемы. Одни ездят по выставкам программных продуктов, другие берут на работу профессиональных программистов, третьи рекламными статьями и барабанят по кнопкам телефона. Некоторые обращаются в консалтинговые фирмы, но их консультации часто не учитывают реальных финансовых возможностей покупателя, а они у среднего магазина не очень велики, поскольку любое вложение в автоматизацию означает единовременное изъятие денег из оборота.

По рекламным публикациям сложно оценить пригодность программы для конкретного предприятия - каждый разработчик пытается представить свой товар в наиболее выгодном свете. Однако встречаются в рекламе и не вполне достоверные сведения. Например, если сложить заявленные разработчиками тиражи наиболее распространенных программных продуктов, то окажется, что они превышают число зарегистрированных в нашей стране предприятий. Это следствие того, что предприятия периодически меняют одни программы на другие, оставаясь в списках зарегистрированных пользователей всех приобретенных программ. В крупных магазинах вообще можно наблюдать целый "зоопарк" ПО, когда в одной из секций стоит торговая программа производителя А, складской учет автоматизирован Б, а бухгалтерия сводит баланс, пользуясь программой В.

Таким образом, основным критерием выбора программы становится цена, поскольку в этой ситуации она представляет собой единственный объективный измеритель, которым пользователь может оперировать самостоятельно. На основании данного критерия обычно выбирают программу чуть дороже той, которая уже опробована на предприятии, рассчитывая при этом на большую мощность и более широкий инструментарий.

Пользователю часто кажется, что гигантское количество внедрений программы является полноценной гарантией того, что разработчик уже встречался с проблемами, подобными его собственным, и к настоящему моменту успешно их решил. Естественно, менеджеры по продажам таких программ стараются поддержать и развить в потенциальных покупателях эту уверенность, основанную на сформированном средствами массовой информации стереотипе восприятия. Реальное положение вещей пользователь осознает только после того, как купит очередной программный продукт в яркой упаковке и в который раз убедится, что не все то золото, что блестит.

А воз и ныне там...

Через некоторое время после внедрения следующей программы почему-то оказывается, что хотя программа и новая, но проблемы у предприятия остались старые. И знакомая ситуация с предыдущим программным продуктом повторяется почти полностью.

"Горячая линия" у разработчика новоприобретенной программы, в сущности, такая же, как у предыдущего: она которая знает ответы на все вопросы за исключением того, который сейчас больше всего волнует пользователя. Кроме того, за приезд сотрудника по внедрению от фирмы-разработчика надо заплатить чувствительную сумму, да еще и ждать его несколько дней. После этого оказывается, что приехал сотрудник не той специальности или квалификации, которая, как выяснилось только теперь, была нужна, чтобы разобраться с поставленной потребителем задачей. А тем временем магазин не может нормально торговать и теряет выручку.

В результате оставшемуся наедине с нерешенной проблемой пользователю надо дополнительно оплатить выезд эксперта от фирмы-разработчика или наладчика оборудования (такой выезд стоит существенно дороже) и снова терять время и деньги...

В конце концов пользователь оказывается по горло сыт "усредненными" решениями, которые не полностью вписываются в его индивидуальную специфику, а добиться индивидуального подхода от разработчика крупнотиражного программного продукта просто невозможно. Вместо этого обычно предлагается разработка оригинального проекта за бешеные деньги или покупка со скидкой новой версии этой программы, в которой данная проблема, разумеется, решена (неизвестно, насколько хорошо, а кроме того в ней есть куча новых проблем, о которых разработчики скромно умалчивают). И этот процесс повторяется столько раз, на сколько у пользователя хватит терпения.

Ловушки "доморощенной" автоматизации

Некоторые предприятия вместо покупки готовой программы принимают на работу программиста (или нескольких) и в течение определенного времени после этого у пользователей живут иллюзии, что "вот теперь наша местная специфика наконец-то будет полностью учтена".

Программисты говорят красивые непонятные слова, что-то программируют, отлаживают, переделывают, снова отлаживают, бесконечно меняют версии инструментальных средств разработки, убеждаясь в очередной раз, что очередная новая версия средства программирования не полностью совместима с предыдущей, поэтому основную часть уже нормально работающей программы надо переделать заново...

Попутно выясняется, что новая версия Windows требует гораздо более производительного оборудования, старого объема памяти и дискового пространства не хватит даже для тестовых целей, не говоря уже о реальной работе. Одновременно с этим нормально работающие компактные мониторы (ну что вы, это же каменный век просто...) непременно надо заменить на здоровенные ящики размером больше половины стола, так что рядом с ними уже не умещаются телефон и все нужные в работе бумаги и папки...

Наконец, созданный каторжными трудами по освоению "последних писков компьютерной моды" доморощенный программный продукт поступает в эксплуатацию. Пользователь некоторое время обучается, начинает на нем работать и выясняет, что:

• его программист не видит дальше собственного носа, поскольку "варится в собственном соку" в пределах одного единственного предприятия;
• от момента возникновения новой проблемы до момента ее программного разрешения проходит слишком много времени, так как программист решает задачу в соответствии с ее начальной постановкой. Эта постановка к моменту готовности программы устаревает, а программу приходится модернизировать снова и снова путем "нашлепок" и "заплат";
• зарплата программиста не зависит от результативности его труда, поэтому он всеми силами старается усложнить, запутать и затянуть решение поставленных перед ним задач, чтобы показать собственную незаменимость и выдавить из начальства повышение жалования;
• в середине процесса решения очередной задачи, когда с такого программиста начинают строже спрашивать за недостаточную эффективность его работы, он, возмущенный недооценкой своего титанического труда и гениальности, встает в позу несправедливо обиженного и уходит на соседнее предприятие. А через некоторое время созданные им программы начинают ошибаться, данные теряются и их приходится вводить заново.

И тут пользователь наконец-то понимает, что дальше так жить нельзя, а вернуться к ручному способу работы уже не получится, да и компьютерная техника за приличные деньги закуплена...

Свет в конце тоннеля

Итак, до измученного горе-автоматизацией руководителя доходит, что его деятельность на этом поприще закончилась неудачей по причине того, что в разных обертках ему была подсунута одна и та же горькая пилюля: фрагментарная автоматизация без учета индивидуальной и отраслевой специфики данного торгового предприятия. И "прокисающее" дело можно поправить только изменением даже не постановки задачи или совоку ности локальных задач, а заменой самого принципа, методологии и стратегии автоматизации.

Следовательно, программные решения для реализации новой стратегии тоже должны быть принципиально другими.

Таким образом, на смену первому поколению программных средств автоматизации управленческого труда приходит следующее поколение. Иными словами, на предприятии идет процесс вторичной автоматизации.

На смену отдельным небольшим программам для решения локальных задач приходят значительно более сложные и функционально развитые программные комплексы. А они служат вовсе не для решения узко специализированных задач с помощью набора автоматизированных рабочих мест (например, АРМ кассира, АРМ товароведа, АРМ складского работника и так далее в виде отдельных программ, результат работы которых объединяется с помощью программы АРМ главного бухгалтера), хотя при желании с их помощью можно проводить и такую фрагментарную автоматизацию, которая, правда, будет больше напоминать стрельбу из пушек по воробьям. Напротив, такие программные комплексы, как более серьезные средства автоматизации, призваны решать не совокупность локальных и частично увязанных между собой задач автоматизации, а единую задачу автоматизации сквозной информационной технологии работы предприятия в целом "под ключ".

В рамках этой единой задачи разрешаются вопросы как приобретения, установки и настройки электронного торгового оборудования, прокладки и монтажа локальных сетей, так и информационно-технологического характера на уровне методологии работы всего управленческого персонала предприятия в целом и применения соответствующего программного инструментария.

Дело об индивидуальном подходе

Так что же способно избавить торговое предприятие от всех вышеперечисленных проблем? Прежде всего, это индивидуальный подход к заказчику информационных систем. На практике он реализуется следующим образом.

В начале работ к заказчику направляют группу экспертов, имеющих опыт индивидуального решения проблем десятков торговых предприятий. Эксперты на месте оценивают и, скажем так, творчески переосмысливают состояние информационной технологии заказчика, при необходимости совершенствуют ее, применяя проверенные практикой решения, и подбирают под такую информационную технологию работы наиболее близкое типовое настроечное решение.

Далее включаются в работу специалисты по внедрению, которые "привязывают" типовое решение к индивидуальным особенностям данного магазина или оптовой базы. В основном подобная привязка заключается в разработке новых форм отчетов из типовых заготовок, заранее разработанных для экономии времени в процессе внедрения. При необходимости в составе типового решения модифицируются отдельные программные модули для отражения местной специфики.

После этого проводится обучение администратора программного комплекса и, по желанию заказчика, конечных пользователей. Как показывает практика, обученный администратор системы может обучить конечных пользователей самостоятельно. Далее силами подготовленного персонала заказчика под патронажем экспертов разработчика программного комплекса идет опытная эксплуатация привязанного к местным условиям типового решения. Цель - проверка надежности и рациональности новой информационной технологии, выявление и исправление не совсем удобных в работе моментов. Затем программный комплекс поступает в промышленную эксплуатацию, а его создатель осуществляет гарантийное и послегарантийное обслуживание.

Понятно, что описанный подход обеспечивает длительный срок жизни программного продукта (что экономит затраты по переходу с устаревшей программы на более совершенную), избавляет от нерационального труда, помогает магазину-заказчику выжить в трудную минуту и способствует его эффективному развитию в момент удачи.

Источник: http://www.soft-sib.ru/