Автоматизация – с чего начать?

Виктор Забавин, генеральный директор ГК «Современные технологии управления»,
Дмитрий Пинаев, исполнительный директор ГК «Современные технологии управления»

Когда руководитель фирмы решает, что нужно автоматизировать управление предприятием, ему необходимо получить ответы на три вопроса. Без этого сотрудникам фирмы и компании, которая занимается проектом, будет сложно правильно выбрать систему автоматизации и определить стратегию ее внедрения. Итак, перейдем к вопросам.

Вопрос № 1: Кому и зачем нужна автоматизация?

Статистика, которую на протяжении нескольких лет ведут профильные компании, свидетельствует, что инициатором начала автоматизации чаще всего выступает собственник, генеральный или финансовый директор, изредка – главный бухгалтер. Понятно, что у каждого из них свои мотивы. А значит, и ожидают они от проекта разных результатов.

Для успеха проекта будет оптимально, если его начинают реализовывать по желанию собственника или генерального директора. Этот вывод можно объяснить следующим. Во-первых, чаще всего только эти люди имеют полное представление о стратегии развития предприятия и знают истинные причины автоматизации. Ими могут быть:

• переориентация на новые задачи (выпуск другой продукции, выход на новые рынки, техническое переоснащение);
• проведение реформ или изменение принципов управления;
• неспособность старой системы автоматизации удовлетворять потребности предприятия;
• подготовка фирмы к продаже (автоматизация должна увеличить ее рыночную стоимость).

Во-вторых, от статуса и полномочий этих людей зависит и отношение к проекту персонала предприятия. Высшие руководители способны правильно расставить приоритеты и разрешить любые конфликты, которые могут возникнуть в ходе проекта.

Также знание ответа на первый вопрос позволит выработать эффективную стратегию внедрения автоматизированной системы. Руководитель сможет оценить, сколько времени и средств придется потратить на проект, и не «умрет» ли он сразу после начала.

Вопрос № 2: Нужна ли именно автоматизация?

Практика показывает, что довольно часто при помощи внедрения ИТ-проектов инициаторы хотят скоординировать работу фирмы. Безусловно, современное управление трудно представить без информационных систем. Но автоматизация не исправит ошибки в организации бизнес-процессов.

Если на предприятии большой объем информации, обрабатывать которую вручную или при помощи устаревших систем стало невозможно (не успеваем, ошибаемся, дорого стоит персонал), то автоматизация – это выход. Если же нужной информации просто нет или она недостоверна, менеджеры принимают решения наобум, действия отделов не согласованы... В такой ситуации, скорее всего, надо «лечить» систему управления. Никакая автоматизация здесь не поможет. Поэтому руководителю нужно трезво оценить положение вещей на фирме и понять, решит ли новый ИТ-проект насущную проблему или камень преткновения лежит в другой области.

Вопрос № 3: Что будем автоматизировать?

Очень важно точно определить, какой именно участок работы необходимо автоматизировать в данный момент. Небольшим компаниям выяснить это несложно. Им нужно всего лишь проанализировать, чья деятельность в фирме связана с обработкой и хранением больших объемов информации и построением отчетов. Как правило, это подразделения, которые занимаются бухгалтерским и налоговым учетом, отвечают за движение товарно-материальных ценностей и т. п.

Затем уже можно переходить непосредственно к выбору автоматизированной системы начального уровня. Предпочтение обычно отдают той программе, которая наилучшим образом подходит под технические требования и не станет препятствием для информационного роста в будущем.

Для больших компаний со сложной, разнообразной деятельностью такой метод явно не подходит. Поэтому, чтобы ответить на заданный вопрос, необходимо выяснить, какое подразделение нуждается в новом программном решении в первую очередь. Для этого можно воспользоваться процессным подходом. Он основан на выделении и анализе бизнес-процессов, из которых состоит работа компании. С помощью такого подхода можно детально описать ее модель. Для этого нужно:

1. Описать все бизнес-процессы предприятия.
2. Определить, какие результаты должны дать работа организации в целом и каждый бизнес-процесс в отдельности.
3. Составить последовательность действий, которые нужно выполнить, чтобы получить необходимый результат.
4. Выделить «Владельца процесса». Он будет распоряжаться его ресурсами и отвечать за достижение нужных результатов.
5. Выяснить, кто является исполнителем каждого действия внутри процесса.
6. Установить, какие информационные и материальные объекты в бизнес-процессе будут начальными, а какие – конечными.

Описать работу компании подобным образом можно самостоятельно или с помощью внешних консультантов. Очень важно, чтобы разработанная модель была понятна руководителям. Они должны осмыслить и утвердить ее. Все разногласия необходимо устранить до начала выбора информационной системы. Учитывая, что процессы компании обычно описывают с помощью систем бизнес-моделирования, подбирать их необходимо особенно тщательно. Можно использовать дорогостоящие западные системы (например, Aris, AllFusion Process Modeler). Но сегодня появились и более доступные по стоимости отечественные аналоги (Business Studio).

Затем проводят анализ, в ходе которого выясняют, какие именно бизнес-процессы необходимо автоматизировать. Чтобы справиться с этой задачей, нужно понять, что именно не устраивает руководителя в текущей работе организации. Причиной недовольства может быть время выполнения процесса, его стоимость, качество (количество ошибок и сбоев). Например, планировать производство на крупном предприятии можно и вручную, без применения средств автоматизации. Но точность расчетов при этом, как правило, оставляет желать лучшего, а время их выполнения может составлять 5–10 дней. К тому же количество ошибок при «ручном» планировании порой просто невозможно подсчитать. В конечном итоге финансовые расходы на этот процесс оказываются неоправданно большими.

Следует отметить, что на крупных предприятиях существуют «общепризнанные» процессы, вопроса о необходимости автоматизации которых обычно не возникает. Традиционно это все тот же бухучет, движение ТМЦ, расчет зарплаты и кадровый учет. Эти процессы автоматизируют «по умолчанию», так как повышение их эффективности вследствие автоматизации многократно проверено.

Отдельные же процессы анализируют по выбранным критериям. Затем выделяют процессы с плохими показателями, которые можно улучшить с помощью программных средств. При этом оценивают и размер затрат на внедрение нового проекта. Если соотношение возможного эффекта и требуемых расходов не устроит руководителя, процесс можно вычеркнуть из кандидатов на автоматизацию. Конечно, это допустимо делать только в случае, если без информации, которую дала бы автоматизация этого процесса, не пострадает работа всей корпоративной информационной системы.

Выделенные бизнес-процессы следует детально описать. При этом нужно сделать акцент на движении информации в виде используемых документов, отчетов и других бумаг. Если какое-либо действие основано на сложной методике, ее суть также желательно зафиксировать. Это даст возможность в дальнейшем реализовать нестандартный способ в выбранной информационной системе.

С помощью полученного описания можно точно определить функциональные требования к системе автоматизации в компании. В результате мы получим:

1. Список бизнес-процессов и их особенностей, поддержка которых должна быть заложена в информационной системе.
2. Перечень информационных объектов, которые должна хранить система.
3. Набор отчетов, которые будет формировать система.
4. Перечень алгоритмов и методик, которые должна поддерживать информационная система.

К сожалению, практически невозможно найти готовую систему, которая была бы способна на 100 процентов удовлетворить потребности крупной компании. Поэтому выбор информационной системы – это борьба компромиссов, в которой чем-то придется жертвовать: либо функциональностью, либо стоимостью.

Итак, у руководителя появилось общее представление о бизнес-процессах предприятия и требованиях к информационной системе. Теперь ему предстоит решить сложную задачу – выбрать наиболее подходящий по функциональности и стоимости программный продукт.

Шаг первый: Жесткая или гибкая?

Системы автоматизации можно разделить на два класса: жесткие – с набором типовых настроек (mySAP Business Suite, Oracle E–Business Suite, Галактика) – и гибкие – с возможностью изменять их функции (1C, Microsoft Axapta). Такое деление справедливо для любых классов программ – от простых решений для локальных задач до комплексных систем автоматизации работы крупных предприятий.

Чтобы определить, жесткая или гибкая система нужна в конкретном случае, необходимо понять, как будет меняться предприятие и его бизнес-процессы в течение ближайших двух–четырех лет. Если организация работает стабильно и в ближайшее время принципиальных изменений в ее системе управления не планируется, можно примерять жесткие системы, в том числе и западные. У них есть неоспоримое преимущество – это законченные и отлаженные решения, которые вобрали в себя лучшие управленческие достижения. Однако, остановив выбор на такой системе, компания будет вынуждена «подстроить» свою работу под реализованную в ней модель бизнес-процессов. Для отечественных предприятий это возможно далеко не всегда.

Если же бизнес часто реформируют и система управления в окончательном виде еще не сложилась, компании нужна гибкая система, которую можно модифицировать без крупных затрат. Такие продукты присутствуют на рынке. К тому же на их основе могут быть реализованы уже готовые решения.

Шаг второй: Готовая или на заказ?

Теперь необходимо определить, можно ли использовать готовую конфигурацию или фирме придется разрабатывать систему на заказ.

Преимущества готового решения состоят в том, что:

• Можно заранее определить, соответствуют ли реализованные в нем функции и методы потребностям фирмы.
• Его стоимость минимальна.
• Существуют отработанные методики внедрения.
• Можно увидеть систему в действии на других предприятиях.
• Требования к инфраструктуре, персоналу и другим ресурсам четко определены.
• Как правило, существует немало специалистов, к которым можно обратиться для сопровождения системы.

Недостатки готового решения:

• Систему сложно или нельзя изменить в случае необходимости.
• Если модификация и возможна, вероятно, что после нее в программе появятся сбои.

В случае если автоматизируемые бизнес-процессы фирмы уникальны и заказчик может позволить себе потратить деньги и время, ничего не остается, как заказать разработку информационной системы.

Преимущества новой разработки:

• Возможность создать систему, функциональные возможности которой удовлетворят потребности компании на 100 процентов.

Ее недостатки:

• Существенно возрастают требования к квалификации бизнес-аналитиков, которые занимаются постановкой задачи.
• Есть риск ошибиться при расчете сроков исполнения проекта.
• Стоимость разработки, как правило, значительно превышает цену готового решения.
• Качество полученной системы находится в прямой зависимости от профессионализма разработчиков.
• Систему обычно тестируют сразу на предприятии. Поэтому руководителю, скорее всего, придется допустить посторонних к внутрифирменной информации.
• Организация попадает в зависимость от компании-разработчика программного продукта.

Итак, всего существует две возможности:

• Выбрать готовую систему, которую можно настроить (не доработать).
• Заказать новую разработку на базе распространенных платформ (например, Axapta, 1С и им подобных) или на одном из языков программирования.

Шаг третий: Отбрасываем дорогие системы

При сравнении цены различных вариантов автоматизации круг потенциально подходящих систем еще больше сужается. Здесь действуют следующие правила:

1. В случае с готовыми решениями стоимость лицензий и внедрения можно определить достаточно точно.
2. При разработке программного продукта существует риск серьезно ошибиться с оценкой сроков и предстоящих расходов.
3. В стоимость проекта обязательно войдут затраты на инфраструктуру (вычислительную технику, корпоративную сеть.

Очевидно, что допустимая стоимость системы должна зависеть от эффекта, который фирма получит от ее внедрения. Однако, даже если последний будет очень велик, далеко не каждая компания имеет возможность тратить значительные суммы в течение периода внедрения (один–два года). Поэтому каждой организации при- дется сопоставить собственные финансовые возможности со стоимостью различных решений и от- бросить те, которые явно не по карману.

Шаг четвертый: Выбор

После завершения всех описанных этапов инициаторы автоматизации должны выяснить, какая система лучше всего отвечает потребностям фирмы. Дело за малым – заключить сделку на внедрение программного продукта. Самый простой и выгодный способ осуществить – это объявить тендер. Поскольку четкие требования к системе уже есть, сформулировать условия для тендера не составит труда.

Представителям фирмы будет полезно посетить компании, на которых выбранное решение внедрял тот или иной подрядчик. Имея желаемую модель собственной системы управления, полезно ознакомиться с опытом потенциального подрядчика и выслушать мнения его клиентов.

Руководителю нужно обязательно оценить специалистов, которым поручат проект. Несмотря на возможные заслуги фирмы-подрядчика, успех проекта часто зависит от конкретных исполнителей, их опыта и квалификации.

Типы корпоративных информационных систем

	ГИБКАЯ	ЖЕСТКАЯ
ГОТОВАЯ	Готовые решения на базе 1С 8.0 Готовые решения на базе Microsoft Axapta	mySAP Business Suite Oracle E-Business Suite Галактика
ЗАКАЗНАЯ	Системы, разработанные на базе 1С 8.0 Системы, разработанные на базе Microsoft Axapta	Системы, разработанные на одном из языков программирования