Организация учета размещения и хранения товара на складских площадях на базе "1С:Торговля и Склад".

Сайбер Владимир Анатольевич

Логистика управления складом. Частное решение.

Всё началось с простого, казалось бы, предложения от менеджеров склада программисту: добавить в накладную на выдачу товара напротив каждой позиции одной графы - "Ячейка". В ней предполагалось указывать место хранения на складе соответствующего товара.

Источник предложения был в сложности адаптации к схеме размещения товара на складе со стороны новых сотрудников, принятых на работу, а именно кладовщиков и персонала, задействованных в выдаче товара и формировании заказов. В период сезона продаж, когда в разы возрастали объемы заказов и так же увеличивалась текучесть кадров, актуальность проблемы выходила на первый план. По принятию нового сотрудника на склад, кроме проведения глубокого инструктажа и потери времени для прогулок по складу со славами "тут у нас – это, там – то, здесь – не знаю что…", его приходилось на некоторый срок "прикреплять" к более опытному работнику склада. Разумеется, даже эти меры не давали 100% результата, поскольку, как только более опытный "прикрепленный" отлучался по неотложным делам, производительность новичка резко падала. Ко всему этому, даже опытным и работающим давно на складе сотрудникам также было крайне сложно удержать в голове, даже ориентировочно, места хранения более 700 наименований товара, в итоге поиск одной позиции товара при формировании заказа мог занимать продолжительное время. Иногда для этого приходилось привлекать подъемник погрузчика (поскольку стеллажи склада смонтированы в несколько этажей), чтобы в итоге разочарованно убедиться, что искомый товар, как в «Секретных материалах», - "где-то рядом, но точно не здесь". Тем не менее, к этому времени на складе был хорошо поставлен количественно-ценовой учет товара и документооборот на базе "1С:Торговля и Склад". В общем, настало время приведения в порядок и перевода на компьютерные рельсы процесса размещения и учета товара на складских площадях (местах).

Первый же неглубокий взгляд на решение проблемы путем "добавить в накладную дополнительную ячейку" обнаружил серьезные вопросы, как в организационном, так и в техническом плане. Варианты решения если сразу и не представлялись тупиковыми, то уж точное не казались очевидными. В числе основных проблем можно выделить следующие:

1. необходимость привлечения дополнительного сотрудника (сотрудников), занятого конкретно вопросами размещения товара на складе и в базе компьютера
2. потеря времени на переход к новой системе размещения (обучение персонала)
3. невозможность приостановки работы офиса по продажам для перехода на новую систему
4. автоматическое снятие в программе остатков в ячейках при продаже товара
5. порядок списания товара с ячеек должен проходить с учетом топологии склада – высвобождаются первыми нижние и ближайшие к зоне отгрузки места (в случае если товар размещен на нескольких этажах складских стеллажей)
6. контроль состояния загруженности мест хранения на складе в любой момент времени
7. частичное проведение инвентаризации товара на складе без приостановки работы склада (с возможностью проведения инвентаризации как в разрезе товара, так и в разрезе мест хранения)
8. контроль за перемещениями товара между ячейками размещения

Поиск готовых решений дал следующие результаты. Разумеется, уже существует несколько реализаций на базе той же 1С. Все они достаточно универсальны, как, впрочем, и грандиозны. Ценовой диапазон предложений при контакте с менеджерами компаний, представляющих соответствующие программы, обрисовал довольно большой разброс цифр от 6000тыс дол до 100 тыс дол. Во всех случаях в эти суммы не входили (но делались замечания о неизбежности таковых) расходы на проживание персонала по внедрению, обучение сотрудников, и настройке программного обеспечения под конкретный склад. Большой разброс в "цене вопроса" обуславливался степенью автоматизации складских процессов. В случае предложения первой компании, с которой обсуждалась возможность взаимодействия, в их решении в минимальной конфигурации была возможность осуществлять так называемый "бумажный" учет, когда клиент по выписанной накладной шел на склад и получал свой заказ. В данном случае за 6000 тыс дол мы имели бы: лицензионную коробку с сетевой версией 1С:Предприятие 8.0 для нескольких пользователей (поскольку конфигурация данной компании не работала на эксплуатируемой в данный момент версии 1С:Предприятие 7.7), коробку с конфигурацией самой компании с лицензией на то же количество пользователей, кучу умных книжек-руководств. Стоимость настройки под конкретный склад, обучение сотрудников, проживание группы внедрения и т.п. расходы, как указывалось выше, только предстояло оценить. Во второй компании-претенденте на сотрудничество, в "серьезной" комплектации за 100 тыс дол предлагалось, кроме всего прочего, наличие у каждого сотрудника, имеющего отношение к формированию заказа, персонального радио-терминала сбора данных, что сразу обещало, в случае конкретного склада, много неудобств, таких как невозможность быстрого включения в работу нового рядового сотрудника склада из-за неподготовленности к работе с таким устройством, дороговизна последнего, и, как следствие всего указанного - увеличение масштабов проблемы из-за текучести кадров. Кроме этого, возникала необходимость снабжения индивидуальным штрих-кодом каждой единицы товара, что в случае, к примеру, многочисленных мелких недорогих сувениров (бусы, значки, брелоки и др.), не представлялось возможным физически и становилось нерентабельно из-за затрат на все эти мероприятия.

В рамках осуществления конкретного проекта были тщательно отобраны только крайне необходимые к реализации моменты. Ключевой задачей было внесение минимальных изменений в уже сложившуюся структуру работы склада, персонала и документо- и товарооборота. Было решено организовывать новую схему на базе «1С:Предприятие 7.7» в дополнение к уже эксплуатируемой конфигурации "Торговля и Склад".

Некоторые элементы тех. задания

Термины и условия:

1. склад: прямоугольное крытое помещение ангарного типа, площадью более 1500 кв.м
2. паллета: жесткая квадратная подставка стандартного размера
3. складоместо (оно же - ячейка): объем, ограниченный размерами одной паллеты в горизонтальной плоскости и высотой этажа в вертикальной. Ориентировочно - равносторонний куб. Предлагается нумерация (адресация) складоместа: адрес F2-08 означает - стена F, этаж 2, место 08. Если адрес ячейки F0-28, это означает нулевой этаж – стеллаж, размещенный «на полу».
4. стена: упорядоченно расположенные складоместа: в линию шириной в одну паллету и в несколько этажей
5. товар на паллете: картонные коробки разных размеров, сложенные не более размеров складоместа
6. стены расположены вдоль склада – по границам ангара (одинарные) и в середине (сдвоенные)

Предварительно задачи к решению ставились так:

1. на рабочей базе "1С Торговля и Склад" внедрением дополнительного модуля получить возможность удобно и наглядно размещать товар на складских площадях, следить за заполнением складомест
2. для нового сотрудника должно быть достаточно проведения небольшого инструктажа (неск минут) по принципам размещения товара на складе, формирования кодировки места товара на складе, отражение этих данных в документах выдачи товара (накладных), чтобы сотрудник начал работу (выдачу или размещение товара)
3. в любой момент должно быть возможно точно и быстро оценить количество свободных складомест, без необходимости обхода склада
4. при перемещении товара (не продажа) возможно легко переназначать товару складоместо
5. реализовать наглядность операций и состояния занятых/свободных мест на складе посредством создания карты склада. По двойному клику мышкой на складоместе, отображать наименование номенклатурной позиций, размещенной на нем и её количество
6. организовать ведение, сохранение и отображение (как отчет) историЙ:
1. для каждого складоместа - движение товара через него
2. для каждой номенклатурной позиции - движение её через складоместА
7. необходимые отчеты:
1. отображение перечня товара (возможность выбора – весь, произвольно или группами) с указанием присвоенного складоместа (или перечня нескольких мест) напротив соответствующего товара
2. отображение перечня складомест (возможность выбора – диапазон складомест, единичные непоследовательные складоместА) с указанием, соответственно, размещенного в них товара
8. операции с товаром на складоместах:
1. Назначение товару складоместа (или нескольких складомест). На одном складоместе может быть товар только одного наименования. Товар одного наименования может быть на нескольких складоместах, не обязательно расположенных подряд.
2. ПЕРЕназначение товару складоместа (или нескольких складомест)
3. Автоматическое высвобождение складоместа при списании, продаже товара (например, при размещении товара ему назначаются места через простановку на карте склада галочек на свободных складоместах, далее при проведении документа размещения, вычисляется и запоминается количество данного товара на каждое складоместо. По мере отпуска товара, он последовательно списывается с ячеек в установленном порядке, а также контролируются и фиксируются высвобождаемые места)
9. В накладных реализации напротив каждой позиции должен отображаться код соответствующего складоместа, где расположен данный товар.

Было решено, что нет необходимости вести контроль за размерами (габаритами коробок) и весом товара на местах, достаточно контролировать его количество в каждой ячейке.

В обеспечении работы модуля, предположительно, задействованы в общем случае 2 человека из уже работающего персонала: товаровед, ведущий компьютерный учет в базе программы, имеющий доступ через меню программы к модулю "Размещение" и ответственный сотрудник склада, обладающий максимальным объемом информации по принципам работы склада, состоянию и движению товара на складе, контролирующий и имеющий понятие о действиях других сотрудников склада, получающий от них необходимую информацию по состоянию товара и мест на складе. Таким образом, привлечение новых сотрудников не понадобится.

Были сформулированы общие принципы по взаимодействию сотрудников:

Товаровед вносит приходы и размещает товар по ячейкам в базе программы, корректирует размещение товара в базе программы на основе данных ответственного сотрудника склада.

Ответственный сотрудник склада снабжает актуальной информацией товароведа по всевозможным перемещениям товара на складских местах и изменениях состояния ячеек хранения товара, именно:

1. при получении товара: перечень товара и мест на которые разместили каждую позицию соответственно
2. при освобождении ячейки или нескольких (контроль по нулям)
3. перемещение товара между местами хранения
4. нештатные манипуляции с товаром/ячейкам

Предварительно схема работы в базе программы с новым модулем должна выглядеть так: поступил товар на склад, при приемке его считают, и в приходном документе тут же от руки отмечают ячейки, на которые его расставили. Оформляют в базе  программы 1С приход, на основании этой накладной создают документ размещения, где напротив каждого товара указывают перечень мест, куда он был размещен.

Теперь по порядку и подробно о работе с новой конфигурацией.

В конфигурации "1С Торговля и Склад" было создано новое меню "Размещение" со следующей структурой:

Справочники стен и ячеек служат для формирования/корректировки в базе программы структуры стеллажей склада, резервирования хозяйственных ячеек (не участвующих в хранении товара).

Журнал документов размещения отображает документы, влияющие на состояние ячеек. Тут нет таких документов, как например приходные и расходные кассовые ордера, документы банка и др. Его особенностью, в сравнении с общим журналом документов, является внутренний контроль состояния размещённости товара. В случае, если по какому-то из приходов товар не разместили, или разместили не весь, напротив такого документа будет отображен красный знак "минус", а напротив полностью размещенного прихода в этом журнале будет зеленый "плюс".

После оформления приходного документа, на его основании, через общий журнал,

вводится документ "Размещение ТМЦ",

который автоматически заполняется товаром из данного приходного документа. Остается только каждой позиции товара назначить местА размещения и провести документ. Всё, товар размещен. Посмотреть результат этого можно, как минимум, двумя способами. Первый - наглядно – через "Карту склада"

где синим отражены занятые ячейки, бесцветные - пустые. По двойному клику на ячейке – появляется информация о товаре и количестве внутри данной ячейки:

Второй способ – подробно, в виде таблицы – через "Отчет: Движение по ячейкам" с возможностью отображения в разрезе либо ячеек, либо номенклатуры, а также, дополнительно к этому, есть возможность группировки по документам движения.

Результаты отчета в зависимости от заданных, при необходимости, параметров, могут быть, например, такими:

краткий, в разрезе ячеек:

в разрезе ячеек, с  детализацией по документам:

в разрезе номенклатуры, с  детализацией по документам:

Назначение документов в меню "Размещение" интуитивно понятно по названиям.

Отчет "Несоответствие остатков/ячеек" служит контролем за "расторопностью" сотрудников, отвечающих за размещение. Он показывает, по каждому выбранному в отчет товару, его количество по регистру "Остатки ТМЦ" в сравнении с остатками по ячейкам, а также разницу этих значений. Таким образом можно проследить какой товар размещен верно, не размещен совсем, размещен не полностью или товар умудрились разместить больше, чем оприходовали. В примере ниже – товар "пакеты" размещен не полностью:

При выписке товара "в штатном режиме", т.е. через накладные реализации, товар, который размещен в ячейках, списывается, согласно продаваемому количеству. В случае если товар не размещен, это процедура не затрагивает состояние ячеек.

Надо отметить, что внедрением модулей "Размещение" никак не затронет процесс работы в офисе продаж (менеджеров). Для них единственным изменением, которое, наверняка, не все сразу даже и заметят,  будет дополнительная клеточка "Ячейки" в печатной форме накладной:

Переход на новую версию проводился в несколько этапов:

- новую конфигурацию установили рядом с рабочей. В течение рабочего дня, по возможности и при наличии свободного времени, сотрудники работали с новой конфигурацией. Выявляли и сообщали об ошибках. Период длился 2-3 недели.

- после исправления выявленных ошибок, на протяжении нескольких дней выделялись 1-2 часа в конце рабочего дня и все задействованные сотрудники в этот период работали в новой конфигурации

- после того, как сотрудники стали чувствовать себя в новой конфигурации довольно уверенно, в конце рабочего дня перенесли текущие данные рабочей конфигурации в новую. Со следующего дня весь офис уже работал в новой конфигурации.

Надо отметить, что, конечно же, не идеально гладко проходил процесс внедрения данного проекта. В процессе реализации присутствовали все неизбежные элементы переходного периода, начиная от увольнений и саботажа отдельных сотрудников, нежелания работать эффективнее, проще, прозрачнее или просто немного иначе, и, заканчивая, ко всеобщему благу, конструктивной критикой и рационализаторскими предложениями.

В итоге, за небольшой период времени, в течение двух месяцев, без остановки работы склад получил контроль за состоянием мест хранения товара, уменьшились ошибки и время при формировании и выдаче заказов, значительно упростился процесс адаптации и включения в работу новых сотрудников на складе. Все изменения удалось провести оперативно, без значительных финансовых затрат.

В комментариях, Вы можете задать вопросы автору статьи