По прошествии уже многих лет массовой эксплуатации компьютерных баз данных, цель которых – вести автоматизированный учет движения товарно-материальных ценностей, можно констатировать, что до сих пор не решена проблема однозначной идентификации товарных объектов.
Суть проблемы в том, что часто нет уверенного способа соотнести реальную единицу учитываемого товара (как объекта физического мира) и виртуальной единице этого же товара представленной в виде записи электронной таблицы используемой базы данных. Проще говоря, глядя на упаковку каких-нибудь булавок, мы порой теряемся в догадках: какая именно строка справочника «Номенклатура» соответствует этому предмету. (Сейчас мы не затрагиваем вопрос использования разных систем кодирования, в том числе и штрих-кодирования, недостатки которых будут рассмотрены ниже).
Существуют две основные ошибки вследствие данной неопределенности: так называемая «пересортица» и так называемые «дублирующие элементы». «Пересортицей» называется ситуация, когда под выбираемым в базе данных номенклатурным элементом на самом деле подразумевается другой, но скорее всего близкий по наименованию. «Дублирующим элементом» называют ошибочно введенный в справочник дубликат товарной позиции. Одной из первых причин как «пересортицы», так и «дублей» являются неопределенные (или неполные) названия, т.е. в имени отсутствует некоторая ключевая информация необходимая для идентификации. «Дубли» обычно появляются в следствие разного порядка слов описывающих свойства товара в наименовании, обычно когда вносят наименования разные операторы, например «Краска масляная» и «Масляная краска».
Основная причина данных ошибок в непродуманном занесении новых наименований в справочник учетной программы, например:
- название списывается с документов поставщика (разные поставщики могут именовать один и тот же товар по-разному).
- оператор программы вносит названия «как удобно ему» (каждому оператору в разные моменты времени может «быть удобно» по-разному, не говоря о случае с несколькими операторами)
- данные коды не уникальны (предприятию не хватило диапазона кодов, чтобы закодировать весь перечень выпускаемых на рынок вариантов товар-упаковка; производитель присвоил товару «чужой» код например, некоторые китайские фирмы)).
- код присвоенный товару, в последствии был заменен другим (автору не известны возможные причины данного варианта)
- код присвоенный товару, в последствии был заменен другим (автору не известны возможные причины данного варианта)
- штрих-код просто отсутствует (что нельзя назвать ошибкой)
- обычно подобный код включает информацию о свойствах товара;
- код может быть представлен в виде последовательности буквенно-числовых символов;
- чтобы правильно пользоваться данной кодировкой приходиться использовать дополнительные внутрифирменные документы;
- обычно данные коды используются для описания товаров со сложной структурой, например, пластиковые окна и т.п.
- Общеизвестные следствия «пересортицы»: неопределенность складских остатков (труднообъяснимые «излишки»/«недостача») и пр.
- Нет способа естественным образом агрегировать данные о товаре, например:
Таким образом мы утверждаем: Задача постановки учета должна начинаться с решения проблемы именования товарных позиций! Товарное имя – это первое с чем приходиться иметь дело работникам различного уровня иерархии от рядового клерка, оформляющего первичные документы, до аналитика и управляющего компанией. Имея «плохое» имя на входе учетной системы – имеем искаженную аналитическую картину на выходе!Источник: ООО "АПИ" (1С-Франчайзи)
Комментарии
8В заголовке упоминается оперативный учет, в тексте статьи и оперативный (пересортица) и управленческий (группировка). Могу добавить еще вопросы, связанные с наименованием: быстрый поиск фактуровщиком нужной позиции, скорость ввода наименования и уменьшение количества ошибок при вводе, наименование товара на ценнике.
Личный опыт приводит к мысли, что общего решения, пригодного для всех не существует.
Знаю, что не всегда разные товары требуют отдельных записей в справочнике. "... в ассортименте" - тоже имеет право на существование.
Знаю, что наименование и кодировка проблема не синтаксическая, а семантическая. Посему в любом случае требуется контроль ввода новых наименований фактуровщицами.
Знаю, что вопрос группировки не всегда можно решить построением иерархии или, что то же самое, фасеточным кодированием. А несколько иерархических схем (аналогия: бухгалтерский и налоговый учет) очень неудобны в текущей работе.
Склоняюсь к тому, что все это искусство, и каждый раз мы находим решение, которое больше удовлетворяет заказчика, чем нас.
Поэтому жду следующих публикаций.