Автоматизация учета Компании. С чего начать?

Каждое предприятие по-своему индивидуально, с одной стороны, а с другой - довольно похожи, если рассматривать с точки зрения бизнес-процессов. Поэтому в этом разделе мы попытаемся рассмотреть основные принципы и факторы, влияющие на выбор программного обеспечения (ПО). И в качестве итогов представить классификацию выбора необходимого софта, в зависимости от решающих параметров.

Данный обзор мы составили на основе своего многолетнего опыта автоматизации предприятий различного масштаба и сфер деятельности. Возможно, он носит несколько субъективный характер, но как показывает опыт, всегда есть исключения, но они скорее подтверждают правило :)

Целью является помочь Вам самостоятельно сделать начальные шаги по определению потребностей предприятия в автоматизации на данный момент и предположить, возможный вариант развития событий – потратив на это минимум времени.

В настоящем обзоре мы рассмотрим три основных, на наш взгляд, аспекта:

- с чего начать: выбор ПО, с учетом развития Компании

- стоит ли менять/модернизировать существующую информационную систему

- целесообразность вложений в новый софт

1. Описание Компании

Первое с чего мы рекомендуем начать - это формализовать (прописать) - следующие параметры:

1. Учет структуры компании.

   1. Вид деятельности (торговля, производство и т.д.)
   2. Перечень автоматизируемых подразделений Компании.
   3. Наличие удаленных рабочих мест не входящих в ЛВС.

1.4. Перечень задач подлежащих автоматизации

1.5. Количество рабочих мест и объем документооборота

2. Область применения (фискальный и/или управленческий учет)

3. Навыки персонала

Каждый, либо в комплексе все, из выше перечисленных вопросов, являются определяющими и в зависимости от ответов, решением будет тот или иной программный продукт.

В принципе, решение этих вопросов уже вполне достаточно для того, чтобы сформировать первоначальный запрос для Компаний-Разработчиков 1С. Особо не вникая, самостоятельно в подробности, не тратя время на вычитывание и сравнение представленных на рынке программ. Получить от Компаний предложения и на их основании, встретится - обсудить и определить оптимальный для Вас вариант.

Если Вы решили, для начала, все-таки самостоятельно разобраться с поставленной задачей, то следующим этапом, мы коротко (что бы иметь представление), рассмотрим представленные на рынке, на сегодняшний день, программные продукты на базе 1С:Предприятие 7.7. и 8.0.

2. Классификация базовых версий 1С:Предприятие

Данная классификация включает в себя основные (базовые) программные продукты линейки «1С:Предприятие».

1. 1С:Предприятие 7.7. - Система программ позволяет решать различные задачи учета и управления на предприятиях независимо от их профиля.

• Торговля и склад- предназначена для учета любых видов торговых операций и может выполнять все функции учета.

• Бухгалтерия - универсальное массовое решение для автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях.

• Зарплаты и кадры - представляет собой компоненту "Расчет" с типовой конфигурацией для расчета заработной платы и кадрового учета.

• ПУБ - Конфигурация «Производство+Услуги+Бухгалтерия» для системы «1С: Предприятие 7.7» представляет собой типовое решение для автоматизации средних и малых предприятий, основными видами деятельности которых, является производство продукции, оказание услуг, а также оптовая торговля.

• Финансовое планирование – включает в себя: стратегическое и оперативное планирования (бюджетирование); сбор данных о фактическом выполнении плана; план - фактный анализ исполнения бюджета; моделирование, анализ и прогнозирование финансового состояния организации.

• Комплексная 7.7 – Включает в себя все выше перечисленные компоненты. Главное преимущество использования состоит в том, что в ней не только поддерживается единое информационное пространство, но также реализуется автоматическое отражение в бухгалтерском учете данных оперативного учета торговой деятельности и результатов расчета заработной платы с необходимой степенью детализации.

2. 1С:Предприятие 8.0. -новейшая версия платформы для автоматизации управления и учета, отвечающая современным тенденциям развития рынка

• Управление торговлей- решает задачи управленческого и оперативного учета, анализа и планирования; автоматизирует торговые, финансовые и складские операции

• Бухгалтерия- предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности, в организациях

• Управление персоналом- предназначена для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий

• УПП - является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии

• Сервер - Клиент-серверный вариант предназначен для использования в рабочих группах или в масштабе предприятия. Он реализован на основе трехуровневой архитектуры «клиент-сервер».

• WEB-расширения - хотя и входит с состав технологической платформы, поставляется в виде отдельного программного продукта и позволяет встраивать доступ к данным 1С:Предприятия в существующие Web-сайты и Web-приложения, а так же создавать готовые Web-приложения, использующие информационную базу 1С:Предприятия 8.0.

Далее, для того, что бы определить какой же из продуктов наиболее вероятно подойдет для Вашей Компании, мы предлагаем, укрупнено, не вдаваясь в «тонкую» специфику предприятия рассмотреть возможные варианты автоматизации.

Градация по деятельности: на Торговое или Производственное предприятие. Поскольку стоимость решения серьезно зависит от масштабов предприятия, то данная классификация включает в себя - Градация по величине Компании: от стартовой до крупной

Попутный совет: Принимая решение, делайте это с учетом оперативного развития Компании, что бы не пришлось тратить дополнительное время на увеличение рабочих мест, в самом ближайшем будущем.

Итак….

3.1. ФИРМА - Торговая (в том числе, продажа услуг)

В данной таблице мы рассмотрим варианты основных конфигураций, в зависимости от размеров компании и сферы деятельности.

Более подробно о выборе платформы, мы поговорим позже.

Обозначения:

ПУБ – 1С:Предприятие 7.7. Конфигурация "Производство + Услуги + Бухгалтерия"

УПП - 1С:Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием

3.2. ФИРМА - Производственная

В данной таблице также представлены наиболее часто встречающиеся варианты автоматизации предприятий, деятельность которых связана с производством.

В зависимости от масштаба Компании может быть разным состав платформы, неизменным является наличие программного продукта, позволяющего автоматизировать ведение учета производственного процесса - ПУБ, либо УПП.

3.3. ФИРМА - узкопрофильная.

Исключение:

Из каждого правила, как всегда, существуют исключения.

В данном подразделе мы хотели бы рассмотреть автоматизацию деятельности Компаний, для которых достаточно трудно подобрать типовой продукт. В этом случае наиболее оптимальным решением является использование программного комплекса 1С в качестве платформы - для создания собственной конфигурации.

Например следующие сферы: страховая деятельность, рекламное агентство, торговля и дистрибуция техники, инвестиционная деятельность и т.д.

После того, как Вы определились с потребностями Компании и возможной конфигурацией, уже можно посчитать примерную стоимость и сроки внедрения программного продукта.

Далее, познакомится с возможностями выбранных продуктов - почитав рекламные буклеты, посмотрев презентации или пригласив грамотного специалиста из Компании - Франчайзи 1С - принять окончательное решение о выборе оптимального софта.

В принципе, можно уже поставить точку… не надолго.

Но,

мы бы хотели рассмотреть факторы, которые также стоит учитывать при выборе программного продукта….

Например, не маловажным является выбор платформы для построения информационной системы. Если последние 5 -7 лет выбор стоял между1С: 7.7. и…….1С:7.7. , то на сегодняшний день ситуация обострилась вследствие появления новой технологической платформы 1С:8.0., и решение о выборе продукта стало менее однозначно… Что предпочесть? «Старый» - проверенный продукт, или новый - «продвинутый».

На сегодняшний день – один из самых актуальных вопросов – что же выбрать?

Мы постарались провести беспристрастный анализ.

Более серьезный подход к сравнению возможностей каждой из системы Вы можете прочитать в обзоре «Сравнение 7.7. и 8.0.», практически на любом сайте Компаний-партнеров 1С.

3. ВЫБОР ПЛАТФОРМЫ

Получилось немного с уклоном в сторону «1С:Предприятие 8.0.», но здесь нет подвоха и желания подтолкнуть к решению. Сравнение сделано только по основным параметрам.

Далее есть еще один вопрос который, на наш взгляд, заслуживает внимание, в случае, если Компания настроена на постепенное и планомерное развитие - модернизация софта. Т.е., в самом начале деятельности Компании был приобретен некий софт для ведения основной деятельности – бухгалтерии, торговли, складского учета, взаимоотношений с клиентами и т.д.

Нужно ли его менять..модернизировать…стоит ли тратить финансы…ведь и так нормально работает…зачем мне это?

Ответ: Стоит. Если есть представление о дальнейшем развитии Компании.

5. УСЛОВИЯ НЕОБХОДИМОСТИ МОДЕРНИЗАЦИИ СОФТА

Итак, Почему стоит заняться модернизацией уже имеющегося на предприятии софта?

1. Если…необходимо реализация отлаженных на предприятии процессов на основе современного, технологичного продукта.

Подобная потребность возникает с ростом компании. Например, на ранних этапах развития Компании, возможно ведение управленческого учета в таблицах EXCEL. Но в дальнейшем, в результате увеличения объема информации система становится сначала непрозрачной, а затем просто неуправляемой.

НО… Одним из плюсов наличия программного обеспечения предыдущего поколения, является то, что к переходе на новую платформу в Компании формализованы основные бизнес-процессы и как следствие, существует четкое понимание требований к Информационной системе..

В данном случае, на наш взгляд, интереснее и полезнее в качестве решения рассматривать - 1С:8.0., поскольку она лучше поддается модификации/модернизации и имеет серьезный ряд возможностей уже заложенных в типовые конфигурации.

2. Если….в перспективе требования Компании к модификации программного обеспечения формируются в соответствии с изменяющимися бизнес-процессами фирмы. Т.е. в дальнейшем автоматизация процессов Компании не требует серьезных временных и финансовых затрат (в том числе, систематического обращения к Компании-разработчику) и является стандартной процедурой.

3. Если…..в ходе деятельности и развития Компании появились требования связанные с оптимизацией производительности софта, а также удобности интерфейса. Т.е. «старый» софт не может отвечать потребностям Компании, в части скорости и производительности, на данном этапе, в силу каких либо ограничений.

4. Если…есть потребность в получении определенной аналитической информации (отчеты в дополнительных разрезах без изменения структуры данных). Т.е. типовых, заложенных разработчиком отчетов не достаточно для обеспечения контроля и анализа деятельности Компании, а соответственно принятия управленческих решений.

В первом приближении мы рассмотрели большинство основных аспектов, на которые стоит обратить внимание, принимая решение о выборе программного обеспечения

Есть еще один вопрос, который мы не затронули, - это Экономическая целесообразность финансовых затрат, поскольку по умолчанию считаем, что решение о том, что «надо», уже принято. Но все таки в заключение мы решили уделить этой теме немного времени. На случай, если не хватает последнего «да» в пользу целесообразности вложений на автоматизацию.

6. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ

На сегодняшний день существует немало трудов на тему пользы автоматизации, поэтому в этом подразделе – мы подготовили краткий анализ основных преимущест, основанный на нашем опыте и не однократно подтвержденный нашими клиентами, в той или иной степени.

1. Экономия ресурсов

1. На зарплате.

- Бизнес масштабируется без увеличения затрат на управленческий персонал. Плюс к этому снижаются требования к квалификации непосредственных исполнителей и как следствие их зарплата

2. На оборудовании (офисное оборудование, площади и т.д.)

- Как следствие п.1.1. - не требуется обеспечение дополнительных рабочих мест.

3. «Прозрачность» бизнеса – одно из основных преимуществ.

Деятельность Компании, естественно при грамотной постановке задачи на автоматизацию и серьезном подходе к реализации, находится полностью под контролем руководителя и позволяет оперативно принимать управленческие решения.(т.е. 100 тонн не/найденного после инвентаризации – это уже страшный сон из прошлого)

Далее….

2. Увеличение доходов

   1. Увеличение скорости процессов, и как следствие, сокращение времени на обслуживание клиентов (все тот же пример – использования сканеров штрих-кодов или формирования документов по одному - двум нажатиям клавиш…взамен курсирующего между торговым залом, складом, бухгалтерией – курьера, продавца, кладовщика и т.д.)

   2. Улучшение качества обслуживания (за счет оперативного доступа к информации о клиенте). При чем информация может быть как о предыдущих заказах, договорах, скидках/надбавках – для менеджера и т.д., так и анализ работы сотрудника и платежеспособность клиента, для руководителя.

   3. Возможность использования дополнительных возможностей (например, организация Интернет-магазина, интегрированного с 1с.)

И еще один не маловажный вопрос….

3. Защита бизнеса.

   1. Сокращение потерь от недобросовестности сотрудников (Например: уход сотрудника – потеря информации, т.е. ушел и забрал с собой ежедневник…или того хуже - увел клиентов собой)

2. Защита от воровства. За счет автоматизации, деятельность Компании становится более «прозрачной» для руководителя Компании. Появляется возможность автоматического контроля за работой сотрудников.

3. Разграничение прав доступа сотрудников к информации. Доступ к данным только в рамках должностных обязанностей. Каждый сотрудник является ответственным за определенный процесс в Компании, что зафиксировано в системе.

Надеюсь, эта статья помогла Вам получить первоначальные знания для выбора программного продукта, возможно, узнать что-то новое или вспомнить забытое. Но главное - утвердила в желании двигаться в выбранном направлении.

Автор - Директор по развитию ООО "ВиТа-Проект"