Типичные ошибки пользователей при работе с 1С:Бухгалтерией 8

Подготовлено специалистами фирмы «Рурешъ» www.ruresh.ru

Пустая аналитика в проводках

Пустая аналитика в проводках является одной из самых распространённых ошибок пользователей при работе с 1С:Бухгалтерией 8. Последствия не заполненной аналитики можно увидеть в конце месяца, когда при проведении документа «Закрытие месяца» автоматически не закрываются счета бухгалтерского учёта. Чтобы избежать подобных проблем, рекомендуется взять за правило - в каждом документе, в каждой ручной операции всегда и полностью заполнять аналитику для счетов.

Пример полного заполнения аналитики для счёта 26 при вводе документа «Поступление товаров и услуг»:

Чтобы найти и исправить уже введённые проводки с пустой аналитикой можно воспользоваться отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Сформируем отчёт, например, по счёту 26. В отчёте сразу видно, что незаполненная аналитика (субконто) по умолчанию выводится первой.

Также хорошо видно пустую аналитику в отчёте «Карточка счёта», в нём она выглядит так: <…> (многоточие в угловых скобках):

Кроме того, отчёт «Карточка счёта» позволяет увидеть документы, которые сформировали проводки с пустой аналитикой. В нашем случае это документ «Поступление товаров и услуг».

В целях профилактики ошибок рекомендуется в конце каждого месяца делать контрольные проверки для счетов 20, 25, 26, 44, 90, 91.

Дублирование справочников

При работе нескольких пользователей с программой возможно непреднамеренное дублирование справочников. То есть, по сути, одинаковые элементы вводятся в программу дважды и более. Обычно, дублирование происходит, из-за невнимательности пользователя. Например, один и тот же контрагент заносится в базу один раз как «Торговый дом «Нева», а второй раз как «Нева ТД». Как следствие, легко запутаться – товары приходуем от первого, а платим за них второму.

Такую же аналогию можно провести и для других справочников: «Номенклатура», «Статьи затрат» и т.п.

Дублированные справочники необходимо оперативно "отлавливать" и удалять. Например, чтобы найти одинаковых контрагентов можно воспользоваться следующим приёмом: развернуть группы справочника «Контрагенты» пиктограммой «Иерархический просмотр» затем из контекстного меню установить сортировку «Упорядочить по: ИНН» и проверить визуально.

Поиск дублированных справочников «Номенклатура», «Статьи затрат», «Физические лица» выполняется аналогичным способом, только сортировка делается по наименованию.

Если же очень много контрагентов или номенклатуры и визуально искать нет времени можно заказать программисту простенькую обработку, которая покажет Вам всех контрагентов, у которых одинаковые ИНН или наименование.

Для автоматического исправления дублированных справочников, по которым уже введены документы, рекомендуется использовать универсальную обработку «Поиск и замена значений». Данная обработка поставляется на диске ИТС.