Интегрированный софт: хорошо или плохо?

Материал предоставлен журналом CIO-World.

В сознании значительной части руководителей и финансистов управленческий учет не отделим от бухгалтерской программы, чаще всего это разработки компании "1С". Хорошо это или плохо? И нужно ли интегрировать программы управленческого учета с бухгалтерскими?

"Все в одном"

Из личного опыта могу сказать, что при поставке практически любого программного продукта сталкиваешься с тем, что какая-то часть бизнес-процесса у потенциального заказчика уже автоматизирована. Это вроде бы должно быть хорошо, потому что уже существует некоторая степень понимания того, что такое формализация задачи, алгоритм работы с программой и так далее. На деле же чаще всего имеешь дело с тем, что вопрос приобретения специализированного ПО, призванного решать какую-либо конкретную задачу, связывается с желанием клиента упаковать "все в одном".

На первый взгляд требование кажется обоснованным и разумным. В самом деле, если уж у меня есть, к примеру, бухгалтерская программа от "1С", и все данные по официальной финансовой деятельности ведутся в ней, то почему бы не использовать эту информацию в программе управленческого учета? Не нужно делать двойную работу по внесению первичных данных, не нужно выделять в отдельный процесс сам сбор данных, но…

Предлагаю остановиться на некоторых теоретических моментах. Момент первый: насколько объединенная информационная система будет удовлетворять конкретным требованиям по отдельным задачам?

Только представьте: у вас работает "1С:Бухгалтерия". Программа заточена под нужды налоговой отчетности. Ваши интересы как собственника здесь вторичны. Для бухгалтера всегда где-то на горизонте "маячит" сдача баланса, аудиторская проверка, квартальный отчет и множество других контрольных моментов. В его подсознании любое действие всегда сопрягается с этими внешними обстоятельствами. Это правильно и справедливо, потому что вы первый усомнитесь в профессионализме вашего сотрудника, если налоговые органы насчитают слишком много штрафных санкций.

Таким образом, можно с уверенностью сказать, что практически невозможно возложить на бухгалтера обязанности, связанные с оперативной информационной поддержкой бизнеса. Это связано и с менталитетом бухгалтерских работников не в последнюю очередь. Задача, которую призван выполнять управленческий учет, существенно отличается от тех, которым посвящает свое время бухгалтерия. Так что уместно будет повторить: "беда, коль сапоги начнет тачать пирожник".

Момент второй: мнимая оптимизация. Почему мнимая? Объясняю на примере. На первый взгляд кажется, что данные для управленческого и бухгалтерского учета во многом совпадают. Но при ближайшем рассмотрении находим массу принципиальных отличий. Во-первых, бухгалтеру необходима полная информация для проведения данных о платежах и отгрузках, а вам ни к чему в режиме оперативного анализа ни номер расчетного счета, ни ИНН, ни прочие официальные реквизиты. Вам нужна сумма, состав, сроки, контрагент. Так что бухгалтер затратит на проведение одной цифры от 7 до 10 минут рабочего времени, потому что он должен сделать все правильно и полностью. С другой стороны, ввод необходимых данных в программу управленческого учета занимает не более одной минуты. Примечание: хронометраж велся при работе в "1С:Бухгалтерия" и "Профит-Директор. Управленческий учет".

Второй важный момент - это актуальность и полнота данных. Все бухгалтерские программы отражают события "по факту". В лучшем случае вы можете посмотреть количество выставленных и полученных счетов. Но этого явно недостаточно, для того чтобы строить прогнозы и реально оценивать текущее положение дел. Не отражается в бухгалтерии и информация по условиям договора или контракта. Если договор поставки оплачен не полностью, вы об этом можете узнать только у юриста или менеджера проекта, но не из бухгалтерских программ. Так что никакие интеграции не смогут снабдить вас теми данными, которые в программе просто отсутствуют.

Таким образом, можно говорить о принципиально новой задаче формирования информационного пространства для принятия управленческих решений. Решить ее методом оптимизации бухгалтерских задач не представляется возможным. В статье "Софт для директора" уже говорилось о том, что руководителю нужны качественно иные данные для решения задач, которые меняются в зависимости от ситуации на рынке. Поэтому логично, что возникает новый инструмент, а не добавляется функционал к старому. Наверно, если в молоток встроить отвертку, то удобнее работать не станет, хотя вместо двух инструментов мы будем носить один.

Немного этимологии

Мы уже неоднократно сталкивались с тем, что многие понятия и технологии, пересаженные на отечественную почву, не только меняют свое содержание, но иногда получают и вовсе фантастическое толкование. Одни метаморфозы слова "менеджер" чего стоят. Поэтому предлагаю небольшое исследование в области понимания термина "Управленческий учет".

Существуют различные подходы к определению понятия управленческий учет. Русский термин "Управленческий учет" восходит к европейскому термину "Controlling" и к его английскому аналогу "Managerial accounting". Эти два термина не являются полностью эквивалентными и отражают два подхода в понимании термина.

Первый рассматривает управленческий учет как систему сбора и интерпретации информации о затратах, издержках и себестоимости продукции, что ближе к термину "Controlling". Здесь большое внимание уделяется нормативному характеру подобной информации и ее значению для получения "внешней отчетности" предприятия. Термин "Controlling" неслучайно приходится однокоренным слову "контроль", что подчеркивает связь учета с управлением. Упрощенно можно считать, что это расширенная система организации учета в целях контроля за деятельностью предприятия. По сути дела, мы имеем функции, очень близкие к задачам бухгалтерского учета.

Второй подход вытекает из того, что основная задача любой учетной деятельности - обеспечение управленческого персонала своевременной и полной информацией для принятия управленческих решений. В этом случае имеет место "системозависимый" характер учетной деятельности, то есть тесная связь технологий учета с технологиями управления компанией в целом. Такой подход соответствует понятию "Managerial accounting", который может быть переведен следующей фразой: "организация учета, исходя из потребностей управления". При таком подходе к понятию "управленческий учет" относятся не только система сбора и анализа информации об издержках предприятия, но и система управления бюджетами (то есть планирования) и система оценки деятельности подразделений, то есть, скорее, управленческие, нежели бухгалтерские технологии.

Существует также более узкая трактовка данного понятия, при которой под "Managerial accounting" понимается формирование специальных отчетов из имеющихся бухгалтерских данных для целей поддержки принятия решений. В данном случае необходимо понимать, что получить указанные отчеты можно только при наличии соответствующей информации в учетных регистрах. По умолчанию (!) считается, что используемая система бухгалтерского учета (западная) устроена таким образом, что такие отчеты получить можно.

Что можно извлечь полезного из приведенного анализа? Для начала уберем трактовку управленческого учета под номером "Три" как нежизнеспособную в наших условиях. Очень мало предприятий и организаций, работающих в России по западному стандарту бухгалтерской отчетности. Стало быть, и говорить не о чем.

Что касается пунктов "Один" и "Два", то в отличиях между ними и кроется ответ на вопрос об интеграции. Если руководители компании под управленческим учетом подразумевают скорее учет, нежели контроль, да еще в "1С" каким-то невероятным образом ведут реальную картину деятельности (например, стоимость автотранспорта или технологического оборудования фиксируется по рыночной величине, а не по остаточной балансовой), то тогда, конечно, можно что-то извлечь из "1С" для оперативного прогнозирования (кстати, там еще и "наличка" как-то учитывается). Тогда, наверно, можно идти по пути наращивания функционала на базе бухгалтерских программ.

Если упор делается на слове "управленческий", то более конструктивным представляется путь специальной программы для обеспечения руководства актуальными и достоверными данными.

В современном развитии западных источников термина "управленческий учет" центр тяжести все больше переносится на слово "управленческий". Это связано с тем, что методика и технология организации учета определятся именно управленческой задачей. Собственно учет и анализ издержек с целью их снижения и оптимизации является простейшей и самой очевидной формой организации управления коммерческой структурой. Однако, решая данную задачу, недостаточно при определении форм и методов учета руководствоваться только требованиями финансовой или налоговой оптимизации деятельности. Необходимо учитывать требования технологии основной деятельности, которые, как правило, серьезно влияют на конечный результат.

Таким образом, в связи с необходимостью изменения учетной информации для целей управления на смену "нормативному или налоговому" учету вполне естественно приходит учет управленческий, который в действительности существовал в нашей коммерческой практике всегда, правда, назывался "черным". Методика его использования точно соответствовала методике использования данных управленческого учета: на базе "черных" данных принимались решения, прогнозировались финансовые результаты, а затем на основании этих решений и результатов формировался "белый учет".

Аудит задачи по постановке управленческого учета

На основании всего вышеизложенного можно сказать, что прежде чем приступать к решению задачи по постановке управленческого учета с помощью той или иной технологии, необходимо провести тщательный аудит проблемы. И начать этот аудит следует с осознания того, что необходимо формирование некого нового бизнес-процесса. Отсюда автоматически вытекает потребность в затратах не только на саму автоматизацию, но и на некоторые изменения в алгоритмах работы существующей структуры. По умолчанию считаем, что выбрана технология, базирующаяся на отдельном специализированном инструменте, и данные в эту систему поступают не из бухгалтерской программы. (О преимуществах такой реализации поговорим чуть ниже).

Начнем с оценки объемов первичных данных, которые необходимы для принятия управленческих решений. Если у вас небольшое предприятие, и сделок проводится относительно немного, то можно распределить внесение информации между существующими сотрудниками в соответствии с их вовлеченностью в рабочий процесс. Тот небольшой объем информации, который можно взять из бухгалтерской программы, поручите вводить секретарю. При таком раскладе вам не потребуется специальный сотрудник, но понадобится некоторое усилие, чтобы преодолеть сопротивление масс нововведениям.

Вторым шагом стоит оценить затраты. Под затратами нужно понимать не только стоимость собственно программного обеспечения или технического парка, но усилия на внедрение, изменение организационной структуры, контроль достоверности данных, режим безопасности. На последний нужно обратить особое внимание, поскольку данные управленческого учета представляют большую коммерческую ценность. Здесь уже просто правами доступа не отделаешься, разве что вы на рынке монополист. Вся информация, собранная для нужд управленческого учета, является строго конфиденциальной. Полный объем данных должен быть доступен только очень узкому кругу лиц. Почему, объяснять не нужно.

При распределении полномочий в рамках программы управленческого учета приходиться думать о том, что в нее неизбежно должны быть включены планы и ожидания по сделкам, какие-то выплаты и поступления, по тем или иным причинам не нашедшие отражения в официальной бухгалтерской отчетности и т.п. Поэтому вопросам безопасности мы посвятим отдельный обстоятельный разговор в дальнейшем.

Вернемся к аудиту. Вопрос выгоды можно сформулировать так: что выгоднее с точки зрения получения данных для управленческого учета - что-то сделать с бухгалтерской программой (заказать специальную "примочку", например, такие примеры доработок уже предлагаются на рынке решений) или несколько изменить организацию работы с потоками информации и внедрить независимую, ориентированную под нужды руководства программу?

Что касается затрат по времени и человеческой энергии, об этом уже сказали. Открытым пока остался вопрос стоимости. Могу однозначно сказать, что если начинать формировать поле данных именно для управленческих нужд, то выгоднее разделять задачи и приобретать ПО отдельно. Такой ответ вытекает не только из высокой стоимости доработок функционала "1С" (неспособного вообще обеспечить решение некоторых задач). Стоит помнить о том, что любая интеграция требует к себе бережного отношения: поддержки, сопровождения, настройки и так далее. Что, опять же, с безопасностью будет, если штат технического обслуживания придется допустить к святая святых - информации о реальном положении дел в цифрах и фактах?

Из всего вышеизложенного делаем следующий вывод: автоматизацию управленческого учета следует рассматривать как сугубо специфическую задачу, решение которой не может быть обеспечено полумерами по сбору "кусочков" информации из других программ. В связи с безусловной индивидуальностью каждого конкретного бизнеса осмелюсь сказать, что у директората должен быть свой софт, работающий на них, глубоко секретный, с хорошо защищенной базой данных. И не нужно пытаться оптимизировать работу своих сотрудников ценой потери представления о реальном состоянии бизнеса. Лучше допустить двойной ввод некоторых данных в две программы, чем рисковать актуальностью картины или безопасностью информации.

О технических вопросах, возникающих при интеграции различных программных продуктов, если хотя бы один из них имеет гибкую структуру, поговорим в следующей статье так же, как и об экспорте данных, приводящем к логическим неувязкам и искажению действительности.