Чего мы можем достичь с помощью компьютерной системы такого, чего нельзя достичь без нее?

Если помечтать...

Чего мы можем достичь с помощью компьютерной системы такого, чего нельзя достичь без нее?

Давайте помечтаем. Представим себе идеальную систему. Какая она должна быть? Возьмем, к примеру, торговую компанию. Система должна помогать работать, поддерживая рутинные функции и согласовывая "очевидные" вещи. Эти вещи - простые. Сложными они становятся, когда этих вещей происходит великое множество.

Что это за "очевидные" вещи?
Это то, что умещается в одной голове, если один человек торгует несложным товаром и прекрасно справляется с делами. Если он наберет больше товара, расширит ассортимент, откроет несколько "точек", наймет помощников, начнет отпускать товар в кредит - тут то и начнутся сложности с простыми вещами. Все запутается.

Где какой товар есть в наличии? Куда надо доставить новый товар? Какой покупатель не оплатил товар? Можно ли принять заказ на послезавтра? "Я обещал этот товар - не трогайте - его заберут послезавтра.", "Заплатите поставщику сейчас, боюсь через неделю, когда подойдет срок - не будет денег." И т.д.

Система должна знать "где что лежит" - какие товары, на каких складах и сколько денег на каких счетах и в какой валюте. Система должна знать "кто нам что обещал", "кому мы что обещали" и в смысле товаров и в смысле денег.

Система должна быть "умная". Она должна понимать, что если мы завтра обещали кому-то товар, то этот товар у нас сейчас уже должен быть или мы должны его успеть завезти. Система должна знать, кому и сколько мы должны заплатить, и будут ли у нас для этого деньги в нужный момент.

Исходя из этого знания "очевидных" вещей, система должна "позволять" работникам компании совершать те действия, которые не противоречат этим "очевидным" вещам, и "не позволять" совершать такие, которые противоречат.

А почему работники должны "слушаться" систему?
Да потому, что она не только разрешает и запрещает - она помогает работать. Система должна быть с точки зрения работников компании удобным средством оформления документов. Надо оформить заказ - пожалуйста. Надо выписать накладную - минуточку - готово. (Или так: "Вы хотите получить товар? Секунду, - простите, но ваша оплата еще не поступила. Позвоните во второй половине дня").

Отлично? - По моему - здорово. Для реальной системы - да. Для "идеальной" - маловато.

А чего еще хотелось бы от "идеальной" системы?

• Система должна знать реальную себестоимость товара и минимально-возможную наценку. Система должна позволять гибко торговаться с клиентом до предельно-возможной цены. Другими словами, если покупатель вообще в состоянии купить этот товар, он должен купить у нас - система должна держать все под контролем и не позволять опустить цену ниже предельно-возможной. Да, и не надо допускать, чтобы торговые менеджеры компании знали эту реальную себестоимость. Мало ли что. Могут "проговориться" покупателю: "Помилуйте, - мы сами покупаем по столько-то". Дойдет до конкурентов. Не нужно этого. Система сама все знает и "не дремлет".
  Поскольку просто затоваривать склад даже ходовыми товарами не целесообразно, да и товар может иметь ограниченный срок хранения, система должна поддерживать оперативное ведение "дефицитного" склада. Для этого нужно поддерживать автоматическое управление закупками в зависимости от остатков на складе и потребностей покупателей.

• Система должна проводить в жизнь политику руководства. (Сильно сказано!) Скажу проще: руководство ночей не спит и думает, - как хитрее расставить ловушки для покупателей, чтобы они каждый раз только в наши ловушки и попадались, - минуя ловушки конкурентов. Разве это ловушки? (которые у конкурентов) Их же за версту видно! Другое дело наши, хитрые ловушки.

  Например:
  Вот товар обычный - дешевый. Товар как товар - у всех такой есть. Такого товара не иметь - просто неприлично. Цена даже у всех одинаковая. Попробуй, побалуй с ценой. Да ее все наизусть знают. А мы сделаем еще дешевле. В убыток будем продавать. Покупатель, наивный, бежит сразу к нам и - попался. Он кроме этого товара еще с десяток других берет всегда - разных, дорогих, с "непонятной" ценой. Вот за этот товар по высокой цене мы с него и вернем то, что потеряли на дешевом товаре, а конкурент пусть сидит там со своей пустой ловушкой. (Такую политику я называю политикой "компота". Помните, кто бывал в столовых при социализме. Подходишь к раздаче, смотришь меню. Первое - второе - нормальные цены. Больше не смотришь. Дальше смотришь в котелки и кастрюльки. Заказываешь. Потом кассир говорит - "два сорок"! Неожиданно дорого. Платишь. Потом разбираться будешь, почему дорого вышло. Завтра смотришь внимательнее - а компот то по 40 копеек! Да там весь котел за два рубля сварили! Вот где они деньги делают!)

  Или так:
  Побьем всех ассортиментом! Наш покупатель - спохватившийся гражданин. Никогда он ничего заранее не заказывает - все у него в последнюю минуту. В общем - растяпа! Да и цен он не знает. В нашей рекламе написано - у нас все всегда есть на складе. Звоните в любое время. Да и на телефоне ласково очень отвечают. Очень задушевным голосом. Хоть и дорого нам морозить весь этот товар на складе - но рассеянный гражданин за все платит. Надо не забыть с него все это получить.

  Думаете, система не должна этого всего знать и понимать? Должна знать и понимать! Должна поддерживать соответствующие цены и разрешать соответствующие скидки. Это одна из составляющих политики руководства.

  Другая часть политики руководства: обеспечить баланс интересов компании и своих работников - торговых менеджеров. Что выгодно компании - должно быть выгодно торговому менеджеру. Что не выгодно компании - должно быть невыгодно торговому менеджеру. А что выгодно компании? Чтобы все покупатели "не пытались" покупать у конкурентов. Чтобы они покупали стандартный товар у нас по стандартным ценам, а непонятно сколько стоящий товар (у конкурентов этого товара то нет, то опять нет. Цена у всех разная. Цена все время меняется) - у нас по максимальным ценам. У коммерческого руководителя компании есть своя особая "ценовая политика". У всех - свои секреты.

  
  

• Система должна знать, что же компания зарабатывает. Какова реальная прибыль. Какова стоимость компании. Где находится эта прибыль. Почему прибыль большая, а свободных денежных средств гораздо меньше.

  Это очень сложная задача, поскольку сегодня торговый бизнес устроен очень сложно. Не будем сейчас обсуждать, почему торговые компании используют несколько юридических лиц в своей работе. Эти юридические лица торгуют друг с другом и с внешними контрагентами, дают товар на комиссию, принимают товар на комиссию, возвращают товар и т.д. Но мы должны исходить из того, что ЕДИНАЯ компания, с ресурсами, управляемыми из единого центра обычно может не только вести деятельность в различных районах города, в разных городах, в разных странах, но и от имени различных юридических лиц. Если система не будет этого учитывать и обеспечивать, то вообще непонятно - можно ли пользоваться такой системой. Что это означает в действительности? В общем случае необходимо стремиться к тому, чтобы менеджеры и рядовые работники компании оперировали ресурсами (товарами, деньгами) компании как единой, вне зависимости от того, разбиты ли активы компании по различным юридическим лицам или нет. Другими словами: Если работнику компании "нужен" товар, которого нет на первом складе - но он есть на втором - пусть он "возьмет" этот товар со второго склада и не задумывается о том, что система при этом оформит ПРОДАЖУ товара от одной компании другой. Пусть он исходит из соображений потребности в данном товаре, срока годности, срока и стоимости доставки товара.

  А вот система должна вести учет и составлять бухгалтерскую отчетность для каждого юридического лица. (Об этом мы даже и не говорим. Бухгалтерские отчеты - это то, что любая система должна делать как минимум). Однако бухгалтерские отчеты не дают никакой полезной информации для того, чтобы понять реальное финансовое состояние предприятия. Для этой цели в "идеальной" системе служит еще один - "настоящий" учет. Если хотите - назовите его финансовый учет. Система должна знать, как устроен бизнес. Где продажа - действительно продажа, а где - внутренняя продажа, которая вовсе и не продажа, а просто перемещение товара в соответствии со специально разработанной "торговой схемой". При продаже с комиссионным вознаграждением система должна отличать действительную цену продажи от цены, по которой оформлена сделка, а сумму комиссии должна отнести на соответствующие взаиморасчеты. Таким образом, каждая операция учитывается дважды: один раз она должна быть учтена в бухгалтерии каждого из юридических лиц, через которые она проходит. Другой раз она должна быть учтена в финансовом учете в полном соответствии с тем, что "реально" произошло. Непрерывный взаимоувязанный учет "реального" смысла всех операций в результате позволяет получить ответы на многие вопросы.

  
  

• Что бы еще поручить "идеальной" системе? Что обычно больше всего тревожит? Куда уходят деньги, и как так получилось, что у нас такие огромные расходы. Руководитель не должен принимать решения о каждом платеже, не доверяя никому решения о сколько-нибудь крупных затратах. Он должен посвятить свое время наиважнейшим вопросам (как расширить рынок, как продвинуться в регионы, как организовать рекламу, запустить новые направления деятельности, наладить хорошие отношения с чиновниками:). Как в таких условиях поставить расходы под контроль? Пусть система поможет и в этом. И не просто подытожит фактические расходы за месяц, а сверяет каждый платеж с запланированными на основе статистики предыдущих месяцев нормами расходов (на командировки, на представительские расходы, на связь, на ремонт автомобилей :.). Пока все находится в рамках запланированных показателей, система пусть себя никак не проявляет. Как только расходы по какой-либо статье попытаются превысить норму, система должна или подать сигнал руководству об этом, или вообще запретить платеж, пока не будет принято специальное решение.

  
  

• Согласно концепции "единого информационного пространства" любая информация вводится один раз и используется многократно. Таким образом, менеджеры должны сами вводить информацию в компьютер. Но это оказывается возможным только в случае, если ввод данных не будет отнимать время, а наоборот, использование системы позволит экономить время. Для этого надо, чтобы система предоставляла богатый сервис по оформлению документов, чтобы она была "умной" и не допускала противоречивых действий пользователей, чтобы она экономила усилия пользователей, не заставляя их делать "лишнюю работу". Также она должна работать быстро, потому что "клиент не может ждать".

  Помимо помощи в определении товарных остатков и оформлении документов система может прекратить ситуацию беспорядочной конкуренции работников компании за ресурсы, за информацию, когда "кто быстрее, тот успел", "кто сильнее тот и прав". Дела должны пойти лучше у того, кто "умеет ладить с покупателями", а не у того, кто "имеет своих людей на складе". Продавцы компании должны иметь точную и своевременную информацию о наличии свободного от резерва товара не только на складе, но и в ожидающихся поступлениях. Меньшее вряд ли устроит. Действительно, зачем продавцам информация о наличии товара на складе, даже точная и своевременная, если он не будет знать, можно ли "забрать" этот товар или кто-то его уже "занял".

  С другой стороны, некоторыми вопросами должен управлять только компьютер - без вмешательства человека (особенно человека, который оперирует реальными материальными обЪектами, а не клавиатурой компьютера). Без принятия на вооружение этого принципа невозможно наладить надежный складской учет и резервирование товара. Некоторые компании тратят годы усилий и сотни тысяч долларов на автоматизацию, но не могут продвинуться по причине того, что не соблюдают этот простой принцип!

  Другими словами: должна быть построена не учетная система, а система поддержки деятельности предприятия в реальном времени.

  
  

• После первоначального запуска системы необходимо обеспечить рост системы во многих смыслах этого слова. У процесса автоматизации всегда есть оппоненты - скептики, которые говорят, что "ничего не выйдет - незачем тратить столько времени и сил". Иногда эти скептики могут сильно влиять на мнение руководства, поэтому так важен первый значительный эффект за такое короткое время. Приемлемым сроком для первого этапа ввода системы является срок в районе 6 месяцев. Дальше система должна охватить все группы товаров, все основные распределенные площадки (особенно иногородние филиалы) и т.п. Эффект от увязки всей распределенной информации в единую систему трудно переоценить. До достижения этого результата процессу автоматизации уже не страшны никакие скептики. Необходимость достижения этого результата всем очевидна. За это время одновременно удается и расширить функциональность системы: дойти до "продвинутых" функций стратегического планирования.

  
  

• Система должна уметь делать ВСЕ, а не только вести бухгалтерский учет. Система должна быть одна и для коммерсантов и для финансистов и для бухгалтеров. Не должно быть разных систем (хотя, конечно, функции импорта-экспорта данных должны работать исправно), рабочие места этой системы должны быть установлены и в главном офисе и на складах и в многочисленных иногородних отделениях компании - и, возможно и в розничных точках. Это сложная задача, связанная с необходимостью множественной интерпретации одного документа. Система должна справляться и с ней.

  
  

• А еще система должна различать уровень полномочий пользователя при работе с документами. Иными словами, кто-то может завизировать или провести документ, кто-то только посмотреть этот документ или его часть, а кто-то и представления не имеет, что такой документ существует и что он делает. Мы уж и не говорим о несанкционированном доступе в систему.

  
  

Еще много чего можно было бы поручить "идеальной" системе. Таких систем практически не встретишь в наших торговых компаниях. Реальные системы делают обычно только часть той работы, которую может делать "идеальная" система. Но я полагаю, что построение системы, близкой к идеальной системы - вполне возможно. Как это сделать - это уже другая история: