Как выбрать свою единственную:бухгалтерскую программу.

Как выбрать свою единственную:
бухгалтерскую программу.

Выбрать единственную, к сожалению, невозможно. Как невозможно на всю жизнь купить единственную пару обуви. Предприятия, как и люди имеют различные размеры, цели, потребности. То что хорошо для балерины, не годится для почтальона, обувь младенца не подойдет подростку. Программа удобная для небольшой торговой фирмы, плоха для крупного производственного обЪединения. Плохая обувь натрет вам мозоль, но ее легко сменить. Меняя неудачно выбранную программу, приходится перечеркнуть многомесячный труд, потраченный на ее внедрение и освоение. А время, как известно, это деньги.

Так что же нужно учитывать при выборе бухгалтерской, складской или иной экономической программы?

Проблемы роста, или перспективу развития вашего бизнеса.

Как утверждают наши политики, благосостояние хоть и "недостаточно стремительно", но растет. Растут и фирмы. Расширяется их деятельность. Бухгалтерская программа удобная для вас сегодня, может оказаться "тесной" для вашего бизнеса завтра. Покупая программу, оцените, сможет ли ее разработчик и в дальнейшем обеспечить вам "одежку по росту", или он на протяжении нескольких лет предлагает всем один и тот же кафтан.

Наименее удачный вариант в плане развития - продукты "программистов-одиночек". Часто это хорошие программы. Но всегда уникальные. Если программист неожиданно заболеет или уедет: Представьте, что вы ездите на машине, которую умеет чинить только один человек в мире. Тем более, в одиночку трудно обеспечить создание и поддержку новых версий программы.

Разработка программ дело дорогое. Только мощная фирма способна предложить своим клиентам программы "на все случаи жизни". А также обеспечить переход на новые версии при расширении бизнеса клиента или появлении более мощных компьютеров. Поинтересуйтесь, будет ли у вас возможность в дальнейшем перейти на новую, более мощную версию программы, которую вы планируете приобрести. Чтобы убедится, что программа непрерывно развивается, спросите, какие были более старые версии программы.

Стоимость и распространенность программы.

Чем шире используется программа, тем ниже ее себестоимость, тем более проверена она на практике. Но не всякая дешевая программа хороша. Стоимость программы также зависит от заложенных в нее функций. Велосипед тоже дешевле автомобиля, но и удобств поменьше. Часто низкая цена говорит о слабых возможностях программы. Либо о том, что она недостаточно проработана.

Приобретая программу, поинтересуйтесь обЪемом ее продаж не только в Латвии, но и за рубежом.

Какие услуги по сопровождению предлагает продавец программы.

Большинство фирм разработчиков выполняют сопровождение своих программ. Крупные фирмы, работающие на рынках нескольких стран (напр. "1C", "Scala" и др.), имеют в Латвии своих представителей - франчайзинговые фирмы. Они не только предлагают их продукцию на местном рынке, но также адаптируют ее к требованиям местного законодательства и помогают клиентам быстрее и полнее освоить программу.

Поинтересуйтесь возможножна ли доработка программы "под вас". Выполняет ли разработчик консультации клиентов по телефону. Отражает ли разработчик в программе текущие изменениями законодательства, и как вы сможете получать эти изменения.

Самолет или дирижабль, или на какую операционную систему "DOS" или "Windows" рассчитана программа.

На заре авиации сторонники дирижаблей утверждали, что самолеты не перспективны. Они слишком тяжелы чтобы перевозить грузы. Но моторы стали мощнее. И самолеты вытеснили дирижабли.

Операционная система - главная программа компьютера. Большинство компьютеров в Латвии используют либо старую операционную систему - DOS, либо более новую - Windows. Первые версии Windows на старых слабых компьютерах работали неторопливо. Но компьютеры стали мощнее. И теперь практически на всех новых компьютерах в Латвии используется Windows.

Если, включая свой компьютер, вы видите надпись "Windows", стоит подумать, устанавливать ли на него бухгалтерскую программу, написанную для DOS. Приобретая программу, поинтересуйтесь, использует ли она богатые графические возможности Windows или только функции Dos.

Иногда полезно иметь возможность самим вносить изменения в программу.

Когда Бог создал человека, он, к сожалению, не оставил чертежей.

Если вы собираетесь вносить в программу изменения собственными силами, поинтересуйтесь предоставляет ли разработчик для этого необходимые "чертежи". Т.е. отдает ли он клиенту текст программы, описания и инструмент необходимые для ее изменения. Как это делает, например, фирма "1С". Имея такой набор вы меньше зависите от разработчика. Ваши программисты смогут самостоятельно добавить в программу необходимые вам документы, отчеты.

Если функции вашего предприятия сложны, и если вы имете своих программистов, целесообразно поинтересоваться, дает ли приобретаемая программа Вам возможность самостоятельно менять не только поля справочников, внешний вид отчетов и документов. Но также без помощи разработчика вносить изменения в алгоритмы работы программы, добавлять новые справочники, документы, отчеты и процедуры их обработки.

Все ни о чем, либо ничего обо всем. Интегрированная или модульная система.

Интегрированныя бухгалтерские системы обычно охватывают все стороны бухгалтерской жизни. Включая в себя функции работы с банком, кассой, взаиморасчеты с поставщиками и покупателями, работу с валютами, расчет зарплаты и т.д. вплоть до составления балланса. Поэтому, если Вы хотите получить сразу все, то это для вас.

Модульные системы состоят и разных частей. Модули обычно функционально специализированы. Например: Склад, Зарплата, Расчет амортизации и т.д. Обычно отдельные модули имеют различные дополнительные возможности, например, не только показать размер долга вашего клиента, но и предупредить вас, в случае, если задолженность не погашена вовремя. Если программа построена в виде отдельных модулей, очень важно чтобы они были связаны между собой. Документ введенный в одном модуле, должен автоматически, передаваться в другие, где он может быть использован. Например, Модуль "Торговля и Склад" должен передавать информацию о взаиморасчетах с покупателем в модуль "Бухгалтерия", без всякого дополнительного ввода информации со стороны бухгалтера.

Некоторые разработчики программ предлагают клиенту оба варианта программ, как интегрированные, так и модульные. Приобретя интегрированную бухгалтерскую систему, клиент с ее помощью полностью ведет бухгалтерию. В процессе работы становится видно, какой из разделов учета желательно "обогатить" дополнительными функциями. Тогда приобретается специализированный модуль, например, "Торговля и Склад". Вся работа со складом и взаиморасчеты с клиентами выполняются в рамках этого модуля, а в бухгалтерский модуль передаются только интегрированные данные. Это дает возможность покупателю приобретать и осваивать программу как бы в рассрочку.

"С той стороны зеркального стекла", или о чем мечтает бухгалтер.

Зачем нужна компьютерная программа? Чтобы избавить Вас от рутины. Т.е. для автоматизации наиболее трудоемких и частых операций. Приобретая программу, продумайте что тормозит ваш бизнес и что Вы хотели бы улучшить. Задайте разработчику вопросы о том, как его программа выполняет именно эти операции.

Бухгалтерсская программа как минимум должна обеспечить вам распечатку и обработку первичных документов, накладных, кассовых ордеров, банковских поручений, авансовых отчетов и т.д. Занести данные из первичных документов в журналы синтетического учета, а также в ведомости аналитического учета по конкретному поставщику, покупателю, персоне, предмету. Распечатку бухгалтерских журналов и основных отчетов, предоставляемых в фининспекцию.

Человеку свойственно ошибаться. Поэтому, программа должна обеспечить возможность быстрого поиска и исправление ошибок, перерасчета итоговых данных, повторной распечатки исправленных документов и отчетов.

А если бы она еще и кофе подавала:

Мы надеемся, что наш краткий обзор поможет вам не заблудится в море предлагаемых на рынке бухгалтерских программ. Причем, все выше сказанное относится не только к бухгалтерским, но и ко всему классу экономических задач: складским, расчету зарплаты и т.п.

В дальнейшем мы расскажем вам о том, какие страхи одолевают бухгалтера при переходе на автоматизированый учет и как их преодолеть. А так же, какие его подстерегают трудности и как их избежать.

Пусть вашим выбором руководит верный расчет.

"ELMI", А. Терявяйнен, "KNT", Н. Кузьменко.