Про проект ЗАРАНЕЕ

• Тот, кто сдавал НДС в 23.55 в последний день сдачи отчета меня точно поймет - без образных описаний чувств , всеми прилагательными. С мыслью «в следующий раз буду сдавать заранее!» рухаться ..и отходить от адреналина еще пару часов-те еще карусели!
• Тот, кто выслушивал от клиента «А почему не сказали сумму налога пораньше, чтобы мы смогли ее накопить? (НДС, УСН, Прибыль)?! Откуда такая сумма?!»-тоже меня поймет.
• Тот, кто отправляет копии сданных отчетов клиенту и выслушивает от него «Почему сдаете опять в последний день?!»…тоже меня поймет.
• Тот, кто Хаотик и он реально старается не приезжать к «крайней дате», как пчелка трудящийся каждый денечек, начинающий подготовку к отчетам «еще на рассвете», но опять сдающий в последний день - тоже меня поймет.
• Тот, кто настроился на отчетность, но его «накрывают» новыми огромными тюками дел» и весь настрой летит в тар-та-ра-ры. Потому что, вдруг идут запросы от директоров о подготовке документов для кредитов, или налоговая любящая присылать проверки именно в отчетный период, или прокуратура которая вдруг поднимает фирму с древних времен и ждет 5 коробок документов в печатном виде...тоже меня поймет
• Тот, кто триста раз пытался сдать отчеты заранее, но имея в арсенале не одну, не 30, а больше компаний на бух.обслуживании и несколько сотрудников исполнителей, с разными ритмами и косяками влияющими на скорость сдачи отчетов- тоже меня поймут.

Поймут, почему из квартала в квартал я ставлю снова и снова цель «Сдать квартальные отчеты ЗАРАНЕЕ». Оптимизирую процессы и филирую мелкие детальки всей этой конструкции, «спиливая ножовкой решетки».

Цель: Сдать квартальные отчеты ЗАРАНЕЕ.

Мне (Хаотику) в свое время очень помог вот такой простой скетч:

Все мои дела регулируется именно с учетом вот такой схемы «Загрузки периода».

Про Текущие дела, Целевые и Хвосты можно почитать тут: https://www.klerk.ru/tribune/1988152/534109/.

В период квартальных отчетов главным Проектом (Целевой задачей) является сдача отчетности. В другие периоды, это могут быть и другие проекты, например подготовка курса для студентов в госучреждении, или расхламление дома, или подготовка к Новому году и т.д.

Т.е. вот именно сейчас (август/сентябрь) у меня «Лайт-время» с средней нагрузкой на блок «Проекты».

Несколько раз в год я делаю «усиление» именно на Хвосты, по сути «Тотальная зачистка Хвостов может выступать уже моим проектом-целью». Например, Компьютерный ДеХвостинг.

Делюсь своими шагами и размышлениями.Что я сделала:

1-     Сместила саму дату начала проекта «Отчеты ЗАРАНЕЕ» (раньше было 1 октября)

Если посмотреть на «загрузки» то ясно, что проект ОТЧЕТЫ ЗАРАНЕЕ начинать надо не с 1 октября (когда загрузится банк), а с 1 сентября - когда еще «светлое время» лайт-режима. С 1 октября уже начнется движуха по основной части проекту.

Это простое решение на удивление мне пришло не сразу (нейронные связи рулят).

2-     Максимально сместила даты сдачи отчетов (раньше было согласно сроков ИФНС, просто не позднее)

Раньше в ИФНС отчеты сдавалась с красной датой 20 число (. Первое время , даже когда сроки увеличили я (также!!! До последней минуты ночи) в холодном поту их сдавала 20 числа и только в первые полчаса «отходняка» понимала, что срок 25 ))) Потом, постепенно, с таким же успехом я сместилась и привыкла к 25. Но ничего не изменилось! Осталась нейронная связь в мозге. Крайний срок 25 и тот же круг «в последний момент».

 Я подумала и решила - смещаю сроки по-максимуму, никаких поблажек. Ставлю ЗАРАНЕЕ по всем отчетам! Через 3-5 таких вот марш-броска даже клиенты по НДС сегодня знают- мы сейчас сдаем отчет НДС до 20-го!

Разговор на планерке с сотрудником показал, что «Зарплатные» отчеты она начинает сдавать СЗВ М с 5 числа (и заканчивает 15), РСВ числа с 10 и т.д. У моего сотрудника , тупо не было установки ЗАРАНЕЕ. (Ну это моя вина и формально она права, сроки то не нарушаются). Я установила новые даты. Могу сказать, что привычку мне тоже у нее пришлось подламывать. Но! Постепенно получилось. Сейчас до 15 числа у нас сдается весь столбик по зарплатным отчетам клиентов - это крайняя дата.

3-     Проработка списка «тормозящих» (раньше вообще не фиксировала этот список)

·        Я сделала список «отвлекающих» и «тормозящих» в период отчетов, постепенно его стала дополнять . Оказалось, что в этот список попадает пункт «закончился ключ». Сейчас сентябрь, я точно не хочу в квартальные и тем более в декабре носиться «за ключами». Сейчас в сентябре будет проверка ключей и звонки клиентам, чтобы они получили новые ключи из ИФНС ( у некоторых ключи пока действуют еще СБИС)

·        В список «тормозящих» попал банк (выписки) которые обычно у нас запрашиваются до 5 числа. Нет, в сентябре делается рассылка (примерно 25 сентября) где будет с напоминанием о первичке ЗАРАНЕЕ. И НДС-ники банк нам присылают 1 октября.

·        В список «тормозящих» попали изменения по сотрудникам, зарплатам и т.д. Так что сбор данных по зарплате начинается уже 15 сентября. (конечно есть компании в которых такое смещение сроков сделать невозможно)

4-     Сделала простой АВС анализ компаний по «сложности» для создания «заготовок» в сентябре (раньше не давала сотрудникам это мелкую разбивку и не смещала простые компании так рано по отчетам)

Очень простой и условный : простые, средние, сложные фирмы.

Простые и средние фирмы по отчетам готовятся в сентябре.(нулевки , с одной ЗП и т.д.) Заготовки формируются вплоть до момента «кнопочка отправить» в сбис - отправляются уже 1-3 октября.

Главное-Максимальное поднятие по срокам «заранее», каждой группы.

5-   Хвосты и недоделки, влияющие на скорость сдачи отчетов, начинают зачищаться в сентябре. Первая волна (за период до 1 сентября) и потом уже по росту. Например, «раздвоение по 62 счету по договорам», которое потом вываливается в 62.02, или по 60 счету и т.д. Все мелкие недолеты, под статусом «претендент на торможение квартального отчета» становятся под пристальное внимание уже в сентябре.

6-     Карта смещения сроков (общими мазками) в которой я смещаю сроки на ЗАРАНЕЕ (раньше не делала)

Конечно, есть таблицы чек-листов по отчетам, планировщики и т.д. Но если поставить задачу «МАКСИМАЛЬНО СМЕСТИТЬ» сроки-то самый оптимальный вариант сделать наброски в таблице. В ней сразу будут видны накладки по датам. Вот грубый черновой набросок такой таблицы «максимального смещения» (он конечно в стадии доработки).

.

Мои ошибки, по которым я «не дожимала» проект «Квартальные отчеты Заранее»:

1-Искаженное ощущение «куча времени» успею! (25 дней)

Пользу «таблицы максимального смещения» заметите только когда, самостоятельно начнете разбрасывать по датам задачи.

.Вот еще одна реальность, при оцифровке ресурсов времени: Если вычесть выходные, то остается 14 дней в октябре (до 20 числа). Вот и реальность октября-не 25 дней , а всего 14 на сдачу отчетов заранее в октябре.

2- Практически не использовала сентябрь, как ресурс времени.

Понятное дело, бухгалтеру есть чем заняться. Но сейчас в приоритетных задачах сентября уже стоит «отчетность» .

3- Максимализм.

Вот возьму кучку и сделаю все сразу. Так-то все верно. Но «сбросив» мелочь и по - возможности все скинув на сентябрь - получается максимальная разгрузка октября.

4-Не учитывала % влетающих задач

Не оставляла «свободные участки» подальше до срока сдачи. А иногда это 50-60% времени в самую жару отчетов.

В бухгалтерии, % влетающих задач, внешних факторов ворующих время, а главное задач, которые нельзя спланировать по объему и по времени очень велик. Поэтому планируя отчетный период надо оставлять максимально больше воздуха свободного времени- «на всякий случай»

5-Не брала во внимание риски. Например, слетел жесткий диск или заболела. Излишняя самоуверенность. А это % времени, которое тоже можно смело вычеркнуть из банка «доступного периода времени для отчетов».

6-Не использовала правило «Каждый день». Самый простой инструмент. Каждый день блок задач только по проекту отчетность, начиная с сентября. И каждый день вопрос себе:

Что еще я могу сделать сегодня чтобы сдать отчеты максимально ЗАРАНЕЕ?»