Зачем нужна система электронного документооборота?
Система автоматизации бизнеса реализуется в виде корпоративного софта. На сегодня популярностью пользуются программы: DOCUMENTUM, А2Б, Директум, СЭД Дело, МОТИВ, Тезис, БОСС-Референт. Решение бывает облачным или коробочным. В первом случае открывается доступ каждому сотруднику на его рабочем устройстве через браузер. Взимается ежемесячная плата за обслуживание, но изначально ничего покупать не требуется. Во втором случае приобретается софт, устанавливающийся на сервер компании. Другие получают доступ к нему по внутренней сети.
Интерфейс системы электронного документооборота (СЭД) схож с окном почтовой программы. Программа показывает, какие задачи сейчас исполняются, сколько осталось времени, кто за них ответственный.
К преимуществам системы электронного документооборота (СЭД) относятся:
Экономия средств. Моя компания стала экономить в год до 30 тыс. руб. только на одной бумаге. Бонусом стала экономия тонера для принтера, папок, скрепок для степлера и пр. Если у кого-то есть дочерняя компания в другом городе или районе, не нужно пользоваться почтовыми службами или курьерами для передачи документации.
Уменьшение ошибок. Поскольку маршруты отправки составляются заранее, отсутствует вероятность ошибочной передачи файла в другие руки. Задание не потеряется, сроки не сорвутся. При составлении документа система сама подскажет, если какое-то поле осталось пропущенным. В любом случае исправить электронный файл проще, чем переписывать и распечатывать заново бумажный вариант.
Простота контроля. Руководитель и отправитель могут отслеживать время прочтения файла, видеть его статус (на рассмотрении, одобрен, задача завершена).
Экономия времени. Теперь нашей фирме не нужно ждать по несколько часов доставки пакета документов со склада, расположенного на другом конце города. Согласование занимает не 1-2 дня, а происходит сразу, поскольку после прихода сообщения высвечивается уведомление. В несколько отделов распоряжения отправляются одним кликом. Благодаря этому мы смогли перенаправить часть сотрудников на другую работу.
Легкость использования. Любую документацию можно легко найти через систему поиска. Поисковая строка поддерживает разные параметры: по дате, названию, получателям, срокам. Просматривать файлы можно через ПК, смартфон, планшет, подключенные к системе электронного документооборота.
Высокая надежность. Документам не страшна повышенная влажность, пожар, грызуны. Электронные бланки не портятся со временем, у них не выгорает краска.
Удобство хранения. Все хранится на сервере. При необходимости настраивается бэкап. Доступ к разным файлам строго разграничен исходя из должностных обязанностей, полномочий. Подчиненные видят то, что относится к их работе. Руководитель видит все движение документации.
Этапы внедрения
Выделю основные этапы процесса:
Определить, каким сотрудникам необходим доступ к СЭД. Обычно это кадры, бухгалтерия, товарный отдел, склад и руководство.
На основании потребностей компании формируется запрос к оператору или разработчику ЭДО.
Поставщик проверяет технические характеристики корпоративного сервера или компьютеров на соответствие минимальным требованиям для использования СЭД. При необходимости оборудование модернизируется.
Приобретается необходимое программное обеспечение или рабочие ПК подключаются к облачному сервису.
Настраиваются уровни и права доступа. Определяются категории документов, которые будут видеть сотрудники разных отделов.
Строятся маршруты согласования. В зависимости от рабочих задач определяются адресаты для отправки корреспонденции.
Настраивается совмещение ЭДО с рабочей CRM, 1С, другими процессами.
Происходит обучение сотрудников использованию программы. Отдельно обучается администратор.
Поскольку СЭД легко масштабируема, за отдельную плату возможна индивидуальная доработка софта под узкие потребности заказчика. Это делает внедрение системы еще более оправданным, повышает удобство использования.
Какие бывают проблемы при внедрении СЭД
При внедрении системы автоматизации бизнеса не избежать сложностей. Например, для начала придется перевести в цифровой формат имеющийся архив. Если он большой, это займет время. Зато потом у всех будет доступ к файлам со своего рабочего стола.
Когда в компании все решается на словах без оформления распоряжений, это экономит средства на бумагу, но так трудно отследить, кому поручено задание, выполнено ли оно в срок. Возникают сложности по аналогичным новым согласованиям, ведь постепенно принятые решения забываются. В таком случае нужно продумать порядок движения внутренней документации и ключевых участников, кто должен этим заниматься.
Осваивать программы больше нравится молодым сотрудникам. А вот пожилые воспринимают СЭД с опаской, не спешат ею пользоваться. В таком случае руководство может подавать пример, а также пересмотреть штат компании, заменив служащих, работающих с файлами.
На мой взгляд внедрение СЭД и внутреннего документооборота значительно упрощает многие процессы. Это экономит время доставки бумаг, экономит средства на печать, делает работу прозрачной. Адаптация заняла у нас месяц. После этого все пользовались ЭДО, как будто так всегда и было.
Начать дискуссию