Правила приема на работу: документы и нюансы

Пакет документов

Прежде чем перейти к заключению трудового договора, сотрудник обязан предоставить определенный пакет документов. Со списком можно ознакомиться в 65 статье ТК РФ. Комплект включает в себя:

• Документ с информацией о личности сотрудника;

• Трудовая книжка, если она в печатном виде (обязательно делать отметку в книге передвижения) или справка с мокрой печатью с последнего места работы, если ТК в электронном виде;

• Ксерокопия свидетельства индивидуального счета в ПФ;

• Для военнообязанных необходим военный билет (как часто забываем об этом);

• Документ об окончании образовательного учреждения;

• Справка об отсутствии судимости;

• При необходимости предоставляется медицинская книжка с актуальным медосмотром.

В нестандартных ситуациях работодатель имеет право запросить с претендента дополнительные документы. Например, иностранному гражданину придется предоставить разрешение на работу на территории РФ.

!!! Перед передачей документов в отдел кадров, составляется их перечень и утверждается подписью сотрудника. Обязательно он должен дать письменное согласие на передачу личных данных. Не забываем о том, что с 1 сентября 2022г. Роскомнадзор ужесточил правила работы с персональными данными.

Профессиональная дисквалификация

Если человек претендует на руководящую должность, потребуется удостовериться, что он не имеет дисквалификации. Профессиональная дисквалификация – участие физического лица в административных правонарушениях, которое повлекло ограничение в возможности занимать определенную должность. Работодатель может сам получить необходимую информацию в специальном реестре налоговой службы https://service.nalog.ru/disqualified.do

По закону информация об дисквалифицированных лицах на официальном сайте предоставляется бесплатно и в открытом виде для любого человека. В платные услуги входит получение справки об отсутствии данной информации или выписки на определенного сотрудника. Их стоимость – 100 руб. Срок предоставления документа – не более 5 рабочих смен, включая день обращения. При этом форма и процедура оформления установлена Приказом ФНС России от 10 декабря 2019 г.

Медицинский осмотр

Существует ряд профессий, которые обязаны проходить медицинский осмотр перед приемом на работу и в последующем каждый год. Они указаны в Приказе № 29н от 28 января 2021 года «Об утверждении проведения предварительных и периодических медицинских осмотров….». Это касается и осмотра у психиатра (Приказ Минздрава от 20.05.2022 № 342н «Об утверждении порядка прохождения обязательного психиатрического освидетельствования работниками…»).

В основном, медицинское обследование необходимо для специалистов, которые работают во вредных или опасных для здоровья человека условиях труда, при работе в общественном питании или при регулярном контакте с людьми разных возрастов. Важно отметить, что список врачей, от которых необходимо получить допуск к работе изменяется, в зависимости от специфики работы, поэтому перед прохождением осмотра важно работодателю сделать отметку в медицинской книжке о должности, которую хочет занять претендент.

Локальные нормативные акты

В интересах работодателя как можно раньше ознакомить будущего работника с внутренними нормативными актами. Это документы, которые регламентируют порядок взаимоотношений сторон в определенных ситуациях, не урегулированных на уровне законодательства. Например:

• Правила трудового распорядка;

• Материальная ответственность;

• Соглашение о неразглашении и прочие.

Нормативные акты делятся на два вида: обязательные и дополнительные. Первые - дают для ознакомления под подпись сотрудника до заключения ТД. Остальные могут предоставляться уже во время работы и просто для ознакомления. Например, «Правила ведения документов».

Трудовой договор

На подписание письменного трудового договора выделяется 3 рабочих дня с момента, когда сотрудник приступает к своим обязательствам по поручению работодателя. Стоит отметить, что в законодательстве нет определения «фактического допущения к работе», поэтому рекомендуется дату фиксировать в нормативном акте. Это поможет избежать в будущем споры и конфликты между сторонами.

Рабочий договор составляется строго по регламенту статьи 57 ТК РФ. Требования к процедуре подписания договора:

1. Заключение именно в письменной форме.

2. Наличие двух экземпляров, подписанных обеими сторонами. Один остается у сотрудника, второй – у работодателя.

3. Письменное подтверждение работника, о получении своего экземпляра документа на экземпляре работодателя.

Перед официальным выходом на работу, руководитель обязан оформить приказ о приеме сотрудника на работу. Данный приказ не должен противоречить уже подписанному трудовому договору, но в отличие от него может иметь как стандартную форму, так и индивидуальную под каждое предприятие. На подписание приказа сотрудником дается 3 суток со дня выхода на рабочее место. Сотрудник считается официально принятым только после заключения трудового договора и подписания приказа о приеме.

На время испытательного срока или в случае, если работа временная, может быть составлен гражданско-правовой договор. При его заключении упрощаются правила приема на работу, не делается отметка в трудовой книжке, не заводится личная карта сотрудника и меняются условия труда. Регулирует взаимодействия подчиненного и работодателя в данном случае Гражданский Кодекс РФ. Безосновательная замена Трудового договора на Гражданский преследуется контролирующими органами и может привести к административной ответственности.

Заключительные процессы

Для сотрудника официальная часть приема на работу заканчивается на приказе, а вот руководителю или отделу кадров предстоит еще долгая процедура оформления. Первоначально необходимо завести личную карту сотрудника по форме Т-2. Сюда вводится вся персональная информация, включая воинский учет. Для воинского учета необходима не только карточка Т-2, но и Т-10.

С 1 сентября 2021 личные карточки сотрудников формы Т-2 не обязательны для оформления. Это связано с отменой Правил ведения и хранения трудовых книжек. Но автоматическая отмена карточек не произошла. Надо издать приказ об отказе от ведения Т-2. А если обязанность по ведению Т-2 упоминается где-то в локальных актах компании, тогда их тоже надо изменить.

Уведомление органов управления

О принятии на предприятие нового человека должны знать не только коллектив на рабочем месте, но и некоторые государственные органы. В зависимости от ситуации важно уведомить о событии местное управление:

•По стандарту СЗВ-ТД подается информация в Государственный Пенсионный фонд о приеме или увольнении физического лица. Необходимо уложиться в срок – не позже даты подписания приказа о приеме или расторжении ТД.

• Если ранее (в течение 2-х последних лет) человек занимал должность на государственной или муниципальной службе, необходимо уведомить бывшего работодателя о заключении нового трудового договора. Ознакомиться со списком профессий можно в указе Президента РФ от 21.07.2010 № 925 «О мерах по реализации отдельных положений закона "О незаконности коррупции"» и указе Президента России от 18.05.2009 № 557. Уведомление допускается отправить в течение десяти рабочих суток.

• О приеме военнообязанного сотрудника важно сообщить военному комиссариату. Обязанность реализуется в период двух недель, после принятия человека на работу.

• Об иностранных лицах и людях без гражданства сообщают в местные органы МВД. На эту процедуру дается 3 рабочих дня. Уведомление оформляется в обязательной форме, установленной Приказом МВД России от 30 июля 2020 № 536., который действителен с 1 января 2021.

Проведение инструктажа

Прежде чем допускать нового сотрудника к работе в обязательном порядке должен быть проведен инструктаж. Всего выделяется два этапа:

• Вводный. После подписания необходимых документов, проводят инструктаж для всех новых работников сразу. Заниматься процедурой может сотрудник по охране труда или иной уполномоченный специалист.

• Первичный. Проводится в начале первого самостоятельно дня. Ответственный за первичный инструктаж – непосредственный руководитель. Процедуру можно пропустить, если специфика работы не связанна со сложным оборудованием (ремонт, обслуживание, испытания), применением технически сложного инструмента или использованием и хранением определенного вида сырья.

Требуется вести специальный журнал. После каждого вводного или первичного инструктажа обязательно делать отметку и просить сотрудника оставить подпись, подтверждающую ознакомление с охраной труда работников предприятия.

Только после подписания всех документов, уведомления органов местного управления и проведения инструктажа, работодатель может вздохнуть спокойно и отправить сотрудника к самостоятельной работе. Весь процесс иногда значительно затягивается, если допускается испытательный срок и часы стажировки.