Аренда квартиры в командировке у физлица

Согласно ч. 2 ст. 168 ТК РФ порядок возмещения командировочных расходов (в том числе и по оплате жилого помещения) устанавливается коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Также в колдоговоре прописывается должен ли работник проживать обязательно в гостинице или вправе снять себе квартиру, а также какие конкретно документы о найме жилого помещения должен предоставить по возвращении из командировки

НК РФ не содержит требований к документу, который должен представляться налогоплательщиком в подтверждение расходов по найму жилого помещения.

В таком случае подтвердить расходы на наем жилья можно документами в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК, письмо Минфина от 15.01.2016 № 03-03-07/803).

Итак, если работник решил остановиться у частного лица во время командировки, то он должен заключить письменный договор. 

В договоре указывают:

✅ Личные данные обоих участников с реквизитами паспортов.

✅ Предмет договора – найм квартиры.

✅ Адрес жилого помещения, его определяющие характеристики.

✅ Права и обязанности (стандартные).

✅ Стоимость.

✅ Срок действия.

✅ Дата оформления.

✅ Подписи сторон.

Также желательно потребовать у владельца квартиры документ о праве собственности и выписку из управляющей компании, где будут указаны сведения о зарегистрированных лицах. Как правило, с этим проблем не возникает, ведь собственник жилья нередко сталкивается с такими просьбами.

Как оплачивать?🤔

Оплачивать наем квадратных метров лучше всего наличными под расписку владельца. Такой документ не только подтвердит расходы для бухгалтерии, но и будет принят в налоговой инспекции.

Написать расписку должен наймодатель, указав:

✅ Свои данные с реквизитами паспорта и адресом прописки.

✅ Получил от… Указывают те же данные нанимателя.

✅ Сумма.

✅ За что получил деньги.

✅ Дата и подписи обоих участников.

Что нужно сдать в бухгалтерию? 🤔

В бухгалтерию предоставляют всего 3 документа:

✅ Приказ директора о направлении со служебным заданием в такой-то населенный пункт.

✅ Договор найма жилья.

✅ Расписка о получении денег от наймодателя.

Это подтверждается постановлением ФАС Северо-Западного округа от 26.02.2008 по делу N А26-1621/2007.

Нужно ли удержать НДФЛ из доходов сотрудника? 🤔

В пункте 3 статьи 217 налогового кодекса говорится о том, что ни страховые взносы, ни НДФЛ не взыскиваются с расходов на наем жилья работником в командировке, которые были возмещены работодателем, если суммы не превышают установленных норм:

✅ Командировка в населенный пункт на территории РФ – не более 700 рублей за сутки.

✅ Проживание за границей – не более 2500 рублей за сутки.

Итак, самое главное, что нужно запомнить человеку в командировке – не пренебрегать сбором документов, которые подтверждают оплату найма жилья.