Новая форма персонифицированных сведений-2023: что надо знать бухгалтеру

Речь про Приказ ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11-878@.

Нормы законодательства

Положения по представлению сведений для индивидуального (персонифицированного) учета закреплены в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ст. 11). С 01.01.2023 ст. 11 закона № 27-ФЗ будет применяться в новой редакции. Изменения были внесены Федеральным законом от 14.07.2022 № 237-ФЗ (п. 12 ст. 2).

Закон № 27-ФЗ (п. 8 ст. 11) обязывает плательщиков взносов (за исключением страхователей, применяющих специальный налоговый режим АУСН) представлять о каждом работающем у них застрахованном лице, а также о лицах, с которыми заключены:

• договоры ГПХ о выполнении работ (об оказании услуг);
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе, -

сведения:

• о сумме заработка (дохода), в том числе на который начислялись страховые взносы;
• сумме начисленных страховых взносов.

Представление сведений для индивидуального (персонифицированного) учета предусмотрено п. 1 ст. 11 закона № 27-ФЗ и НК РФ (п. 7 ст. 431).

Порядок представления сведений по приказу ФНС

Организации – страхователи, уплачивающие страховые взносы, должны подавать сведения персонифицированного учета по месту своего нахождения и по месту нахождения обособленных подразделений. Речь идет об обособленных подразделениях, которым организациями открыты счета в банках и которые уполномочены начислять и осуществлять выплаты и иные вознаграждения физическим лицам. Для этих плательщиков взносов коды мест представления сведений в ИФНС, в частности, будут следующие:

• 214 – по месту нахождения российской организации;
• 217 – по месту учета правопреемника российской организации;
• 222 – по месту учета российской организации по месту нахождения обособленного подразделения;
• 240 – по месту нахождения юридического лица – (главы) КФХ.

Физические лица должны представлять аналогичные сведения по месту жительства. Для этой категории страхователей коды мест представления сведений в ИФНС такие:

• 112 – по месту жительства физического лица, не являющегося ИП, иного лица, занимающегося в установленном порядке частной практикой;
• 120 – по месту жительства ИП;
• 121 – по месту жительства адвоката, учредившего адвокатский кабинет;
• 122 – по месту жительства нотариуса, занимающегося частной практикой;
• 124 – по месту жительства члена (главы) КФХ.

Приказом № ЕД-7-11-878@ утверждены:

• форма персонифицированных сведений о физических лицах (приложение 2);
• порядок заполнения формы персонифицированных сведений о физических лицах (приложение 4);
• формат представления персонифицированных сведений о физических лицах (приложение 6).

В персонифицированные сведения входят персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу за период, за который представляются сведения. Код периода нужно будет заполнять в соответствии с кодами, приведенными в приложении 3 к порядку заполнения формы о персонифицированных сведениях. Например, при подаче сведений за январь определяющий период код будет 01. В случае реорганизации или ликвидации организации при подаче сведений за январь определяющий период код будет 71.

Персонифицированные сведения следует представлять налоговикам по утвержденным форме или формату не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. Крайним днем подачи сведений за январь 2023 года будет 27.02.2023, поскольку отчетная дата – 25.02.2023 приходится на выходной день (субботу).

С 01.01.2023 персонифицированные сведения в отношении каждого работающего у плательщика взносов застрахованного лица налоговики должны направлять в СФР не позднее:

• дня, следующего за днем получения сведений от страхователя в форме электронного документа;
• пяти рабочих дней – со дня получения сведений от страхователя на бумажном носителе.

Титульный лист персонифицированных сведений отличается от стандартного титульного листа дополнительным полем «ОГРНИП». В нем ИП и главы КФХ должны указывать государственный регистрационный номер в соответствии с листом записи ЕГРИП.

Раздел персональные данные заполняется работодателями – страхователями на всех застрахованных лиц, с которыми заключены трудовые договоры и договоры, приведенные выше.

Пять из семи показателей, приводимых в этом разделе, соответствуют показателям формы СЗВ-М, представляемой в текущем году в ПФР ежемесячно.

Появились две новые строки:

• 010 – предназначена для указания признака аннулирования сведений о физическом лице;
• 070 – предназначена для отражения сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица.

Строку 010 нужно заполнять при аннулировании ранее представленных данных, отраженных по строкам 020 – 060. В случае аннулирования сведений в строке 010 нужно будет указать признак «1». При этом в ячейках строки 070 следует проставить прочерки. При первичной подаче сведений признак аннулирования в строке 010 не проставляется.

Порой возникает необходимость внести исправления в данные о физическом лице, которому начислены выплаты и иные вознаграждения. Например, нужно исправить фамилию или имя, либо уточнить ИНН. В этом случае одновременно с указанием по строке 010 признака аннулирования «1» следует представить исправленные данные о физическом лице по строкам 020 – 060, а также указать сведения о начисленных суммах выплат и иных вознаграждений.

По строке 070 указывают сумму выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиком взносов физическому лицу за период, за который представляются сведения. Если начислений в отчетном периоде не будет, в ячейках строки 070 следует проставить прочерки.

Порядок представления сведений в ИФНС (п. 7 и 10 ст. 431 НК РФ) в будущем году не меняется. Исходя из этого плательщики страховых взносов с числом застрахованных лиц 11 и более, должны будут представлять персонифицированные сведения в электронной форме по ТКС с использованием УКЭП. Если число застрахованных лиц, которым начислялись выплаты и иные вознаграждения, составит 10 человек и менее, плательщик взносов вправе будет выбирать представлять ли сведения в электронной форме или подавать их на бумажном носителе.

Способу и виду представления сведений в ИФНС присвоены следующие коды:

• 01 – на бумажном носителе (по почте);
• 02 – на бумажном носителе (лично);
• 04 – по ТКС с УКЭП;
• 09 – на бумаге с использованием штрих-кода (лично);
• 10 – на бумаге с использованием штрих-кода (по почте).