Лишь теория решает, что мы ухитряемся наблюдать!
Эйнштейн Альберт[1]
Название моего блога начинается со слов «управление сложностью». Проблема возрастающей сложности мира и, как следствие, организаций[2] была обозначена в «Прологе» к блогу[3].
Там я описал эту проблему и констатировал, что «наступил кризис управления сложностью». Затем сформулировал главный проблемный вопрос блога: как управлять сложными организациями при возрастании их сложности (разнообразия)?
В итоге заключил, что «пока не будет получен ответ на него, избежать возрастания хаоса, неопределённости и энтропии в мире будет невозможно»[4].
И в завершении написал: «столкновение с этой проблемой в моей практике менеджмента и стало прологом для разработки мною Технологии Управления Задачами (ТУЗ, Tasks Management Technology, TMT, Total Tasks Management, TTM®) и толчком для написания блога».
Думаю, сейчас пришло время подвести итог и ответить на вопрос: почему Технология управления задачами (ТУЗ) – это управление возрастающей сложностью организаций, а, отсюда, и сложностью вообще?
Ответом на данный вопрос, я постараюсь убедить вас в том, что благодаря разработке ТУЗ мне удалось найти способ преодоления проблемы «управления сложностью». Что ТУЗ – это как раз именно то, что требуется для этого. Что это чёткий и однозначный ответ на вопрос: как управлять сложными организациями при возрастании их сложности (разнообразия)?
Теперь я твёрдо могу сказать: путём применения Технологии Управления Задачами (ТУЗ, Tasks Management Technology, TMT, Total Tasks Management, TTM®). И это я вам сейчас обосную. И пусть кто-нибудь опровергнет мои доводы или поставит их под сомнение.
И прежде, чем начинать, оговорюсь. Тема статьи требует написания отдельного труда. Поэтому здесь я лишь зацеплю определённые её моменты, которые требуют обсуждения. Как говорится, «на затравку». Чтобы спровоцировать диспут.
Как бы это сделать проще, чтобы не растекаться «весью по древу» и не переписывать весь блог заново, только в другой логике? А попробую вот так. И будь, что будет.
ТУЗ — это управление возрастающей сложностью организаций, а отсюда, и сложностью вообще — потому что с её помощью полностью выполняется закон «необходимого разнообразия» из Теории систем[5]. Ведь именно этот закон нужно выполнить, чтобы справиться со сложностью (разнообразием)[6].
Напомню содержание самого закона:
«Создавая систему, способную справиться с решением проблемы, обладающей определённым, известным разнообразием (сложностью), нужно обеспечить, чтобы система имела ещё большее разнообразие (знание методов решения), чем разнообразие решаемой проблемы, или была способна создать в себе это разнообразие (владела бы методологией, могла разработать методику, предложить новые методы решения проблемы).
Применительно к системам управления закон «необходимого разнообразия» может быть сформулирован следующим образом: разнообразие управляющей системы (системы управления) Vсу должно быть больше (или по крайней мере равно) разнообразию объекта управления Vоу: Vсу≥Vоу».[7]
Как я уже говорил, этот закон означает, что сложность можно победить только тем же или бóльшим уровнем сложности.
Но я пошёл дальше. Я создал систему управления потоком задач (Систему УПЗ)[8], обладающую не просто бóльшим уровнем сложности (разнообразия) управляемой организации, а сделал так, чтобы она была способна создать и увеличить в себе эту сложность (разнообразие) под любые нужды в любой момент времени.
И делает она это путём применения Технологии Управления Задачами (ТУЗ). А точнее — по Технологии Управления Задачами.
Теперь система УПЗ, применяющая ТУЗ и функционирующая по ней, способна создать в себе сложность (разнообразие), которая необходима для оперирования возрастающей сложностью управляемой организации. Таким образом, ТУЗ — это как раз та методология (метод), которым обладает система УПЗ, по которой она работает и которая позволяет системе УПЗ создавать и увеличивать в себе сложность (разнообразие).
С помощью ТУЗ можно масштабировать систему УПЗ под любые потребности, вызванные обстоятельствами внешней среды. О том, как это происходит, я рассказал в статье «Сборка систем и организации из Реестров процедур (онтогенез организации)»[9]. Саму же ТУЗ я описал в Разделе 7. «Технология управления задачами (ТУЗ)». Читайте.
Здесь же не буду повторяться. А лишь отвечу на вопросы:
за счёт чего был выполнен закон «необходимого разнообразия»?
И каким путём я его выполнил?
Ответ прост:
за счёт понимания факторов, реально создающих (задающих) сложность (разнообразие) организации;
путём построения достаточно простой и универсальной модели организации так, чтобы она позволяла охватывать и адаптировать организацию под всё возрастающую сложность;
и путём разработки ТУЗ, которая определяет алгоритм и процесс самоорганизации — развития организации — её онтогенез, ведущий к самопроизвольному «рождению и увеличению сложности» управляющей системы (в моём случае — системы УПЗ) вслед за возрастанием сложности самой организации.
Итак, что действительно в корне своём создаёт (задаёт) сложность (разнообразие) организации? Не абстрактно, не в виде каких-то там условий и обстоятельств. А конкретно. Чем реально обуславливается сложность организации внутри её самой?
Если, отбросить всю шелуху и ответить кратко, то всего тремя факторами:
задачами,
сущностями,
временем.
Вот три вполне конкретных фактора, которые создают сложность организации.
Первый фактор — это, конечно же, задачи. А именно интеллектуальные задачи.
Турбулентность внешней среды беспорядочно и случайно (стохастически) порождает огромный объём интеллектуальных задач[10] внутри организации. Это означает, что для изменения свойств организации с целью её адаптации под усложняющиеся внешние условия, нужно оперировать такой сущностью, как «задача», а точнее «интеллектуальная задача».
Именно их количество и переменчивость в сегодняшнем мире создают (задают, предопределяют) сложность и разнообразие внутри организации: постоянная отмена устаревших задач, выработка и постановка новых задач, изменение приоритетов в задачах, перераспределение усилий и ресурсов между задачами, изменения в сроках задач, контроль выполнения задач и т. д. И всё это интеллектуальные задачи.
И правда. Начали западные страны санкционную войну против России, инициировали пандемию, поломали логистические цепочки. В результате российские коммерческие организации вынуждены были на это как-то реагировать, чтобы выжить. А любая реакция через что выражается? Через действия. А действия чем предопределяются? Задачами. Задачами, порождёнными проблемами[11], вызванными изменившимися обстоятельствами и условиями внешней среды.
Поэтому, в блоге я и обосновываю необходимость перехода на уровень такой элементарной частицы управления, как «ЗАДАЧА». Описываю её[12]. И обозначаю, что она должна стать главной сущностью менеджмента[13].
Таким образом, я подвёл вас ко второму фактору, задающему сложность — к сущностям.
Как я говорил ранее, задача всегда объектна. То есть это всегда воздействие на какой-то известный объект[14]. В организациях таким объектом является «сущность», в том числе в виде её конкретного процессного объекта (КПО). Сущность и КПО я описал в статье «Понятие «сущность» в Разделе 2. «Главная сущность менеджмента — «ЗАДАЧА».
Турбулентность внешней среды порождает огромный объём интеллектуальных задач в отношении сущностей и их КПО, уже оперируемых в организации. То есть в отношении тех сущностей и их КПО, которыми организация уже управляет, которые уже имеются и о которых она знает.
Но это также происходит и в отношении вновь появившихся (порождённых) — новых сущностей и их КПО. Ведь турбулентность заключается ещё и в том, что она их беспорядочно и случайно (стохастически) генерирует. Вдобавок к тем которые уже имеются. А также в том, что она заставляет ликвидировать некоторые старые, отмирающие сущности. Прекращать их использовать, переставать оперировать ими.
Я уже говорил, что «технологический прогресс плодит всё новые и новые сущности. Как правило, эти сущности из интеллектуальной сферы, часто абстрактные. Рост количества сущностей увеличивает запутанность[15], так как возрастает количество связей между ними». Указал, что «размножение сущностей требует оперирования ими, чтобы удерживать ситуацию под контролем, чтобы не нарушались порядки, не появлялись хаос и беспорядки»[16].
Так же я писал, что сейчас «в основном — это нематериальные (нефизические) сущности, часто абстрактные, а следовательно сущности, относящиеся к сфере интеллектуального труда. Труда, предполагающего выполнение интеллектуальных задач[17]. То есть выполнение различных аналитических, мыслительных задач, связанных с переработкой большого объема разнообразной информации, с использованием интеллекта и, как следствие этого, — с мобилизацией работы мозга: памяти и внимания.
Ведь только с помощью мозга мы можем оперировать нематериальными (нефизическими), в особенности абстрактными сущностями. Например, такими, как «задача». При этом надо помнить, что интеллект — это способность создавать новое качество из стандартных элементов, используя знания и эрудицию. Можно сказать, что с помощью интеллекта мы и создаём новые сущности.
И это условие, серьёзно усложняющее интеллектуальный труд, в первую очередь управленческий.
Ведь оперирование всеми этими сущностями подразумевает выполнение интеллектуальных задач уже в отношении их самих. А это опять же интеллектуальный труд. И чем сущностей больше, тем больше придётся трудиться»[18]. То есть тем больше придётся выполнять интеллектуальных задач.
И здесь обозначается тесная связь между количеством сущностей и количеством задач, выполняемых в отношении этих сущностей. Количество задач прямо пропорционально количеству сущностей и их КПО. Зависимость непосредственная, так как связь прямая. Она формирует пару: «сущность-задача».
Об этом я говорил ранее, когда описывал различия между дискретной задачей (ДЗ) и эпизодической задачей (ЭЗ). Тогда я писал: «Количество ДЗ всегда прямо пропорционально зависит от количества оперируемых сущностей и частотности дискретных периодов, на которые они ставятся. А количество ЭЗ прямо пропорционально количеству ПС и количеству КПО, порождаемых внутри ПС, при наступлении запускающих событий (ЗС)».[19]
При этом надо учитывать, что и сама задача — это тоже сущность. Есть даже задачи в отношении задач, как сущностей и их КПО. Например, есть эпизодические задачи в отношении шаблонных дискретных задач (ШДЗ)[20], или в отношении целевых стратегических задач (ЦСЗ)[21], или даже в отношении шаблонных эпизодических задач (ШЭЗ)[22] и т. д.
И понимание связи между количеством задач и количеством сущностей и их КПО (в том числе самих задач в этом качестве) — это очень важный момент в разрешении проблемы «управления сложностью». Этот факт лежит в основе модели, используемой для управления потоком задач.
Но прежде, чем об этом говорить, давайте обсудим третий фактор, задающий сложность организации — время.
Всё бы ничего, если бы и сущности, и задачи плодились не спеша. То бишь если бы это происходило медленно, в рамках и на протяжении больших — длинных отрезков времени. Тогда бы и турбулентность не была бы турбулентностью.
Но благодаря научно-технологическому прогрессу произошло ещё и такое изменение, как «ускорение времени». На самом же деле — это не время ускорилось, это увеличилась плотность внешних и внутренних событий, происходящих в очень сжатые отрезки времени и порождающих задачи. Что создаёт ощущение, что время ускорилось.
Данное означает, что те события, которые раньше происходили, например, за месяц, сейчас происходят за день-два. Сие привело к тому, что теперь организации должны реагировать на одни и те же события не за месяц, а за день-два.
То есть в рамках такой реакции выполнить тот же объём задач и с тем же качеством не за месяц, а за день-два. Отсюда, я бы сказал, что произошло не «ускорение времени», а «уплотнение задач во времени». Что и является фактором усложнения.
Ведь эти задачи в указанные день-два надо ещё чётко осознать, сгенерировать, сформулировать, приоритезировать, распределить, делегировать, обеспечить ресурсами, отконтролировать, скоординировать и т. д. При этом надо учитывать уже существующую загрузку сотрудников, ресурсов и то, что в свою очередь выполнение всего этого – это тоже выполнение задач. Задач по управлению потоком задач. Управленческий труд[23].
Следовательно, именно так называемое «уплотнение задач во времени» серьёзно предопределяет сложность организации. Было бы на много проще и легче, если бы всё то же самое можно было бы делать на протяжении больших — длинных отрезков времени.
Но сейчас нам этого не дано. Теперь надо учитывать фактор времени. Серьёзно относиться к расходованию времени. Ведь время – это на сегодня самый невозобновляемый ресурс.
А в чём фактически выражается расходование времени?
В трудоёмкости и длительности выполнения задач.
Чем более трудоёмки и длительны задачи, тем меньше мы можем их выполнить за заданный отрезок времени. Сие означает, что при управлении сложностью организации надо следить за трудоёмкостью и длительностью задач. Минимизировать эти величины.
Таким образом, сложность (разнообразие) организации реально, фактически, действительно и конкретно создаётся (задаётся, предопределяется) плотным и беспорядочным размножением интеллектуальных задач и оперируемых сущностей в очень сжатые отрезки времени.
Исходя из сказанного можно даже дать определение сложности организации.
Сложность организации — это плотное, беспорядочное и случайное (стохастическое) размножение интеллектуальных задач и оперируемых сущностей в очень сжатые отрезки времени внутри организации, как ПОЛИсистеме[24].
И сложность управления организацией заключается в управлении именно этой плотностью[25].
Сейчас же встаёт вопрос: как это делать? Как управлять обозначенной выше плотностью?
Не зря Зигмунд Фрейд говорил: «признание проблемы — половина успеха в ее разрешении». В нашем случае ответ частично уже заложен в определение «сложности организации». В понимание того, что действительно в корне своём создаёт (задаёт) сложность (разнообразие) организации.
В этом определении обозначены три фактора. Вот ими на самом деле и нужно оперировать. Из этих трёх факторов, два — это сущности:
задача,
сущность[26].
Отсюда, оперировать (управлять) надо задачами и сущностями, учитывая время. Так как количество сущностей и их КПО, а также количество задач и их трудоёмкости и длительности предопределяют расходование времени.
Это означает, что в нашем случае время надо использовать как критерий оценки, так как время — не сущность, а метрика — ограничение.
Спрашивается: как всё это делать?
С помощью модели. Желательно с помощью какой-то простой и понятной модели. Так чтобы не создать новую сложность[27].
Вопрос: почему модели?
Потому что без модели невозможно управлять сложными системами, из которых состоит организация, как ПОЛИсистема. Потому что, когда сложность системы, а тем более ПОЛИсистемы, возрастает, то её уже невозможно знать на уровне отдельных объектов (сущностей). Особенно на уровне связей между ними.
Мы их просто не можем удержать в голове. Их такое количество, что их даже нельзя запомнить, не то, чтобы воспринять, объять и понять. А как водится: «Систему, которую трудно понять, трудно и менять. Очень сложно предвидеть, каким будет эффект внесённых изменений»[28].
А что значит менять?
Адаптировать под быстро, беспорядочно и случайно (стохастически) меняющиеся в турбулентной среде внешние условия и события. А если конкретнее, то:
выполнять целевые задачи (ЦЗ)[29] по созданию, изменению и ликвидации систем организации и других их элементов;
менять процессные задачи (ПЗ)[30] в отношении имеющихся сущностей (абстрактных и процессных) и их КПО[31];
захватывать в оборот всё больше новых сущностей и налаживать в отношении их выполнение новых процессных задач.
Возникает вопрос: как при этом объять не объятное? Ведь системы сложные, а сущностей (и тем более их КПО) и задач, выполняемых в их отношении, мириады — великое множество.
Ответ: построить модель и использовать её. Ведь «модель — семантически завершённая абстракция системы, которая создана по принципу полного и самодостаточного упрощения реальности, ставящего целью лучшее понимание системы»[32]. А также «…модель — это усилитель для мозгов. Модель помогает просчитать и понять то, что мы не можем просчитать невооружённым мозгом. Если мозг не может создать новых знаний, то и модель не может. А если может мозг, то и модель может»[33].
Спрашивается: какая это должна быть модель?
Как ни парадоксально, но на самом деле это должна быть совокупность[34] взаимосвязанных МАТРИЦ, внутри которых:
задачи связываются с сущностями, а точнее с КПО контекстных процессных сущностей (ПС),
связывание должно осуществляться посредством параметров времени: трудоёмкостей и дат выполнения задач и исполнения действий.
Всё, точка. Да, да. Всё должно быть именно так просто. Всё остальное — это уже производные и вторичные элементы. А в базе только это.
Как я уже говорил, именно задачи и сущности реально задают сложность организации. Между ними есть прямая связь, обуславливающая прямо пропорциональную зависимость их количества. А, следовательно, обуславливающая прямо пропорциональную зависимость и трудоёмкостей, и длительностей выполнения задач. То есть использования времени.
Дискретные задачи (ДЗ) воздействуют на сущности, а эпизодические задачи на конкретные процессные объекты (КПО) этих сущностей. Нет сущностей — нет и их КПО, а, следовательно и — нет задач, так как не на что воздействовать, нет задач — нет сущностей, а, следовательно и – нет их КПО, так как не зачем на что-то воздействовать.
Ведь воздействие на что-либо — это и есть задачи. Только совместно задачи и сущности создают целостность — организацию. Можно даже сказать, что организация – это множество сущностей и задач, воздействующих на них и их КПО.
К чему я всё это? К тому что в этом лежит ответ на вопрос, какая должна быть модель?
Это должна быть модель, в основе которой лежит МАТРИЦА. Не правда ли, звучит фантастически, в контексте американо-австралийского научно-фантастического боевика «Матрица» (англ. The Matrix)?
Но в жизни пока всё прозаичнее. Для построения модели организации с целью управления сложностью нам нужна матрица из задач и сущностей (в виде КПО, порождённых контекстными процессными сущностями). Ведь, как я уже сказал выше, между задачами и сущностями (и их КПО), существует прямая связь, создающая их прямую зависимость друг от друга.
Продолжение следует.
С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр
Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram-канале "Управление потоком задач".
[1] Альберт Эйнштейн (14.03.1879— 18.04.1955) — физик-теоретик, разработчик специальной теории относительности, один из основателей современной теоретической физики, лауреат Нобелевской премии по физике 1921 года, общественный деятель-гуманист
[2] Смотри статью «Организация — это …» в Разделе 1. «Введение в управление потоком задач».
[3] Читай в Разделе 1. «Введение в управление потоком задач».
[4] О том, почему я так считаю, написано в статье «Без теории нам смерть, смерть …» в разделе 9. «Диспут по менеджменту — по управлению потоком задач».
[5] Теория систем — это научная и методологическая концепция исследования объектов, представляющих собой системы. Она тесно связана с системным подходом и является конкретизацией его принципов и методов. Первый вариант общей теории систем был выдвинут Людвигом фон Берталанфи.
[6] Об этом я говорил в «Прологе» в Разделе 1. «Введение в управление потоком задач».
[7] Читай стр. 63 книги «Теория систем и системный анализ: учебник для академического бакалавриата». В.Н. Волкова, А.А. Денисов. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2017. – 462с. – Серия: Бакалавр. Академический курс.
[8] Читай Раздел 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».
[9] Читай статью в Разделе 7. «Технология управления задачами (ТУЗ)».
[10] Подробнее об этом читай статью «Турбулентность внешних условий жизнедеятельности» в Разделе 3. «Предпосылки появления потребности в повышении производительности интеллектуального труда».
[11] Читай статью «Чем порождается задача?» в Разделе 2. «Главная сущность менеджмента – «ЗАДАЧА».
[12] Описание дано в статье «Что такое задача?» в Разделе 2. «Главная сущность менеджмента – «ЗАДАЧА».
[13] Изучай Раздел 2. «Главная сущность менеджмента – «ЗАДАЧА», Раздел 3. «Предпосылки появления потребности в повышении производительности интеллектуального труда» и Раздел 4. «Ключевая разовая проблема, мешающая повышению ПИТ», а также статью «Задача – это X-фактор управления – квинтэссенция» и статью «Ещё раз – почему всё-таки задача?» в разделе 9. «Диспут по менеджменту – по управлению потоком задач».
[14] Об этом я писал в статье «Что такое задача?» в Разделе 2. «Главная сущность менеджмента — «ЗАДАЧА».
[15] Запутанность — отсутствие порядка, ясности в чем-либо: неразбериха, переплетенность, дезориентированность, каверзность, хитроумность, замысловатость и т. д.
[16] Читай об этом в статье «Усугубление сложности повышения ПИТ» в Разделе 3. «Предпосылки появления потребности в повышении производительности интеллектуального труда».
[17] Читай статью «Интеллектуальный труд» в Разделе 3. «Предпосылки появления потребности в повышении производительности интеллектуального труда».
[18] Подробнее читай об этом в статье «Размножение сущностей, которыми приходится управлять» в Разделе 3. «Предпосылки появления потребности в повышении производительности интеллектуального труда».
[19] Смотри статью «Различия между дискретной задачей (ДЗ) и эпизодической задачей (ЭЗ)» в Разделе 7. «Технология управления задачами (ТУЗ)».
[20] О ШДЗ читай статью «Понятие «шаблонная дискретная задача (ШДЗ)» в Разделе 5. «Задача повышения производительности интеллектуального труда (Задача ППИТ)».
[21] О ЦСЗ смотри статью «Понятие сущности «Целевая Стратегическая Задача (ЦСЗ)» в Разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».
[22] О ШЭЗ я рассказывал в статье «Понятие «шаблонная эпизодическая задача (ШЭЗ)» в Разделе 7. «Технология управления задачами (ТУЗ)».
[23] Смотри статью «Управленческий труд» в Разделе 3. «Предпосылки появления потребности в повышении производительности интеллектуального труда».
[24] О том, что такое организация, и почему ПОЛИсистема, читай в статье «Организация — это …» в Разделе 1. «Введение в управление потоком задач».
[25] И, кстати, по моему мнению, именно проявлением этого выступают такие явления (концепции), как: VUCA-мир, BANI-мир, великое увольнение (тотальное выгорание). В них выражается сложность организаций и сложность управления сложными организациями, в них она в конечном итоге выливается. Но об этом я расскажу позже, в статье «VUCA-мир, BANI-мир и великое увольнение, как проявления возрастающей сложности» в разделе 9. «Диспут по менеджменту – по управлению потоком задач».
[26] Да, да. Сущность — это тоже сущность. Очередное «масло масляное». В управлении потоком задач даже есть отдельный Реестр процедур по воспроизводимому описанию сущностей (РП по СУЩНОСТЯМ). Смотри статью «Реестры процедур субсистем системы УПЗ и выполняемые ими функции» в разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».
[27] Об этом я уже говорил в статье «Задача (суть) блога» в Разделе 1. «Введение в управление потоком задач».
[28] Стр. 347. Глава 15. «Дистилляция». Раздел. «Смысловое ядро». «Предметно-ориентированное проектирование (DDD). Структуризация сложных программных систем». Эрик Эванс. ООО «Диалектика». 2019
[29] О том, что такое целевая задача, читай статью «Целевая задача (ЦЗ)» в Разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».
[30] Что такое процессная задача, я описываю в статье «Процессная задача (ПЗ)» в Разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».
[31] Ещё раз напомню, о том, что такое сущность, абстрактная и процессная сущность (ПС) и конкретный процессный объект (КПО), я рассказывал в статье «Понятие «сущность» в Разделе 2. «Главная сущность менеджмента — «ЗАДАЧА».
[32] Стр. 107. Раздел «Базовые понятия» книги «Язык UML. Руководство пользователя». Гради Буч, Джеймс Рамбо, Ивар Якобсон. Второе издание. ДМК Пресс. ISBN книги 5-94074-334-X
[33] Стр. 548 статья «Неустранимая случайность» Глава 8 «Эволюция алгоритмов» книги «Эволюция. Классические идеи в свете новых открытий». Александр Марков, Елена Наймарк; — Москва: Издательство АСТ: CORPUS, 2021. — 656 с.
[34] Набор, состав, множество, объединение, комплекс, сочетание, ансамбль
Начать дискуссию