Есть ряд нюансов, которые нужно соблюдать при оформлении договора на аутсорсинг, который сам по себе вписывается в рамки обычного договора возмездного оказания услуг.
Есть базовые «обязательные» моменты:
- перечень оказываемых услуг;
- сроки предоставления информации и результатов работы;
- ответственность исполнителя и заказчика;
- условия расторжения договора.
Ключевая ошибка при заключении договора аутсорсинга — это нечеткое определение объема оказываемых услуг, формально составленные технические задания, формулировки, допускающие двоякое понимание прав и обязанностей сторон, не прописывание дедлайнов по предоставлению документов для составления отчетности.
Рассмотрим самые острые моменты из практики.
- клиент вырастает, ему уже нужна бухгалтерия с целым штатом сотрудников
- клиент разочаровался в бизнесе и решил его ликвидировать
- клиента не устраивает качество, объём и скорость оказываемых ему услуг и он решил сменить исполнителя
- клиент решил, что сам справится с бухгалтерией, самостоятельно...
В договоре надо четко прописать сроки расторжения договора по инициативе одной из сторон, порядок и состав передаваемых документов и информации.
Два самых болезненных вопроса — это передача бухгалтерской базы и состав сданной отчетности на момент передачи.
Ситуация: клиент пришел на бухгалтерское обслуживание в сентябре 2019 года, а в самом конце года предложил расторгнуть договор, с ожиданием, что бухгалтер должен сдать всю годовую отчетность до 15 января 2022 г. Опуская этические моменты (оплачиваются 3 месяца календарного года, а бухгалтер обрабатывает для годовой отчетности все 12 месяцев календарного года), надо отметить, что нам не зря даются целых три месяца после окончания года чтобы этот самый год «закрыть».
Этот случай ввел в моей договор аутсорсинга отдельный пункт, согласно которому на момент расторжения договора должна быть сдана та отчетность, крайний срок сдачи которой ( дедлайн) уже наступил. То есть, на 15 января 2020 года, на момент расторжения договора должен быть сдан только СЗВ-М за декабрь 2019 г.
Что касается бухгалтерской базы ( в большинстве случаев это 1С), лично у меня в начале работы в аутсорсинге было так: клиент приходил в аутсорсинг, желая сэкономить на бухгалтерском сопровождении ( зарплата штатного бухгалтера, страховые взносы с его зарплаты, техника и программное обеспечение и пр.) и категорически не соглашался покупать себе «свою» программу для ведения учета и сдачи отчетности.
«У вас же она есть, вы же можете использовать одну лицензию на несколько клиентов?» Эту фразу я слышала с одной и той же интонацией несколько десятков раз ( мне даже иногда казалось, что все клиенты читают ее на одном и том же форуме).
Проблемы начинались в тот момент когда клиент, отказавшийся от приобретения своей личной базы, расторгал договор. Практически всегда звонил новый бухгалтер и пытался поучать: у вас же должна быть база, так предоставьте ее! На ответ что базы не будет и я предоставила все ОСВ и расшифровки к счетам следовало «ну конечно, это же аутсорсинг».
Нет, дорогие мои, это был не аутсорсинг, а мое неумение на тот момент договариваться с клиентом «на берегу». В последующем я четко прописывала этот пункт в договоре, и отправляла его новому бухгалтеру, выделив ярким маркером. Справедливости ради, надо сказать что в последствии я чаще настаивала на покупке клиентом своей базы 1с, если только это не нулевка на тарифе ДЕПО или не ИП с минимальными оборотами.
К тому же, я освоила заработок на партнерских программах, получаю проценты от продаж от 1С, Контур, СБИС, Мое Дело. Поэтому, приобретение клиентом свой базы 1С либо другой программы для ведения учета и сдачи отчетности — это мой мой дополнительный доход.
Комментарии
3А в чем проблема отдать 1с если разошлись полюбовно, не понимаю? И отчетность выгрузить?
Я вообще все эти расходы сам оплачиваю: аренду 1с, отчетность. Зато какая-то защита своих интересов.
А разводить клиентов по всем этим партнерским программам как-то мелочно.
Содержание базы 1С обходится в 15 тысяч в год, поэтому я предлагаю клиенту или компенсировать эти расходы или приобрести самому. В случае, если он отказывается, мол ему база не нужна, я веду его учет в общей базе. Как я ему отдам ее ? Там выгрузятся все аналогичные клиентские базы. А партнерка это не развод, а дополнительный заработок. Клиент, которому нужна база, покупает ее в обычном порядке, а "кэшбэк" возвращается мне, в размере 15-20% от стоимости покупки. Может для вас это мелочь, а для меня суммы поступлений от партерок до 300 тысяч рублей в год вполне ощутимы.
Похоже вас тоже "разводят", аренда отдельной базы обходится куда дешевле. Так что вместе сую или связанные компании или всякую околонулевую мелочевку. Если кленту нужен отдельный доступ к базе, то просто добаляю к стоимости обслуживания тыщи полторы в месяц за доп. пользователя. И кстати, удалить лишние компании из базы несколько муторно, но вовсе не такая уж проблема.