Во время проверки инспекторы всегда могут усомниться в подлинности той или иной подписи и назначить экспертизу, заключениям которой наши суды, как правило, склонны доверять. Что делать сотрудникам компании?
Вероятность проверки возрастает
Разумеется, все подписи без исключения проверять никто не станет, ведь почерковедческая экспертиза — занятие не из дешевых. А потому нужно помнить о том, в каких случаях риск привлечения внимания инспекторов повышается:
— совершается крупная сделка (возможность доначисления свыше миллиона рублей);
— проверять предстоит небольшое количество бумаг при относительно высокой цене сделки;
— контрагент налогоплательщика обладает признаками однодневки (проводятся проверки по разным периодам, подписи сверяются с заявлением о регистрации, с образцом на банковской карточке);
— контрагент резко перестал сдавать отчетность (снова сверки того же типа);
— имеются сведения, что в бухгалтерии расписываются за руководителя в отсутствие документа, передающего право подписи;
— директор контрагента заявляет, что не подписывал документы (постарайтесь лично убедиться, что не имеете дело с номинальным руководителем).
А теперь задайтесь вопросом: в вашей компании разработан регламент сверки подписей при работе с контрагентами? Статистика говорит, что подписи не проверяют вообще в 53 процентах российских компаний. А полноценную сверку по разработанному регламенту проводит всего 4 процента отечественных компаний. В то же время, выборочно и «на глазок» проверяют подписи в 34 процентах компаний.
Алгоритм проверки
А вот так работают налоговики. Визуальный осмотр иногда дает основания для веских сомнений. Подписи настолько сильно разнятся, что это впечатляет суд (см. решение Арбитражного суда Карачаево-Черкесской Республики от 12.10.2021 № А25‑1094/2021). Однако такие случаи все-таки редкость. Как правило, судьи требуют проведения почерковедческой экспертизы (см. решение Арбитражного суда Нижегородской области от 16.07.2021 № А43-4043/2020).
В качестве исходного материала для работы экспертов берут образцы подписей у лица, подписавшего документ. Человек должен при этом заполнить несколько страниц образцами своей подписи. Подписей должно быть достаточно много, несколько десятков, иначе суд может усомниться в заключении эксперта.
Как правило, необходимо использовать оригиналы таких автографов, хотя иногда допускается предоставление копии.
Превентивные меры
Что делать бухгалтеру, чтобы самому увериться в подлинности подписи? Особенно в тех случаях, когда в компании не используется регламент проверки подписей на подлинность. Несколько полезных советов.
Просите подписывать внутрикорпоративные бумаги только лично и непосредственно в бухгалтерии. Ведь сотрудники сплошь и рядом ставят подписи вместо коллег, начальников и подчиненных.
Например, начальник сам подписал заявления на отпуск за своих подчиненных, но при этом перепутал даты или фамилии. Если вы не исключите такую практику работы с документами, то рано или поздно вас постигнет кара в виде лишения расходов и вычетов. Известите сотрудников о том, что все представленные в офис документы будут тестироваться на подлинность подписей. Поясните, что подделка подписи может квалифицироваться как преступление, предусмотренное ст. 327 УК РФ (лишение свободы до двух лет). А при наличии обоснованных сомнений у кадровиков и бухгалтеров документы у третьих лиц больше принимать не станут. Подобные доводы станут убедительным аргументом в пользу личного визита в бухгалтерию.
Этот метод сложно применять в тех компаниях, где имеются территориально удаленные структурные подразделения. В подобных ситуациях стоит организовать регулярные выезды сотрудников бухгалтерии для сбора большого количества документов и ведения разъяснительной работы с персоналом.
Не вводите в искушение
Бывают ситуации, когда руководители фактически провоцируют сотрудников на изготовление фальшивок. Жизненный пример. Менеджерам компании было назначено вознаграждение за оперативную доставку подписанных контрагентами актов. Некоторые менеджеры подделывали подписи клиентов, будучи уверенными, что чуть позже те подпишут акты. Отсюда вывод: устраивать слишком интенсивные гонки подобного рода — себе дороже. Не злоупотребляйте такими бонусами, ставьте перед людьми реальные сроки выполнения заданий, не свирепствуйте из-за срыва таких сроков по объективным причинам.
А регламент — лучше!
Разработайте и внедрите удобный для вашей компании регламент проверки подлинности подписей.
Для начала попросите всех сотрудников сдать образцы своих подписей, отсканируйте их, сформируйте необходимые папки в электронном виде, классифицируя подписи по понятному вам принципу (алфавитный порядок, по подразделениям, должностям или комбинированный). Попросите о том же контрагентов. Добросовестные и дружественные партнеры точно пойдут вам навстречу. При обнаружении явных расхождений с образцом из электронной картотеки попросите автора подписи лично явиться в бухгалтерию.
Учтите, что даже составление регламента не избавит вас от всех возможных проблем. Дело в том, что многие люди ставят различные подписи. Почерк зависит от настроения человека, от ситуации, в которой подписывается бумага, от инструмента для подписывания. Наконец, почерк меняется из-за болезни, из-за приема алкоголя (наркотиков, лекарств), а также с возрастом. Тут уже никакой регламент не поможет — нужно только личное общение с подписантом. Были случаи, когда обладающему таким свойством директору приходилось лично являться в банк, чтобы удостоверить подлинность своей же подписи.
В то же время, слишком точно (до миллиметра) соответствующая образцу подпись не может не вызвать подозрений: скорее всего, перед вами факсимиле. Возьмите линейку, вооружитесь лупой. Такие подписи, естественно, принимать не стоит.
А чтобы подстраховаться от обвинений в пропущенной подделке, опытный бухгалтер постарается задокументировать свои сомнения по поводу того или иного автографа (письмо, служебная записка). Если потом инспекторы произведут выемку — будет снят ряд вопросов к бухгалтеру.
Что касается нерадивых партнеров, которые не реагируют на замечания по поводу некорректных способов подписания документов, то работе с ними поможет налоговая оговорка, где будет указано на то, что контрагент обязан оформлять все документы в полном соответствии с требованиями действующего законодательства.
Евгений Сивков
Начать дискуссию