Вопрос
Организация планирует перейти на электронный документооборот по всем кадровым документам с сотрудниками.
Вправе ли работники подписывать кадровые документы простой электронной подписью, чтобы на основании таких документов Организация могла осуществлять расчет НДФЛ, страховых взносов и признавать расходы в целях исчисления налога на прибыль?
Ответ
Виды применяемых электронных подписей зависят от вида подписываемых работником документов.
По нашему мнению, следующие электронные документы будут признаваться равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью работника:
трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, договоры о материальной ответственности, согласия на перевод, заявления об увольнении, отзывы заявления об увольнении, если они подписаны неквалифицированной электронной подписью работника, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора (например, в локальном нормативном акте);
иные кадровые документы, подписанные простой электронной подписью в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи (например, в локальном нормативном акте).
В случае соблюдения приведенного выше порядка подписания документов Организация будет вправе осуществлять расчеты НДФЛ и страховых взносов, а также признавать в составе расходов начисляемые в пользу работников выплаты.
Отметим, что приведенный порядок электронного документооборота Организация не вправе применять в отношении следующих документов:
трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
акты о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказы (распоряжения) об увольнении;
документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Обоснование
Из положений пункта 1 статьи 252 НК следует, что в целях исчисления налога на прибыль учитываются расходы, единовременно удовлетворяющие следующим критериям:
документально подтверждены;
экономически обоснованы;
направлены на получение дохода;
прямо не поименованы в статье 270 НК.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Таким образом, в целях исчисления налога на прибыль учитываются расходы, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством.
В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлено, что обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В силу пункта 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Таким образом, первичный учетный документ может быть составлен:
на бумажном носителе и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью; или
только в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Виды электронных подписей определены статьей 5 Закона № 63-ФЗ [1].
Согласно пункту 1 статьи 5 Закона № 63-ФЗ видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — квалифицированная электронная подпись).
Следовательно, можно выделить следующие виды электронных подписей:
простая электронная подпись;
неквалифицированная электронная подпись;
квалифицированная электронная подпись.
Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью определены статье 6 Закона № 63-ФЗ.
В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством, кроме случая, если законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Согласно пункту 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка (далее — нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее — соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 [2] Закона № 63-ФЗ.
Если в соответствии с законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью (пункт 3 статьи 6 Закона № 63-ФЗ).
Из приведенных положений следует, что электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документами на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью и заверенными печатью (в случае, когда предусмотрено наличие печати).
Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документами на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью и заверенными печатью (в случае, когда предусмотрено наличие печати), только в том случае, если это прямо предусмотрено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Порядок организации электронного кадрового документооборота регулируется положениями статей 22.1, 22.2 и 22.3 ТК.
Так, в соответствии со статьей 22.1 ТК под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее — электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее — электронные документы), за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и статьями 22.2 и 22.3 ТК.
Положения настоящей статьи и статей 22.2 и 22.3 ТК не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем:
Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (далее— цифровая платформа «Работа в России») в порядке, определяемом в соответствии с законодательством о занятости населения в Российской Федерации. Доступ к цифровой платформе «Работа в России» обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг с использованием федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (далее — единая система идентификации и аутентификации);
информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями настоящего Кодекса, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (далее — информационная система работодателя).
Работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также создание, использование и хранение электронных документов.
Таким образом, электронный документооборот может быть организован с использованием информационной системы работодателя.
Статьей 22.2 ТК установлено, что работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота.
Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК для принятия локальных нормативных актов, и который содержит:
сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.
Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, предусмотренным частью второй настоящей статьи, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие.
Переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника, за исключением случая, указанного в части седьмой настоящей статьи. Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.
Согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.
Работодатель обязан безвозмездно предоставлять работникам, которые в соответствии с частями пятой и шестой настоящей статьи не дали согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, документы, связанные с их работой у данного работодателя, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.
Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.
На основании части 4 статьи 22.3 ТК при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:
усиленная квалифицированная электронная подпись;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.
Частью 5 статьи 22.3 ТК установлено, что при подписании иных, чем указанные в части четвертой настоящей статьи, электронных документов посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:
усиленная квалифицированная электронная подпись;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи (далее для целей настоящей статьи — простая электронная подпись работника в информационной системе работодателя).
На основании изложенного, можно сделать вывод о том, что виды применяемых электронных подписей зависят от вида подписываемых работником документов.
По нашему мнению, следующие электронные документы будут признаваться равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью работника:
трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, договоры о материальной ответственности, согласия на перевод, заявления об увольнении, отзывы заявления об увольнении, если они подписаны неквалифицированной электронной подписью работника, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора (например, в локальном нормативном акте);
иные кадровые документы, подписанные простой электронной подписью в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи (например, в локальном нормативном акте).
В случае соблюдения приведенного выше порядка подписания документов Организация будет вправе осуществлять расчеты НДФЛ и страховых взносов, а также признавать в составе расходов начисляемые в пользу работников выплаты.
Отметим, что приведенный порядок электронного документооборота Организация не вправе применять в отношении следующих документов:
трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
акты о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказы (распоряжения) об увольнении;
документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Коллегия Налоговых Консультантов, 13 мая 2024 года
Тг-канал https://t.me/knk_audit
[1] Закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
[2] В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 63-ФЗ электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:
1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
Согласно пункту 2 статьи 9 Закона № 63-ФЗ нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
К отношениям, связанным с использованием простой электронной подписи, в том числе с созданием и использованием ключа простой электронной подписи, не применяются правила, установленные статьями 10–18 настоящего закона (пункт 3 статьи 9 Закона № 63-ФЗ).
Начать дискуссию