Если требование штампа о досмотре обязательно, то в случае его отсутствия расходы на проезд сотруднику не возмещаются? А если возмещаются, то в целях налога на прибыль расходы не принимаются, начисляются страховые взносы и удерживается с сотрудника НДФЛ со стоимости билетов?
Ответ:
Нормами ТК РФ и НК РФ не предусмотрен конкретный перечень документов, которыми могут быть подтверждены расходы на авиаперелет.
По мнению фискальных органов в целях налога на прибыль для подтверждения расходов организации, связанных с приобретением услуг авиаперевозки необходимо наличие:
- документа, подтверждающего факт приобретения услуги - сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета), в которой указана стоимость перелета;
- документа, подтверждающего факт потребления услуги - посадочный талон со штампом о досмотре или иной документ, подтверждающим прямо или косвенно факт потребления услуги.
В случае использования посадочного талона в электронном виде штамп о прохождении досмотра будет отсутствовать, при этом информация о прохождении досмотра будет содержаться в электронной базе.
О возможности представления любых документов, подтверждающих прямо или косвенно факт потребления услуги свидетельствуют многочисленные письма Минфина РФ за 2023 и 2024 годы без упоминания посадочного талона со штампом о досмотре.
По нашему мнению, документами, косвенно подтверждающими перелет сотрудника, могут являться в совокупности документы, подтверждающие присутствие сотрудника в месте назначения, выполнение им в месте назначения возложенных на него обязанностей, а именно:
- приказ о направлении сотрудника в командировку;
- документы, подтверждающие проживание сотрудника в гостинице в месте командировки;
- документы, подтверждающие встречу с представителями других организаций (представительских мероприятий, переговоров) и т.д.;
- маршрут/квитанция, подтверждающая приобретение билета и его стоимость.
К указанным документам также целесообразно приложить электронный посадочный талон в распечатанном виде без штампа о досмотре.
При наличии указанных документов, по нашему мнению, Организация сможет доказать фактическую поездку сотрудника в место командировки и учесть стоимость авиабилета в составе расходов по налогу на прибыль.
Отметим также, что фискальными органами допускается подтверждение факта перевозки сотрудника справкой, выданной авиаперевозчиком или его представителем, и содержащей необходимую для подтверждения полета информацию.
На наш взгляд, только в случае отсутствия документов, в принципе подтверждающих перелет сотрудника, как прямо, так и косвенно, Организация не сможет учесть расходы на перелет в целях исчисления налога на прибыль.
В этом случае сумма компенсации, выплаченная сотруднику, будет квалифицирована проверяющими органами в качестве дохода сотрудника, в отношении которой Организации необходимо будет:
- начислить страховые взносы;
- исчислить и удержать НДФЛ.
Отметим, что отказ сотруднику в возмещении стоимости перелета при наличии электронного посадочного талона без отметки о досмотре, при условии, что сотрудником были выполнены возложенные на него обязанности, могут повлечь претензии с его стороны, в том числе жалобы в трудовую инспекцию, судебные разбирательства.
Обоснование:
Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
В соответствии со статьей 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено НК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Таким образом, с точки зрения норм трудового законодательства при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан возместить ему расходы на проезд. Порядок документального подтверждения расходов на проезд трудовым законодательством не установлен, однако, он может быть определен работодателем в локальном нормативном акте.
В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы
Таким образом, командировочные расходы Организации, в частности, расходы на проезд сотрудника учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в целях исчисления налога на прибыль.
В силу пункта 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов в случае, если эти расходы соответствуют следующим критериям:
- документально подтверждены;
- экономически обоснованы;
- направлены на получение дохода;
- отсутствуют в перечне статьи 270 НК РФ.
Абзацем 4 пункта 1 статьи 252 НК РФ установлено, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Порядок документального оформления расходов на проезд сотрудника, направленного в командировку, нормами НК РФ не определен.
В Письме Минфина РФ от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1448 по вопросу документального подтверждения расходов, связанных с приобретением услуг авиаперевозок, были даны следующие разъяснения:
«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно пункту 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета), в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, соответствующие требованиям статьи 252 НК РФ и Закона N 63-ФЗ.
Обращаем внимание, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов».
В Письме Минфина РФ от 22.11.2021 № 03-03-06/1/94249 было отмечено следующее:
«…если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета), в которой указана стоимость перелета, подтверждающая перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, соответствующая требованиям статьи 252 НК РФ и Закона N 63-ФЗ, а также документы, подтверждающие факт потребления приобретенной услуги.
Обращаем внимание, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов».
В Письме Минфина РФ от 20.01.2022 № 03-03-07/3198 отмечено:
«.. если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета), в которой указана стоимость перелета, подтверждающая перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, соответствующая требованиям статьи 252 НК РФ.
При этом организация должна подтвердить потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт перевозки работника.
Одним из таких документов может являться посадочный талон со штампом о прохождении досмотра в аэропорту или другой любой документ, подтверждающий факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки…».
Из приведенных разъяснений следовало, то в целях налога на прибыль для подтверждения расходов организации, связанных с приобретением услуг авиаперевозки необходимо наличие:
- документа, подтверждающего факт приобретения услуги - сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета), в которой указана стоимость перелета;
- документа, подтверждающего факт потребления услуги - посадочный талон со штампом о досмотре или иным документом, подтверждающим прямо или косвенно факт потребления услуги.
В отношении порядка оформления посадочных талонов отметим следующее.
На основании пункта 84 Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей»[1] при регистрации пассажира в аэропорту или в пункте регистрации, расположенном за пределами аэропорта, пассажиру выдается посадочный талон.
При регистрации пассажира на интернет-сайте перевозчика в электронной форме посадочный талон пассажира оформляется в электронном виде и направляется пассажиру посредством способа связи, указанного пассажиром в соответствии с пунктом 14 настоящих Правил.
При регистрации пассажира в электронной форме пассажиру по его выбору перевозчиком предоставляется право:
- распечатать посадочный талон самостоятельно;
- получить посадочный талон, оформленный на бумажном носителе, в аэропорту или в пунктах регистрации, расположенных за пределами аэропорта;
- использовать посадочный талон, оформленный в электронном виде, в случае, предусмотренном абзацем восьмым настоящего пункта.
Посадочный талон, оформленный в электронном виде, используется при наличии в аэропорту информационной системы, включающей в себя электронную базу данных досмотра, и устройства, сканирующего штриховой код, содержащийся в посадочном талоне, оформленном в электронном виде.
Согласно пункту 45 Правил проведения предполетного и послеполетного досмотров[2] в аэропортах, где имеется весь комплекс технических и специальных средств, обязанности специалистов группы досмотра распределяются следующим образом:
специалист по досмотру № 1:
проставляет отметку в билете и (или) посадочном талоне (за исключением случаев оформления билетов и (или) посадочных талонов в электронном виде) о прохождении предполетного досмотра, а также аннулирует ее, если пассажир покидает зону контроля. При наличии в аэропорту информационной системы, включающей в себя электронную базу данных досмотра, и устройства, сканирующего штриховой код, содержащийся в посадочном талоне, специалист по досмотру № 1 вносит информацию о прохождении предполетного досмотра в эту систему. В случае если пассажир покидает стерильную зону, в информационной системе, включающей в себя электронную базу данных досмотра, делается соответствующая отметка;
Таким образом, в настоящее время пассажир не обязан получать/использовать посадочный талон на бумажном носителе, а может оформить посадочный талон в электронной форме.
В случае использования посадочного талона в электронном виде штамп о прохождении досмотра будет отсутствовать, при этом информация о прохождении досмотра будет содержаться в электронной базе.
Соответственно, сотрудник, фактически воспользовавшийся услугами авиакомпании в порядке, предусмотренном законодательством, не сможет предъявить Организации посадочный талон в бумажном виде с соответствующим штампом о досмотре.
Между тем, из приведенных нами писем следует, что наличие посадочного талона со штампом о досмотре требуется для подтверждения факта потребления услуги авиаперевозки, но указанный документ не является единственным, которым может быть подтвержден фактический перелет сотрудника.
Более того, в последнее время фискальные органы все большее высказывают позицию, согласно которой факт приобретения услуги подтверждается маршрут/квитанцией, а факт фактического пользования услугой подтверждается любыми документами, которые могут прямо или косвенно это подтвердить:
Письмо Минфина РФ от 05.07.2024 № 03-03-06/1/62980:
«…если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, может являться сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета), в которой указана стоимость перелета, соответствующая требованиям статьи 252 НК РФ и Закона N 63-ФЗ.
Обращаем внимание, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.
Что касается подтверждения потребления услуги воздушной перевозки, обращаем внимание, что налогоплательщик может подтвердить потребление данной услуги любыми документами, которые напрямую или косвенно подтверждают факт перевозки работника».
Аналогичные выводы содержатся в Письмах Минфина РФ от 05.07.2024 № 03-03-06/1/62982, от 09.04.2024 № 03-03-06/2/32418, от 05.04.2024 № 03-03-06/1/31432, от 22.01.2024 № 03-03-06/1/4227, от 09.01.2024 № 03-03-05/217, от 12.12.2023 № 03-03-07/120172, от 03.10.2023 № 03-03-07/93870, от 16.01.2023 № 03-03-06/1/2011, от 17.05.2022 № 03-03-06/2/45045, от 07.12.2023 № 03-03-07/117869, от 24.10.2023 № 03-03-06/1/100966, от 03.10.2023 № 03-03-06/1/93867, от 30.11.2023 № 03-03-06/1/115223.
Отметим, что в указанных Письмах отсутствует информация о необходимости наличия посадочного талона с отметкой о прохождении досмотра.
Учитывая изложенное, по нашему мнению, Организация вправе использовать иные документы, подтверждающие факт использования авиабилета, в том числе подтверждающие данный факт косвенно.
К таким документам, косвенно подтверждающим перелет сотрудника, на наш взгляд, могут являться в совокупности документы, подтверждающие присутствие сотрудника в месте назначения, выполнением им в месте назначения возложенных на него обязанностей, а именно:
- приказ о направлении сотрудника в командировку;
- документы, подтверждающие проживание сотрудника в гостинице в месте командировки;
- документы, подтверждающие встречу с представителями других организаций (представительских мероприятий, переговоров);
- маршрут/квитанция, подтверждающая приобретение билета и его стоимость.
К указанным документам также целесообразно приложить электронный посадочный талон в распечатанном виде без штампа о досмотре.
При наличии указанных документов, по нашему мнению, Организация сможет доказать фактическую поездку сотрудника в место командировки и учесть стоимость авиабилета в составе расходов по налогу на прибыль.
Отметим также, что фискальными органами допускается подтверждение факта перевозки сотрудника справкой, выданной авиаперевозчиком или его представителем, и содержащей необходимую для подтверждения полета информацию (Письма Минфина РФ от 28.02.2020 № 03-03-06/1/14640, от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72906).
По нашему мнению, только в случае отсутствия документов, в принципе подтверждающих перелет сотрудника, как прямо, так и косвенно, Организация не сможет учесть расходы на перелет в целях исчисления налога на прибыль.
В этом случае сумма компенсации, выплаченная сотруднику, будет квалифицирована проверяющими органами в качестве дохода сотрудника, в отношении которой Организации необходимо будет
- начислить страховые взносы (пункт 2 статьи 422 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, от 09.02.2018 № 03-04-05/7999, от 17.05.2018 № 03-15-06/33309, от 28.03.2019 № 03-15-06/21254);
- исчислить и удержать НДФЛ (пункт 1 статьи 217 НК РФ, Письма Минфина РФ от 06.03.2012 № 03-04-06/3-57, от 05.02.10 № 03-03-05/18, Решение Арбитражного суда г. Москвы от 07.12.2015 по делу № А40-158373/14-140-492).
Отметим, что отказ сотруднику в возмещении стоимости перелета при наличии электронного посадочного талона без отметки о досмотре, при условии, что сотрудником были выполнены возложенные на него обязанности, могут повлечь претензии с его стороны, в том числе жалобы в трудовую инспекцию, судебные разбирательства.
Косвенно о существовании риска свидетельствует Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.12.2022 № Ф07-19315/2022 по делу № А05П-75/2022, в котором рассматривается ситуация, связанная с истребованием сотрудником, работающим в районе крайнего севера, возмещения стоимости проезда до отпуска и обратно, предусмотренного ТК РФ:
«Как следует из материалов дела, работником к авансовому отчету представлены маршрут-квитанции на бумажном носителе, электронные посадочные талоны на бумажном носителе.
При этом представленные электронные посадочные талоны содержат данные электронного билета и соответствуют им, а также штрих-код или QR-код, в котором зашифрована информация о перелете.
Соответственно, действующим законодательством для компенсации расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно работника и членов его семьи не предусмотрено наличие на посадочном талоне штампа о досмотре, а также представление иных документов при наличии самого посадочного талона.
Палата не представила доказательств, опровергающих достоверность представленных работником сведений, осуществление работником проезда к месту отдыха по представленным документам….
Правоотношения, связанные с гарантией компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, урегулированы Трудовым кодексом Российской Федерации и Порядком N 368-р.
Следовательно, суды первой и апелляционной инстанций законно и обоснованно признали частично недействительным спорное представление, в связи с чем кассационная жалоба Палаты подлежит отклонению».
Коллегия налоговых Консультантов, 12 октября 2024 года
[1] Утверждены Приказом Минтранса РФ от 28.06.2007 № 82.
[2] Утверждены Приказом Минтранса РФ от 25.07.2007 № 104.
Начать дискуссию