Как FinKoper помогает вести учет рабочего времени (фотографию дня) для бухгалтерских компаний

Желание знать ВСЕ о своем бизнесе естественно и законно. Современные руководители и владельцы в целом справляются с такой задачей, благо учетные регистры (налоговые, управленческие, бухгалтерские – не важно, любые) предоставляют нам достаточную информацию о состоянии наших дел. По отчету о движении денежных средств (он же «кешфлоу») мы знаем о состоянии ликвидности; отчет о прибылях и убытках дает понимание о структуре наших доходов и расходов, чистой и операционной прибыли; имеются сведения о состоянии кредиторской задолженности, исполнении сметы расходов и т.д. и т.п. При этом, конечно, обязательно нужно соблюдать требования известной бухгалтерской триады о «полноте, правильности и своевременности» внесения в учет данных о совершенных хозоперациях. Но это так, к слову.

Но вот что забавно. Имеется в составе расходов любой компании одна, как правило одинокая, сумма, которая никак не расшифровывается, а между тем за ней целый мир, если не сказать космос. Речь идет о расходах на заработную плату основного персонала. Фактически каждодневный рутинный труд именно этих людей обеспечивает и приток денег и формирует прибыль, благодаря ему «едет бизнес».

Причем в бухгалтерском бизнесе это особенно актуально ввиду большого количества неоплачиваемого дополнительно аврального и холостого труда.

Сами знаете:

• документы дают в последний день (и то не всегда!);

• постоянно их меняют, да так, что потом концов не найдешь: где последняя версия и «чья ошибка»;

• сумма получившихся налогов слишком велика – «сделайте что-нибудь для ее снижения»;

• и вообще, бухгалтерский труд какой-то вечный, не имеющий конца и края, никогда не бывает нечего делать (только после отчета, когда уже совсем устал).

Как это работает в FinKoper

Конечно CRM для бухгалтера должна строиться на бухгалтерских принципах. Поэтому при разработке мы исходили из трех классических функций бухучета: учетной (как работник фиксирует свои действия в модуле), контрольной (как менеджер или владелец следит за его работой)и информационной (чтобы информация об этом была удобно представлена).

Раздел сотрудника

Так, труд каждого бухгалтера учитываем следующим образом.

В FinKoper есть базовая сущность «задача». Задача привязана к клиенту, для которого она выполняется, к ответственному за ее выполнение сотруднику (сотрудникам), может иметь дополнительные характеристики (теги, чек-листы, приоритетность, повторяемость и т.п.)

Созданная задача при всех обстоятельствах существует в системе, отражается в календаре, сопровождается статусом выполнения, присутствует на аналитической странице и т.д.

При активации ответственным работником кнопки «Запустить таймер» задача автоматически фиксируется в «Фотографии рабочего дня». Нужно только не забыть выключить таймер после ее выполнения. Если работник прерывался и переходил к другой задаче, таймер сохраняет значение перед перерывом.
Также если указывается, что задача выполнена, то таймер автоматически останавливается.

Возможно самостоятельное добавление задачи работником вручную. Опять же не забыть указать: время начала и окончания, клиента, наименование задачи, дополнительные поля, указанные в настройках Администратора (система еще подскажет).

Раздел руководителя

А руководителю в соответствующем разделе (Аналитика -> Аналитика фотографии дня) удобно и наглядно предоставляются следующие данные для анализа. Здесь у нас добротный и широкий функционал.

Информация о фактически затраченном на выполнение бухгалтерских работ времени формируется:

• в двух разрезах: относительно клиента и относительно сотрудников;

• за любой период времени с расшифровкой по дням;

• в графическом и табличном виде с возможностью выгрузки в Excel и выводом на печать;

• с возможностью мгновенного просмотра детальной информации по всем выполненным задачам - каждым сотрудником и относительно клиента (или конкретных клиентов) за любой период;

• с возможностью расшифровки по самостоятельно установленным критериям классификации задач (входят в базовый клиентский тариф или нет; связаны с обработкой документов, перепиской или консультациями; любые другие по вашему желанию).

Если вам требуются дополнительные поля в “Фотографии дня”, то вы можете добавить название поля и варианты. Например, наши пользователи часто добавляют варианты “Дополнительный” и “Базовый тариф” или создают категории “Коммуникация с клиентом”, Обработка первички”, “Работа в 1С”

Вот, пожалуй, и все по функции «Фотография рабочего дня». Надеемся, вам понравилось.

Вы также можете записаться в удобное для вас время на демонстрацию сервиса по ссылке https://forms.yandex.ru/u/62f652235bc1529179f3a1f9/

А если есть вопросы - добро пожаловать в наш уютный телеграм чат поддержки