В чем заключается эффективность СЭДа для компании?

Невозможно представить успешное учреждение Америки или Европы без СЭД. Посредством программ и механизмов осуществляется множество функций предприятия – от обработки первичной информации до сотрудничества с контролирующими органами.

Преимущество – нет никаких ограничений в использовании СЭД. Системы внедряются в органы государственной власти, промышленные объекты и небольшие фирмы. Цель одна – повысить эффективность работы, взаимодействия с контрагентами.

СЭД или система электронного документооборота – это целая совокупность специальных программ, позволяющих:

• получать и обрабатывать информацию и сведения;
• создавать и редактировать документы – от первичных форм до отчетности;
• анализировать сведения, составлять промежуточные отчеты;
• осуществлять взаимодействие с органами власти, поставщиками, финансовыми учреждениями путем отправки и получения нужных бумаг;
• распространять нужные сведения среди необходимого круга лиц, в т.ч. в корпоративной сети.

Есть ошибочное мнение: для внедрения СЭДа достаточно купить программу. Но это не так. Работа программного продукта обеспечивается оборудованием. Необходимы сервера, интернет, компьютеры с техническими параметрами. Поэтому эффективность внедрения системы – это комплексная задача. Дополнительно требуется персонал, который будет обладать навыками работы. Если их нет, то необходимо найти хорошего «учителя». Он сможет не только внедрить СЭД, но и предоставить четкие алгоритмы и схемы работы.

Компания получает ряд преимуществ при внедрении СЭД:

• автоматизация процессов на всех участках предприятия;
• сокращение временных, трудовых ресурсов на обработку информации;
• минимизация ошибок и повышение корректности данных;
• повышение коммуникации и степени взаимодействия между структурными подразделениями;
• сохранность данных даже при поломке компьютера, чрезвычайном событии на предприятии (информация хранится на сервере);
• разграничение доступа сотрудников к различным блокам внутренних документов;
• возможность круглосуточного доступа к системе, удаленный доступ сотрудников;
• сокращение затрат на использование бумажных носителей информации.

СЭД-программы 

Внедрение системы электронного документооборота невозможно без использования специальной программы. Именно ПО – база для дальнейшей автоматизации. Отечественный рынок представлен несколькими успешными примерами. Выбор обуславливается факторами:

• форма собственности, организационно-правовая форма;
• количество хозяйственных операций, бизнес-процессов;
• штатная численность персонала;
• специфика. 

Рассмотрю несколько неплохих универсальных вариантов для предприятий.

Bitrix24

Многофункциональный продукт, есть разные версии, конфигурации. Популярный в странах СНГ программный продукт для автоматизации и электронного документооборота. Содержит мощный инструмент по интеграции с онлайн-точками продаж, всеми структурными подразделениями. Не возникает проблем при взаимодействии с 1С. По многим версиям программа не имеет аналогов и конкурентов в СНГ.

Плюсы:

1. удобное взаимодействие с клиентами и контрагентами;
2. многозадачность;
3. возможность интегрирования системы с различными программами;
4. разнообразная вкладка для маркетинговой деятельности;
5. наличие готовых решений.

Минусы:

Не совсем понятный интерфейс. Это главный минус, который отмечают пользователи. 

Стоимость:

Периодически компания предлагает акции, например, 10-20% при первичном обращении. Базовый тариф для 5 пользователей сейчас составляет 1990 руб. в месяц. В пакет входит и чат с разработчиками, и сервисное обслуживание, и другие функции. Стандартный пакет обеспечивает доступ 50 пользователям. Цена – 4790 рублей за месяц. Цена выше, но и конфигурация значительно шире. 

Профессиональный тариф для неограниченного числа пользователей составляет 9590 руб. в месяц при условии 20% скидки.

А2В СЭД

Программа СЭД А2В предназначена для всех компаний. Ограничений по форме собственности и направлениям нет. Функционал обеспечивает полную автоматизацию электронного документооборота. Каждый бизнес-процесс подлежит оформлению. Дополнительно встроен специальный конструктор, который позволяет адаптировать систему под запросы программы. Вполне удобный интерфейс, понятный пользователю.

Преимущества:

1. есть опция самостоятельного управления;
2. функциональный и удобный интерфейс для пользователя;
3. существует функция одновременного контроля за несколькими электронными ящиками.

Недостатки:

Большинство пользователей отмечают сложную структуру функций. Их наличие оправдано для крупного предприятия. Но для небольшого ИП или фирмы многие из них – не нужны. А пользователь все равно оплачивает использование всех опций. Разграничений по уровню сложности и набору параметров нет.

Стоимость:

Тарифный план – один из преимуществ программы СЭД. Цена – от 240 руб. в месяц при оформлении лицензии на 12 месяцев. Если пользователь желает купить ПО на 1 месяц, то цена стартует от 300 рублей. Но это все равно доступно в сравнении с иными вариантами.

1С: Документооборот

Популярный для стран СНГ вариант. Обеспечивает полную автоматизацию. Можно создавать и обрабатывать как первичные документы, так и отчетность. Особенность – доступ к системе есть у всех структурных подразделений. Это обеспечивает эффективное взаимодействие, выполнение поставленных задач. Использовать программу СЭД могут как малые, так и крупные предприятия. Есть несколько конфигураций. Плюс в том, что большинство фирм и так работают в системе 1С. Интерфейс продукта понятен для пользователя.

Плюсы:

1. доступность программы для пользователей (приобрести лицензию могут как ИП, так и большие компании);
2. удобный и понятный интерфейс;
3. минимизация времени на обработку информации;
4. минимизирует риск допущения ошибок.

Минусы:

Использование конфигураций предполагает покупку лицензии. Осуществить сделку можно только через официального представителя. Не всегда они есть в небольших городах. И это ограничивает возможности пользователя. Хотя сейчас можно купить и облачную версию с настройками и автоматизацией.

Стоимость:

1С: Документооборот представлен в разных версиях. Например, конфигурация ПРОФ обойдется пользователю в 19000-20000 руб. за 12 месяцев. Но есть варианты и подороже. Здесь зависит от реальной потребности и количества запрашиваемых функций, количества людей, которые будут иметь доступ, мощности сервера и т.д. Также стоимость зависит от самого дилера. Они могут устанавливать разную комиссию за свои услуги.

ДЕЛО

Программа СЭД «Дело» - мощный продукт для автоматизации и внедрения электронного документооборота. Содержит огромное количество функций. Обеспечивает работу с большими объемами информации. Особенность – работать через ПО можно не только на компьютере. Работать можно удаленно, выполняя поставленные задачи. Позволяет формировать цели и задачи, проводить их контроль.

Плюсы:

• есть опция архивации документов, всегда можно восстановить нужную информацию;
• оптимизация бизнес-процессов;
• повышение взаимодействия между сотрудниками;
• администрация получает функцию контроля над выполненными задачами и поручениями.

Минусы:

Как и программы 1С, продукт приобретается через представителя. Купить «ДЕЛО» где-то на стороне не получится. Опять-таки существует ограничение по территориальному признаку.

Стоимость: 

Минимальная цена ПО – 15 000 рублей. Стоимость у разного дилера отличается, как и дополнительный набор сервисного обслуживания.

Директум

Современная программа СЭД, которая максимально автоматизирует документооборот фирмы. Использовать можно на любом предприятии. Никаких ограничений по форме собственности или сфере деятельности нет. Явной преимущество - кодировка сведений. Разработчики обеспечили максимальную защиту данных. Понятный интерфейс, который понятный пользователю.

Плюсы:

• архивирует документы, позволяет восстановить нужные данные;
• обладает мощной функцией контроля над персоналом и выполненными задачами;
• обеспечивает неплохую автоматизацию процессов.

Минусы:

Не всем нравится интерфейс и функционал продукта. Многие отмечают наличие недочетов. Например, нельзя оставить комментарий над выставленной задачей, полученным документом. Есть нарекания на отсутствие визуализации и удобного представления информации.

Стоимость:

Стартовая цена - от 10 600 руб. за 1 пользователя. Это тариф для локальной работы с ПО. Если ведется облачная работа, то цена составляет 13090 руб. за 10 пользователей за 1 квартал. Диапазон цен различен. Плюс – можно воспользоваться бесплатной демоверсией. Правда, у него ограниченный функционал. Но на официальном сайте есть такая опция. 

ELMA365 ECM

Программа СЭД ELMA365 ECM – мощный продукт для автоматизации документов. Пользователь может создать документ как в ручном формате, так и в автоматическом, с использованием встроенных форм и шаблонов. 

Есть функция архивации. Все сведения можно восстановить. Обеспечивается контрольная функция, которая не зависит от конкретно поставленной задачи или документа. 

Плюсы:

• многофункциональный интерфейс;
• встроенная функция контроля без привязки к конкретной задаче;
• архивация документов;
• мощный аналитический блок.

Минусы:

Главный минус - непонятный для многих интерфейс. Наличие большого числа опций - часто путает сотрудников. Перед внедрением продукта на предприятии необходимо обеспечить обучение персонала. Иначе ПО может быть использовано в ограниченном режиме.

Стоимость:

Цена стартует от 10 000 рублей при условии размещения на собственном сервере. Есть варианты по 100 000 рублей и более. Все зависит от версии – облачная или собственный сервер, количества приобретаемых лицензий, страны-покупателя. 

Заключение

Система электронного документооборота – современный инструмент автоматизации. Конечно, никто не обязует компанию делать выбор в пользу СЭД. Это личный выбор каждого. Если фирма желает, она может работать в ручном режиме без автоматизации. Но выбор успешных мировых компаний очевиден. Электронный документооборот внедряют не только европейские или американские лидеры, но и небольшие фирмы. И если раньше для отечественных предприятий вопрос был не актуален. То сейчас большинство коммерческих, и даже государственных структур использую программы СЭД.

Какую программу выбрать, вопрос индивидуален. Здесь нужно учитывать множество параметров. Можно воспользоваться демоверсиями, которые предлагают большинство разработчиков. Только оценив преимущества и недостатки можно что-то выбрать. Стоит учесть и затраты на обучение персонала. Если организация небольшая, то внедрять сложные системы нет смысла. Большинство функций не будут использоваться, а вот оплатить лицензию и обучение сотрудников придется.