Всю первичную документацию необходимо хранить в течение определенного времени. В противном случае могут последовать санкции. В наше время технологии позволяют хранить документы не только в бумажном, но и в электронном виде. Давайте разберемся, как долго необходимо сохранять документацию в обоих случаях.
Что такое первичная документация
Первичный учетный документ — это подтверждение каждого факта хозяйственной жизни компании. Это значит, что любая сделка, которая совершается фирмой, должна быть письменно закреплена. Примеры первичной документации:
договор;
счет на оплату;
чек или бланк строгой отчетности;
платежное поручение;
накладная и счет фактура;
акт выполненных работ или оказания услуг.
Срок хранения первичной документации
Сроки хранения бухгалтерской документации регулируются статьей 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете». По общему правилу первичные учетные документы должны храниться не менее 5 лет после отчетного года. То есть договор и акт за 2023 год можно будет утилизировать только в 2029 году.
Что касается электронных документов, на них распространяются такие же сроки хранения, как и на бумажные документы — не менее 5 лет. Хранить документы можно в локальном архиве — папке на локальном ПК, к которой есть доступ у всех сотрудников, или облачном хранилище, доступ к которому предоставляется оператором электронного документооборота.
Также вы можете хранить скан-образцы первичных документов в системе 1C. Минимальный срок хранения также должен составлять не менее 5 лет.
Кстати, если ваша компания перестаёт работать, то сохранить документы необходимо. Уничтожить их можно только после 5 лет.
Что будет, если вы не сохраните первичные документы
Если вы нарушаете сроки хранения документации, на вас могут быть наложены санкции в соответствии со статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях:
на граждан – предупреждение или наложение административного штрафа от 1 000 до 3 000 рублей;
на должностных лиц – от 3 000 до 5 000 рублей;
на юридических лиц – от 5 000 до 10 000 рублей.
Если документы утеряны из-за обстоятельства непреодолимой силы, к расследованию привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. У руководителя компании должны быть на руках в зависимости от обстоятельств:
справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Если форс-мажор ничем не подтвержден, или у организации было время, чтобы восстановить документы, ей все равно придется нести ответственность.
***
Подписывайтесь на наш блог, в нем мы регулярно публикуем полезные для бухгалтеров материалы.
Начать дискуссию