Как ликвидировать кассовый разрыв в компании

Чаще всего кассовый разрыв возникает в тех компаниях, где не ведется учет финансов. И в случае его возникновения, решения по его покрытию принимаются второпях, не всегда эффективно и часто дорого. И в первую очередь собственникам бизнеса приходит в голову просто взять заем или кредит.

Для того чтобы понимать, как эффективно избегать кассовых разрывов, давайте разберемся в причинах возникновения кассовых разрывов и проблем с платежеспособностью:

1. Самая распространенная – отсутствие учета финансов в компании, отсутствие системы планирования и прогнозирования.
2. Неконтролируемая система рассрочек и отсрочек клиентам. Задержки платежей от клиентов.
3. Неэффективная работа с дебиторской задолженностью – не собираются деньги.
4. Изъятие денег из бизнеса собственниками, часто до получения информации о финансовом результате.
5. Изъятие денежных средств из операционной деятельности на другие виды деятельности, например, на финансовые вложения в ценные бумаги.
6. Отсутствие фондов накопления, финансовой подушки в бизнесе.
7. Ошибки в объемах закупок или не учли сезонность. Например, заказали новый товар, но не изучили спрос на него среди вашей аудитории. Или заказали большие объемы со скидкой, но при этом вывели большую сумму денег из оборота.
8. Падение объемов продаж, и в следствие уменьшение потока денежных средств от клиентов.
9. Убыточность самого бизнеса. Может быть не замечена собственниками бизнеса, если не ведется учет доходов и расходов, не считается финансовый результат. В этом случае платежи часто покрываются авансами от клиентов или кредитными средствами.
10. Форс-мажор, пандемия и прочие стихийные явления. Тут уж ничего не поделаешь. Но и к ним надо готовиться.

Как видим, причин может быть много. Проверьте себя по каждому пункту. И если увидели себя хоть в одном пункте, то вы в зоне риска. Наличие же двух и более факторов сигнализирует о том, что вам нужно серьезно задуматься о вашей финансовой устойчивости и платежеспособности.

Также важно понимать, кассовый разрыв – это для вас временное явление, форс-мажор или хроническая ситуация.

Если кассовые разрывы возникают редко, то и закрыть их достаточно просто.

Если кассовые разрывы вас мучают постоянно, то скорее всего у вас проблемы с прибыльностью предприятия или смешение нескольких вышеописанных факторов.

Теперь давайте от диагностики причин перейдем к решениям. Решения предоставлены по мере убывания их важности и сложности. Если у вас кассовые разрывы возникают редко, и причин в списке вы нашли мало, то смотрите в конец списка решений. Если же кассовые разрывы у вас частое явление, и вы постоянно думаете, как свести концы с концами, то начинайте с начала.

Долгосрочные меры:

1. Внедрите управленческий учет и финансовое планирование. Вы должны иметь четкое понимание, какое финансовое состояние вашей компании, и иметь эту информацию в постоянном режиме. Сколько выручки вы заработали, сколько расходов, какая прибыль у вашей компании, выведите эти показатели по направлениям деятельности. Необходимо вести в постоянном режиме три управленческих отчета: БДР, БДДС и Баланс. Контролируйте состояние дебиторской и кредиторской задолженности. Научитесь планировать.
2. Если при внедрении управленческого учета вы обнаружите, что ваша деятельность убыточна, то разработайте такую модель своего бизнеса, чтобы она была прибыльна. Найдите ключевые факторы увеличения прибыли, работайте над ними. Это может быть снижение расходов, увеличение выручки по более прибыльным продуктам и направлениям, закрытие убыточных направлений и т.д. Сформируйте финансовую модель достижения той прибыли, которая вам нужна, и стремитесь к ее реализации. Убыточный бизнес всегда будет иметь проблемы с платежеспособностью.
3. Работайте с дебиторской задолженностью, сокращайте отсрочки и просрочки. Разработайте регламент работы с дебиторской задолженностью. Об этом рассказано в отдельной статье https://www.klerk.ru/tribune/2082073/532697/.
4. Работайте с кредиторской задолженностью, договаривайтесь об отсрочках сами. В случае если у вас проблемы с платежеспособностью, вам важно сокращаться отсрочки покупателей, при этом самим максимально договариваться об отсрочках. Об этом тоже есть отдельная статья https://www.klerk.ru/tribune/2082073/532908/. Важно при работе с дебиторской и кредиторской задолженностью также вести финансовый учет в компании.
5. Создавайте резервы, фонды накопления, так называемую подушку безопасности. О ее размерах есть разные мнение. Одно из них, что сумма резерва должна равняться сумме всех расходов компании на 3 месяца.
6. Внедрение системы KPI для сотрудников, занимающихся сбором денежных средств от покупателей, которая будет их мотивировать это делать.
7. Установление правил для собственников бизнеса – как и сколько он будет извлекать денег из бизнеса. Лучшим решением в этом случае будет, если собственник назначит себе зарплату, как и остальным сотрудникам. А остальную сумму будет получать в виде дивидендов – процента от прибыли, если она будет.
8. Внедрение Платежного календаря – специального отчета, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня.

Все эти меры влияют на платежеспособность масштабно и системно. И делают возникновение кассовых разрывов практически не возможным.

Краткосрочные или вспомогательные меры:

1. Взять кредит или займ. Лучше, если вы будете знать о наступлении кассового разрыва заранее, тогда вы сможете взять кредит на лучших условиях. Поищите льготные кредиты или с возможностью отсрочки по уплате основного долга.
2.  Подключение овердрафта. Овердрафт — это один из видов кредита. Его особенность в том, что бизнес может потратить денег больше, чем есть на счете, и уйти в минус на определенную сумму. Овердрафт подключают один раз, используют, когда потребуется, затем возвращают деньги на счет и можно снова ими пользоваться, если случится кассовый разрыв.
3. Заморозить новый проект, приостановить инвестиции. Но какой срок, зависит от длительности кассового разрыва. И на сколько глубока причина его возникновения. Иногда новые проекты могут быть закрыты навсегда.
4. Сократить расходы бизнеса. Здесь речь идет не о системной работе по сокращению расходов, в которой мы говорили в этой статье https://www.klerk.ru/tribune/2082073/533815/. А о краткосрочном снижении, от урезания необязательных расходов типа обучения или корпоратива до таких важных расходов, как расходы на зарплату, рекламу и маркетинг.
5. Можно также упомянуть продажу долга или факторинг, как один из вариантов пополнения денежных средств, продажу имущества. Но это инструменты, которые не должны носить системный характер.

Мой опыт показывает, что, если кассовые разрывы носят в компании системный характер и возникают даже в течение месяца, причина всегда более глубока, чем банальные просрочки клиентов. Корень проблем скорее всего у недостаточной прибыльности и отсутствии финансового планирования и управленческого учета. Поэтому «зрите в корень» и решайте проблему на более глубоком уровне. Тогда вам будут не страшны кризисы и кассовые разрывы не будут вас беспокоить.