Бухгалтерия и финансовый отдел компании – это одно и то же?

В первую очередь в компании, конечно, появляется бухгалтер. И часто это необходимость, а не желание собственника. Даже при регистрации ИП на упрощенке на доходах или патенте возникает необходимость сдавать декларации, платить страховые взносы за себя, вести хотя бы какой-то учет. Т.е. возникает пусть минимальная, но необходимость взаимодействия с налоговой инспекцией. На начальном этапе предприниматель может это делать самостоятельно, в том числе используя автоматизированный сервисы, которых сейчас появилось множество — Сбер и Тинькофф онлайн-бухгалтерия, бухгалтерия от Контура и многие другие.

Но как только компания начинает расти, появляется большое количество операций, доходов, расходов, хочется поменять систему налогообложения на более выгодную, например УСН (доходы-расходы), появляется потребность в бухгалтере.

На этом этапе собственники чаще всего воспринимают потребность в бухгалтере только для сдачи отчетности в налоговую.

Так появляется учет, ориентированный на ведение учета для внешних пользователей.

В этой ситуации бухгалтер ведет учет и аналитику в сроки, и разрезах, необходимых только для сдачи отчетности.

Но помимо внешней отчетности есть и необходимая внутренняя отчетность — Отчет о доходах и расходах, Отчет о движении денежных средств, баланс, отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности, о складских запасах и так далее. И этот учет может вести бухгалтер. в том числе с той аналитикой, с которой нужно — собирать доходы и расходы в разрезе направлений деятельности, делить расходы на прямые и косвенные, собирать расходы и движения денежных средств с детализацией по статьям. Бухучет дает возможность предоставлять всю информацию о фактическом состоянии компании директору, в том числе его можно организовать оперативно. Единственная особенность — бухгалтера смотрят информацию по бухгалтерским счетам. Собственнику, конечно, будут непонятны все эти сальдо, дебеты и кредиты. И бухгалтер может немного трансформировать бухгалтерские отчеты для директора, делать их более понятными для него.

Ошибка № 1. Здесь собственники и директора совершают первую ошибку — не ставят задачу своему бухгалтеру вести учет для СЕБЯ — вести его оперативно, вводить требуемые аналитики учета. Если бы бухгалтерам ставили такую задачу, можно было бы составлять управленческие отчеты силами бухгалтера.

Рассматриваем дальше развитие компании. Компания растет, операции все прибавляются, принимаются новые сотрудники, вводятся различные учетные системы. Битрикс24 или АМО-СРМ для учета взаимоотношений с клиентами, появляется 1С:Управление торговлей для учета торговых и складских операций и т.д. Системы множатся, бухгалтерия ведет учет так, чтобы сдавать отчетность в налоговую, часто в отрыве от остальных учетных систем И вот уже собственник не может понять, сколько он зарабатывает.

Бухгалтерия ответ дать не может, т.к. документы от поставщиков еще не поступили, и месяц не закрыт, нужных аналитик нет. Начинаются попытки посчитать финансовый результат компании собственным силами. «По ощущениям я в плюсе» — вот так можно охарактеризовать знания собственников о своем финансовом состоянии.

В этот момент в компании может появиться финансовый менеджер или экономист.

Ошибка № 2. Финансовому менеджеру ставится задача — собрать управленческие отчеты. И финансовый менеджер их собирает. Но так как есть множество учетных систем, не связанных между собой, финансовый менеджер собирает управленческие отчеты из этих систем вручную.

Это очень большой шаг — начать вести учет результатов деятельности компании и собирать управленческие отчеты. Но ошибка состоит в том, что учет в этом случае ведется дважды — бухгалтером и финансистом. И собственник дважды платит за одну и ту же работу.

После сбора управленческих отчетов у собственников начинается прозрение — появляется картина мира перед глазами, и появляются инструменты для улучшения результатов. Можно начинать строить финансовые модели, планы развития. Конечно, это поручают финансовому менеджеру.

Ошибка № 3. Финансовый менеджер составляет некую прогнозную модель и компания пробует жить по этому плану. Ошибка здесь состоит в том, что планы эти кроме финансового менеджера никто не делал, и сотрудники их не принимают. Для правильного и эффективного планирования необходимо вовлечение персонала в процедуру планирования. Тогда планы будут приниматься и достигаться с большей вероятностью.

Вернемся к бухгалтерии и финансистам. Все-таки, это разные люди, разные профессии, и у них разные задачи. НО! Бухгалтер может частично заменить финансиста или же совмещать обязанности, если у него будет такое желание.

Чтобы бухгалтер мог заменить финансиста, нужно следующее:

1. Директор должен ставить бухгалтеру задачу не только формировать отчеты и вести учет для внешних пользователей, но и для внутренних нужд компании.
2. Вести учет оперативно, закрывать финансовый результат ежемесячно. Для этого нужно ввести процедуры сбора первичных документов, электронного документооборота и т.д.
3. Бухгалтер должен организовать учет в необходимых аналитических разрезах, в которых собственнику нужно получать информацию.
4. Бухгалтеру нужно будет трансформировать бухгалтерские отчеты в управленческие, убирать дебеты и кредиты, делать их более понятными.

Плюсы у такого подхода есть — это явная экономия на расходах. Но при этом есть и минусы. Бухгалтер все-таки не финансист. И у него точно нет обязанностей по планированию. Т.е. вы с помощью бухгалтера не построите систему планирования, он не будет вам делать финансовые модели.

Если же вы решили иметь и бухгалтера и финансиста, разберем особенности организации их работы.

В этом случае бухгалтер занимается ведением только бухгалтерского учета, налогового учета, сдачей отчетности, а финансист — сбором факта в управленческие отчеты, составлением финансовых моделей, планированием, финансовым анализом, формированием выводов и рекомендаций. Иногда финансовому менеджеру можно вменить еще функции казначея — проводить платежи, собирать заявки на оплату.

Главная рекомендация: если вы будете иметь в штате или на аутсорсе и бухгалтера и финансиста: важно обеспечить их взаимодействие. Наилучшим решением будет, если бухгалтер все равно будет вести учет так, как если бы управленческий учет вел бы он сам, т.е. формировал данные оперативно и в нужных разрезах. Тогда финансисту не нужно будет вести параллельный учет для сбора факта, а он будет пользоваться бухгалтерским. Таким образом, больше оставляя времени и ресурса на планирование, анализ, разработку выводов и рекомендаций для директора.

Бухгалтерский учет может и должен стать главным источником информации о фактических данных.

Подведем резюме: бухгалтерия и финансисты в идеале должны быть союзниками, ориентированными и работающими на общую задачу — предоставление директору оперативных, точных данных о состоянии компании, на основе которых будут приниматься решения, ведущие компанию к успеху.