🎃 Ошибка № 1. В компании управленческий отчет ведется бессистемно
Есть какие-то формы, все они разные, не сравнимые между собой. Какие-то отчеты собираются, какие-то нет. Данные разнятся между собой, между отчетами тоже не связаны. «Здесь считаю, тут не считаю», пропускаются месяцы, один месяц посчитали, следующий раз посчитали сразу три месяца через квартал. Нет четкого, понятного порядка формирования данных.
Управленческий учет, как и бухгалтерский, это система. У него есть свои правила и принципы, «кусочный» учет приводит к тому, что данные в отчетах непригодны для анализа и принятия управленческих решений, и в нем теряется смысл.
Для управленческого учета очень важны правила и регламенты, единые, понятные разработанные формы, описанные процессы.
🎃 Ошибка № 2. Не полный управленческий учет
Итоговых управленческих отчета три – Отчет о доходах и расходах - ОДР (его еще могут называть Отчет о прибылях и убытках), Отчет о движении денежных средств - ОДДС, Управленческий баланс. Для их составления и детализации иногда используют вспомогательные отчеты – отчет по продажам, по дебиторской и кредиторской задолженности и так далее. Но три управленческих отчета, их еще иногда называют триадой – это необходимый минимум.
Иногда в компаниях ограничиваются ведением только Отчета о движении денежных средств, считая, что его достаточно, иногда ведут только ОДР (Отчет о доходах и расходах), иногда ведут их оба, но не ведут Управленческий баланс. Особенно этим грешат компании, которые имеют юридическую форму в виде ИП.
Но неполный учет, когда нет трех итоговых отчетов, просто не может показать реальное положение дел в компании. Мы будем видеть картину только с одной стороны, а другие стороны – возможно проблемы бизнеса, а возможно и его возможности, будут от нас скрыты. И таким образом можно просто не увидеть надвигающейся катастрофы. Например, не имея баланса, можно пропустить большие накопленные долги или затоваривание бизнеса. Без трех отчетов не можно увидеть, сколько реально зарабатывает бизнес и сколько можно из него забирать.
🎃 Ошибка № 3. Нет четкой методологии, управленческой учетной политики
Опять же, как и в бухгалтерском учете, в управленческом учете должны быть установлены правила. Одни и те же объекты учета можно учитывать по-разному. Списывать запасы – по средней стоимости, ФИФО или ЛИФО, учитывать товары в закупочной стоимости или в продажной, какие-то расходы списывать сразу на финансовый результат, а какие-то распределять.
И эти правила могут отличаться от правил в бухгалтерском учете, записываются они в специальном документе – управленческой учетной политике. И если эти правила не описать, то всегда будут возникать разночтения. Финансист не будет знать, как учитывать, директор – как интерпретировать и понимать управленческие отчеты.
Хотите увеличить выручку бизнеса за счет внедрения финансового учета? Подписывайтесь на тг-канал Правила Финансов с Ириной Кокшаровой
🎃 Ошибка № 4. Не синхронизированы справочники и аналитики данных бухгалтерского и управленческого учета
Достаточно распространенная ошибка, которую допускают даже те компании, в которых управленческий учет ведется верно.
В этом случае в бухгалтерском учете используются одни справочники, а в управленческом – другие, в них разные группировки и статьи, например в справочниках «Статьи движения денежных средств», «Статьи затрат». В бухгалтерском учете могут не использовать аналитику по номенклатурным группам, а в управленческом использовать.
Во всех этих случаях управленческий и бухгалтерский учет становится плохо сопоставимыми, и управленческие отчеты приходится составлять вручную, гораздо дольше, делать ручные сопоставления. Также эти данные сложнее сравнивать и возникает гораздо больше ошибок. Из этой ошибки напрямую вытекает следующая ошибка.
🎃 Ошибка № 5. Управленческий учет не использует в качестве источника данных другие виды учета – бухгалтерский или оперативный в СРМ, а ведется полностью параллельный
Есть понятие первичного учета – это учет, когда в систему вносятся все первичные данные и документы. Обычно это делает бухгалтер и вносит документы в бухгалтерскую программу, например 1С:Бухгалтерию. На их основе формируется бухгалтерский учет. Если же компания не ведет бухгалтерский учет (например, ИП), то обычно для первичного учета используются различные CRM-системы, например, Мой склад, 1С: Управление торговлей, отраслевые программы для учета продаж и расчета себестоимости. На их основе формируется оперативный учет.
Все эти данные являются основой для сбора факта в управленческие отчеты. Но некоторые специалисты, не желая разбираться в текущем бухгалтерском или оперативном учете, не используют эти данные, и просто ведут второй, а иногда и третий параллельный учет – управленческий. То есть одни и т же данные заносятся в разные ресурсы и бухгалтером, и менеджером, и финансистом. А платит за все это собственник компании своими деньгами ‼️
🎃 Ошибка № 6. Не использовать при ведении управленческого учета двойную запись
Любой грамотный финансист вам скажет, что двойная запись – это величайшее изобретение и гарант правильности данных.
При двойной записи любая хозяйственная операция «шифруется» так называемой «проводкой», записывается по дебету и по кредиту. Таким образом, мы всегда можем проверить правильность, корректность, достоверность наших управленческих отчетов.
Ведь управленческие отчеты по сути формируются по тем же принципам, что и бухгалтерские. Финансисты их только интерпретируют по-другому, переводят на язык, понятный собственнику.
Конечно, не всегда получается вести управленческий учет с помощью двойной записи, здесь вручную вести не получится. Точно будет нужно специальное программное обеспечение, понадобится автоматизация. Да и уровень знаний нужен высокий. Но именно такой способ гарантирует правильность и корректность управленческих отчетов.
Если есть возможность вести управленческий учет с использованием двойной записи, всегда используйте этот способ!
🎃 Ошибка № 7. Не использовать автоматизацию для ведения управленческого учета
У автоматизации управленки есть несколько уровней и способов. И любая, даже минимальная автоматизация, лучше, чем ее отсутствие.
Автоматизация сокращает время формирования управленческих отчетов, уменьшает количество ошибок, исключает человеческий фактор.
Однако автоматизировать управленческий учет можно только в том случае, если вы не допустили предыдущих ошибок, описанных выше. Автоматизация возможна тогда, когда установлены четкие правила, разработана методология, и вы и без автоматизации можете собрать грамотные, корректные отчеты.
Начать дискуссию