Услугами компаний, поддерживающих чистоту в офисах, производственных помещениях, торговых и бизнес центрах пользуются практически 100% компаний и организаций, включая государственные структуры.
Сотрудники отдела закупок, не знакомые с тонкостями бизнеса по профессиональной уборке, нередко сталкиваются со сложностями при составлении ТЗ на закупку подобного рода услуг.
При этом от правильно составленного технического задания зависят комфорт и удобство рабочих мест как для самих сотрудников, так и для посетителей.
Как составить ТЗ на услуги клининга, чтобы учесть максимальное качество и оптимальную стоимость
Для начала стоит учесть, что ТЗ должно состоять из двух важных частей: описательной и ресурсной.
Описательная часть помимо типа объекта (офисная недвижимость, складские помещения, производство) должна включить в себя все сведения, касающиеся самого объекта:
перечень всех внутренних помещений,
зоны отапливаемых парковок,
этажность здания (й),
график работы (если есть разница, то летний и зимний).
На следующем этапе следует перечислить все необходимые дополнительные работы с разбивкой по зонам (в том числе прилегающая территория) и указанием нужной периодичности.
Кроме того, обратите внимание на то, какие расходные материалы потребуются, и кто их приобретает: сам заказчик или подрядчик по чистоте.
Ресурсная часть включает список необходимого уборочного оборудования, а также требования заказчика к спецодежде работников подрядчика.
На первый взгляд, все эти манипуляции кажутся достаточно сложными, но, освоив единожды подготовку ТЗ по указанной схеме, можно будет его использовать в дальнейшем неоднократно.
Это позволит не только получать оптимальные коммерческие предложения на этапе отбора будущего контрагента, но и избежать возможных претензий со стороны ФНС, если вдруг выяснится, что контрагент использовал нечестные схемы ухода от уплаты налогов.
С этой целью также важно проводить оценку всех коммерческих предложений на основе технического здания, представленных без НДС, что способствует оценке поданных заявок в равных условиях и дает возможность оценить, включают ли они в себя все необходимые налоги поставщика услуги.
Калькуляции услуг по единому образцу — важная составляющая тендерной документации. Форма калькуляции цены должна содержать следующие затраты:
● оборудование;
● персонал;
● налоги на ФОТ;
● затраты;
● административные расходы и прибыль;
● итоговая стоимость (без НДС).
Почему это важно?
Представители ФНС, к примеру, рассматривая взаимоотношения именно в сфере клининга, считают, что «если вы осознаете, что цена не включает налоги и целенаправленно давите на подрядчика, чтобы он эти налоги минимизировал, значит вы являетесь соучастником схемы ухода от налогообложения».
Расчет по единой форме позволяет проводить анализ предложений в равных условиях и, кроме того обосновать проявление должной осмотрительности при последующем выборе контрагента.
Скачать Методику расчета услуг профессиональной уборки:
Понятно, что показателем эффективности службы закупки является постоянное снижение стоимости услуг, но следует помнить, что, выбирая клининговую компанию, исходя из дешевизны услуг, важно быть уверенным, что стоимость включает в себя налоги (т.е. компания имеет необходимый штат официально оформленных сотрудников, так как на ФОТ приходятся все основные расходы клининга, и в то же время возможности для махинаций).
В противном случае заказчик рискует попасть под возможное доначисление налогов со стороны налоговой службы, и такие случаи уже не редкость.
Начать дискуссию