Другие схемы документооборота при списании материалов на производство СМР

В публикациях за прошлую неделю были рассмотрены схемы документооборота при списании материалов на производство СМР, применяемые еще со старых добрых (или для кого-то не очень добрых) советских времен.

Но, как в своё время перевел латинскую фразу из заголовка один сельский священник: – Время текёт и мы с ею.

И в настоящее время никто не обязывает организацию (кроме бюджетной) использовать первичные учетные документы в строгом соответствии, с альбомами унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденными Росстатом (или раньше Госстатом России).

Точно также никто не заставляет организацию в той или иной ситуации использовать только определенную схему документооборота.

Главное, чтобы у любого проверяющего (вышестоящего руководства, аудитора, налоговиков и т. д., и т. п., и пр.) не возникло и тени сомнения в обоснованности данного факта хозяйственной жизни, подтвержденного данными первичными документами.

И вот здесь, зачастую, руководство организаций (подозреваю, что чаще всего те, кому в пору их молодости немало крови попортили злобные тетки из бухгалтерии, заставлявшие по несколько раз переделывать те или иные документы) идут на максимальное сокращение документооборота в своей фирме, исходя из самых благих намерений: – Зачем оформлять 25 пять дублирующих друг друга бумажек, если достаточно и одной, а то и вовсе обойтись без этого.

Тут я, пожалуй, могу согласиться с тем, что попросив, например, у завхоза (или, как сейчас говорят – офис-менеджера) рулон туалетной бумаги, нет большой необходимости вначале написать заявление, затем (после его визирования в трех кабинетах) расписаться в ведомости на получение, а потом еще в акте о том, что этот рулон был действительно отнесен в туалетную комнату и там закреплен на держателе. Это уже, действительно, перебор.

Но вот мне как-то пришлось работать с клиентом, фирма которого занималась наружными отделочными работами (если память не изменяет, то малярными). Директор был и учредителем, а его мама – бухгалтером.

И я обратил внимание, что все закупаемые по заявкам бригадиров материалы в том же месяце полностью списывались на затраты.

У меня тут же возник вопрос: – А какие-то нормы списания у тебя в фирме есть?

– А зачем? Сколько бригадирам нужно для работы, столько по их заявкам и закупаем.

– А ты уверен, что они за твой счет из твоих материалов еще пару другую левых заказов не берут, или не торгуют этими материалами по дешевке?

– А я об этом даже и не задумывался никогда.

И, насколько мне стало известно, он потом всерьёз озаботился этой проблемой.

Этим я хочу в очередной раз подчеркнуть, что требования бухгалтеров по оформлению первичных документов – это не их личная прихоть. Это на самом деле забота о том, чтобы средства организации не уходили в неизвестном направлении, оседая в итоге в чьем-то кармане (не бухгалтера, что самое обидное), а оптимально расходовались, принося хозяевам прибыль, а бухгалтеру – стабильную (желательно, хорошую) зарплату плюс премии (желательно, почаще).

И если грамотное руководство организации предлагает какую-то свою систему документооборота и свои формы документов, что, пусть и не соответствует этим старым советским схемам, но позволяет реально вести контроль за расходованием средств на фирме, то why not (pourquoi pas, почему бы и нет)?

На одном из семинаров, как раз по учету материалов, (но давненько уже) в первом ряду сидел довольно молодой мужчина, задававший очень грамотные вопросы, и как раз по оформлению первичных документов. Его, в том числе, интересовало, обязательно ли применение М-29, или можно подтвердить списание материалов и каким-то другим способом.

И, как он поделился своим опытом (его фирма занималась прокладкой интернет-кабелей в офисах), они выдают бригадиру материалов где-то 85-90% от планируемого объема работ. И за пару дней до завершения работ тот, естественно, дает заявку на получение недостающего. Если это как раз те самые 10-15% (ну, или там 17-20%), то проблем нет. А если он просит больше, то у руководства возникает вполне естественный вопрос: – А почему, собственно? Зачем тебе еще 300 метров, если тебе всего нужно протянуть 700 метров кабеля, а 650 ты уже получил?

Я, естественно, согласился с тем, что такая схема для их фирмы является рабочей, достоверно подтверждает, что материалы отпущены в производство, а не куда-то еще, и необходимости в составлении М-29, или какого-то другого документа на 25 листах. Да и налоговикам, в случае чего, тоже можно будет доказать обоснованность списания на расходы именно этого количества материалов.

Кстати, когда в перерыве вышли с ним на перекур, выяснилось, что он не бухгалтер, а директор фирмы. Бухгалтером у него работал какой-то его довольно пожилой родственник. Так этот хитрый дед посылал на семинары молодого, мотивируя это тем, что я уже старый, может, что-то не так пойму, а то и вообще забуду. А ты сходи, послушай, потом мне расскажешь, а вместе уже и разберемся, что нам конкретно подходит из всего этого нового, а что нет.

Вот побольше бы таких директоров и бухгалтеров!

Но бывает, что креативная молодежь (которая за все хорошее и современное против всего плохого и устаревшего) просто недовольна сложившимися порядками: – слишком много лишних бумажек, ведь мы уже в 21 веке живем, и давайте как-то по-другому работать.

Но своих каких-то дельных конкретных предложений у них нет, а есть только вот это: – давайте как-то по-другому.

Мне даже как-то пришлось выступать в роли, как сейчас называют, медиатора, при разрешении конфликта между производственниками и бухгалтерией в одной строительной фирме.

Производственникам (во главе с начальником ПТО) решительно не нравились требования бухгалтеров о составлении и утверждении М-29, а также о ведении материальных отчетов.

Я им тогда, когда объяснил необходимость этих «лишних» бумажек при их том самом «устаревшем» для 21 века порядке снабжения участков материалами, предложил вначале изменить порядок отпуска запасов в производство.

То есть вначале рассчитать ежедневную потребность в материалах и завозить их именно в этом количестве. И при нормальной работе к концу дня все материалы будут израсходованы, и минут за 15-20 до окончания рабочего дня начнется уборка рабочих мест, сбор инструмента и т. п.

На следующий день бригада придет на строительную площадку, а там их уже ждут все потребные именно на сегодняшний день материалы.

Но это в идеале. А идеальным бывает только газ, и то в учебнике по физике за 7-й (или 8-й, точно уже не помню) класс средней школы.

А реальной производственной деятельности бывает всякое. И, зачастую, не все завезенные на объект материалы к концу отчетного периода будут израсходованы. Но это, проблемы не бухгалтерской службы (она вообще тут ни при делах), а все тех же производственников.

Поэтому в конце месяца (а, может, и чуть чаще) опять же производственники проведут инвентаризацию материалов на объекте. Информацию об остатках передадут в бухгалтерию.

Таким образом, материалы, которые поступили на объект согласно накладной за подписью мастера (бригадира) будут сразу списываться на производство:

Дебет счета 20 Кредит счета 10.08 (если со своего склада)

или

Дебет счета 20 Кредит счета 60 (если от поставщика).

По окончанию отчетного периода тем материалы, которые согласно инвентаризации, не были израсходованы (по причинам, которые бухгалтерию абсолютно не интересуют) подлежат восстановлению:

Дебет счета 10.08 Кредит счета 20.

И на следующий рабочий день они вновь спишутся на производство СМР:

Дебет счета 20 Кредит счета 10.08.

Кстати, именно такой метод учета материалов предусмотрен п. 38 ПБУ 2/2008 и п. 31 МСФО (IAS) 11 «Договоры на строительство»* (с которого наш ПБУ 2/2008 как раз и списан).

*МСФО (IAS) 11 «Договоры на строительство» не применяется организациями, которые применяют МСФО (IFRS) 15 «Выручка по договорам с покупателями».

И вот когда я предложил такую схему тому самому молодому креативному начальнику ПТО, то и он, и снабженцы, хором сразу заявили, что такую систему они не смогут внедрить.

Им хотелось, чтобы всё было, как и раньше, но только без матотчетов и М-29. Но на мои вопросы, а как бухгалтерия будет знать в этом случае, много или мало ушло материалов в производство, и сколько их осталось у материально-ответственного лица, внятного ответа дать так и не смогли. Креативный начальник ПТО только ещё раз повторил, что должны же быть какие-то современные методы.

Поэтому, коллеги, если у вас есть какие-то свои современные методы учета материалов, отпущенных на производство СМР, просьба поделиться. А уж наша благодарность, в разумных пределах, естественно, не будет знать границ.