Обособленное подразделение

И на форуме, и в сервисе консультаций довольно часто задают почти один и тот же вопрос: — Когда подавать уведомление об открытии обособленного подразделения, чтобы не попасть под штрафные санкции?

Для того, чтобы подробно ответить на этот вопрос, необходимо вначале выяснить, что следует понимать под обособленным подразделением организации и в какой именно момент его следует считать созданным (либо возникшим).

Сразу хотелось бы обратить вниманием, что, в отличии от филиала (представительства), также являющимися обособленными подразделениями, просто ОП может (а частенько так и случается) возникнуть даже и вопреки желанию руководства.

Но вначале, как водится, определения.

В гражданском законодательстве понятие «обособленное подразделение» не дано.

И по ГК РФ (п. 2 ст. 54) место нахождения организации определяется местом его государственной регистрации на территории Российской Федерации путем указания наименования населенного пункта (муниципального образования). Следовательно, место нахождения организации — город Москва, или город Хабаровск*, или поселок Комсомольский Адамовского района Оренбургской области.

*Но если быть особенно точным, то и Хабаровск, а тем более, Москва, в свою очередь также делятся на муниципальные образования.

Кроме того, (п. 3 ст. 54 ГК РФ) в ЕГРЮЛ лиц должен быть указан адрес организации в пределах муниципального образования.

О тонкостях указания адреса и последствиях его некорректного поименования — тема отдельной публикации. Сегодня не об этом.

И в статье 55 даны определения представительства (п. 1) и филиала (п. 2), первым признаком которых является их нахождение вне места нахождения самой организации, то есть их территориальная обособленность. Кроме того, информация о том, что в составе организации есть филиалы (представительства) должны быть указаны в ЕГРЮЛ.

Таким образом, любой филиал (представительство) будет являться обособленным подразделением. И датой его создания следует считать дату внесения сведений о нем в ЕГРЮЛ.

В налоговом законодательстве (п. 2 ст. 11 НК РФ) дано понятие обособленному подразделению вообще (не обязательно имеющему статус филиала или представительства). Таковым велено считать территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места.

И рабочее место признается стационарным, если оно
создается на срок более одного месяца (там же). То есть это не в пространстве, а во времени.

Определение же рабочего места дано в ст. 209 ТК РФ.

Это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть (а если не прибыл, то может быть наказан) в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Таким образом, обособленное подразделение будет считаться созданным (а иногда — возникшим) с даты оборудования стационарных рабочих мест, то есть создания (или возникновения) места, на котором сотрудник должен выполнять свои обязанности согласно условиям своего трудового договора более месяца.

И это не обязательно стол, стул, освещение и доступ к Интернету. Трудовые обязанности выполняются не только за столом.

У дворника, например, трудовое место — закрепленная за ним территория. И контроль работодателя — это контроль за качеством проводимой им уборки этой территории. Прямой контроль проводит управляющая компания, где он оформлен по трудовому договору, а косвенный — жильцы дома, территорию вокруг которого убирает (должен убирать согласно этому договору) сей дворник.

Дальше предвижу некоторое недовольство коллег.

Аудиторская фирма заключила договор с организацией, находящейся в другом городе (другом муниципальном образовании). Отправили туда бригаду на срок от завтра и до даты подписи заключения.

Рабочие места возникли? На мой взгляд — да. Аудиторы будут обязаны, согласно установленному и согласованному с клиентом графику прибывать к месту исполнения своих трудовых обязанностей.

Контроль есть? И прямой, и косвенный. Прямой со стороны старшего в группе, косвенный — со стороны клиента

Стационарные они ли нет? Если управятся меньше, чем за месяц, то нет. А если проверка будет проходить больше, то да.

Значит, что? Правильно. У аудиторской фирмы возникло обособленное подразделение в другом муниципальном образовании, которое просуществовало 39 (или там, 47) дней.

И, если строго по закону, то не позднее месяца со дня начала такой аудиторской проверки нужно будет подать в свою налоговую форму С-09-3-1 (подп. 3 п. 2 ст. 23 НК РФ). После того, ка заключение будет подписано, опять в свою же инспекцию направить форму С-09-3-2 о закрытии обособленного подразделения. Ну и плюс отчетность по НДФЛ и прибыли, равно как и их уплата.

Также предвижу дружное возмущение: — Так они же там в командировке!!!      

И что?

ФНС неоднократно обращала на это внимание.

Самое свежее найденное, от 13.03.2024 № 03-02-08/22604, в котором (как и в пятнадцати или двадцати более ранних) сказано, что форма организации работ (вахтовый метод или командировка), срок нахождения конкретного работника на созданном организацией стационарном рабочем месте не имеют правового значения для постановки на учет юридического лица по месту нахождения его обособленного подразделения.    

Так что, коллеги, увы, но таки да.

Хотя на практике в подобных ситуациях налоговики очень редко выявляют нарушения. Да, формально оно есть. Хотя мне лично, когда занимался обособками более подробно, не довелось сталкиваться с претензиями налоговиков в похожих ситуациях (аудиторские проверки, строительный надзор, шеф-монтаж и т. п.).

Но вот иногда наши законопослушные начальники (с подачи бухгалтеров или знакомых юристов) бегут впереди паровоза и создают себе дополнительные трудности, которые потом приходится героически преодолевать.

Решили открыть просто обособку. Не филиал,  а склад, торговую точку или что-то еще, в другом городе да еще и в другом регионе.

Издали приказ и назначали руководителя.

Рабочее место, да еще и стационарное, возникло? Пока еще нет.   

Начальник этот поехал в тот населенный пункт (или местного взяли) и начал подыскивать подходящее помещение. Рабочего места тоже пока еще нет.

Нашел через неделю (или три месяца) подходящее помещение и взял его в аренду (или купил). Рабочие места все еще не возникли.      

Заключил договор с какой-то бригадой на проведение ремонта. Возникли рабочие места (и возможно, ОП) у подрядчика (той самой бригады). У нашего заказчика есть помещение (в аренде или собственности), но рабочих мест всё равно еще нет.

Помещение признано пригодным к эксплуатации и заключен трудовой договор (или договоры), согласно которым 25 марта (или там 10 ноября) сотрудники (или сотрудники) обязаны прибыть к 9.00 (или к другому времени) и начать работать свою работу. За неявку, опоздание, уход с рабочего места или другие нарушения предусмотрены взыскания

И вот эта дата, дата документально подтвержденного начала функционирования стационарных рабочих мест и будет являться днем создания обособленного подразделения. И не позднее месяца, то есть до 24 апреля (или 9 декабря) и нужно будет направить налоговикам С-09-3-1.

И с 25 марта (или 10 ноября) и будет считаться зарплата сотрудникам ОП и удерживаться с нее НДФЛ. Точно также с этого же дня будем считать среднесписочную численность и стоимость ОС для расчета доли налога на прибыль.

А вот сколько будет длиться период между намерением открыть подразделение и фактическим началом его работы — сказать трудно. И вполне возможна ситуация, что через пару месяцев бесплодных хлопот руководство решет, что ОП в этом городе не так уж и необходимо. Но, поскольку оно не было открыто, то и закрывать его не нужно.