Это мудрое (не побоюсь этого сказать) утверждение не то что можно, а и нужно (за очень небольшим исключением) использовать и в учете.
У каждого инвентарного объекта основных средств, равно как и каждой единицы запасов должны быть в обязательном порядке имя, фамилия и должность, то есть материально-ответственное лицо, за которым эти материальные (прошу прощения за тавтологию) ценности будут числиться.
Причем с документально подтвержденной даты их поступления в организацию и вплоть до, также документально подтвержденной, передачи их другому лицу, списанию (физическому, а не стоимостному) с учета, либо другому выбытию.
В противном случае какого-либо порядка в конторе добиться не удастся.
Лет 20 с лишним назад (когда меня еще регулярно приглашали проводить семинары по довольно многим темам) на мероприятии, посвященному учету в обособленных подразделениях одна из слушательниц задала весьма необычный вопрос.
— У нас в другом регионе есть несколько объектов как недвижимых, так и движимых основных средств. Но наших сотрудников там нет. Возникает ли там обособленное подразделение и должны ли мы поставить его на учет в местной налоговой инспекции?
— Вы его в аренду сдаете?
— Нет.
— Сдали на ответственное хранение?
— Нет.
— А как!?
В ответ было легкое пожатие плечами и тот самый загадочный взгляд Джоконды. Типа: — ну вот такие мы оригинальные.
О том, в какое состояние быстро придёт это, по сути дела брошенное на произвол судьбы, имущество, говорить не будем. Не станем также и гадать, кто за это должен был (в том числе и материально) ответить.
Но это было давно.
Но вот и в последнее время в разделе Консультаций было задано несколько вопросов по проведение инвентаризации, оприходованию и отпуску запасов и т. п. Вопросы эти разные, но объединяет их одно — в конторе не назначены материально-ответственные лица.
И кто тогда должен подписывать акт инвентаризации запасов, или что делать при выявлении недостачи и т. д., и т. п., и пр.
Ну что тут сказать?
Сразу хочу отметить, что абсолютно за всё в ООО (ст.ст. 40 и 44 Закона об обществах с ограниченной ответственностью) отвечает единоличный исполнительный орган ООО, то есть директор (генеральный) или как там его назвали — президент, пан атаман, батька и пр.
И только он имеет право, на основании устава, действовать от имени при совершении сделок фирмы без доверенности. Но он также имеет право на разделение полномочий и обязанностей между остальными сотрудниками управляемой им организации. И не скажу ничего нового о том, что по-настоящему хороший начальник на себя берет минимум каких-либо прямых обязанностей, и по максимуму наделяет ими подчиненных.
Так что отсутствие в конторе МОЛ по каким-то активам свидетельствует как о плохой работе этого самого пана атамана (генерального директора), так и вообще, о весьма смутном у него представлении о своих функциях.
Хотя, например, выдача сотруднику разовой доверенности на получение товара у поставщика сразу же накладывает на него и полную материальную ответственность за сохранность этого товара (п. 2 ст. 243 ТК РФ) вплоть с момента получения его у продавца и о передачи его другому лицу, ответственному за его хранение и последующее использование.
И другие варианты, при которых автоматом придется возмещать нанесенный ущерб по той же ст. 243 ТК РФ:
ущерб причинен умышленно;
ущерб причинен в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
ущерб причинен в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
ущерб причинен в результате административного правонарушения, если таковое установлено соответствующим государственным органом;
разглашены сведения, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную).
И если какому-либо сотруднику вручается какое-либо (не совсем уж копеечное) имущество организации, которое потом ему необходимо будет вернуть, то желательно, чтобы с ним был заключен и договор хотя бы о частичной материальной ответственности.
В противном же случае он может безнаказанно (если появится малейшая возможность) его унести домой, выбросить, сломать и пр.
Допустим, новому сотруднику (работающему как офф-лайн, так и он-лайн) вручили новенький и недешевый ноутбук. В современной этой фирме всё на доверии и дружеских отношениях, без оформления и подписи всяких лишних бумажек. И вечером он, после проставы, поехал домой. На следующий день вновь появляется и на голубом глазу заявляет, что придремал в такси по пути к дому, и, выходя из машины, забыл ноут в салоне. Найденный потом водитель говорит, что этот датенький пассажир сел в машину безо всякого ноутбука.
Взыскать с этого раздолбая стоимость потерянного (или оставленного себе) ноутбука будет довольно затруднительно. Документов о том, что он его принял, нет. То, что ему оформлен доступ, допустим, к офисной сетке и т. д., это еще не доказательство того, что он его вечером забрал с собой, а не оставил в конторе. Так что организации либо как-то неформально убедить сотрудника (например, легким постукиванием по лицу или печени) вернуть его и подать заявление об увольнении, либо утереться и забыть, а то и выдать новый, но уже с полным документальным оформлением сего действия.
Офисную мебель, естественно, забрать домой не выйдет, но причинить её невосполнимый ущерб, если постараться, тоже можно без особого труда. Способы перечислять не буду, каждый домыслит их самостоятельно (в меру своей испорченности).
Но вот заводить карточку учета выданной мебели и другого подобного имущества на конкретного сотрудника, на мой взгляд, большого смысла нет. Достаточно будет, если за мебель возложить ответственность на начальника подразделения, за которым этот помещение числится.
И еще раз повторю, что не вести персонифицированный (но без лишнего фанатизма) контроль за активами организации — один из коротких (хотя и не кратчайший) путей её к финансовой пропасти. А она, как было сказано у классика, самая глубокая – в неё можно падать всю жизнь.
Начать дискуссию