Вот уже второе десятилетие (с 2013 года) мы, в части оформления первичных учетных документов, руководствуемся требованиями п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
Однако часть как ветеранов учетного фронта, так и молодого поколения всё еще находятся в плену устаревших представлений об обязательном применении форм унифицированных первичных учетных документов.
Да, никто не запрещает оформить какую-то финансово-хозяйственную операцию (I beg your pardon, факт хозяйственной жизни) тем самым унифицированным первичным документом, который был утвержден давно тому назад постановлением Госкомстата России (или Росстата), а то еще и ЦСУ СССР*.
*Покопался в базе и нашел действующую еще Инструкцию о порядке составления статистической отчетности по капитальному строительству, утвержденную ЦСУ СССР 29.12.75 № 6-8. Это, правда, не форма унифицированного первичного учетного документа, но всё же…
А вот действующий и поныне порядок заполнения денежных чеков (которыми сейчас тоже редко кто пользуется) был утвержден совместным Постановлением ЦИК (Центрального исполнительного комитета) СССР и СНК (Совета народных комиссаров) СССР от 06.11.1929. Изменения вносились только один раз, Постановлением Совмина СССР от 25.10.1986.
Но впадать в панику из-за того, что в ТОРГ-12, которым оформлена продажа товара, поставщик не заполнил графу 5 (код единицы измерения по ОКЕИ), или там, графу 6 (вид упаковки), или вообще у него в бланке накладной нет этих граф, безусловно, не стоит.
Или за образец накладной взята не ТОРГ-12, а М-15, и также в ней нет, допустим, графы 5 «Код единицы» измерения.
И, кстати, ТОРГ-12 не может быть признана унифицированным первичным учетным документом.
В свое время, лет двадцать тому назад, чересчур креативные налоговики, при проведении выездной проверки в довольно крупной организации, отказались признать расходами материалы, израсходованные на производство проданной продукции. Они прицепились к тому, что ТМЦ эти были оприходованы на основании М-15, а не ТОРГ-12.
То есть приобретение этих материалов оформлено не тем первичным учетным документом, следовательно, их нельзя признать документально подтвержденными расходами и уменьшить на их сумму налогооблагаемую прибыль.
Организация не захотела терять весьма приличную сумму и по суду доказала, что как раз ТОРГ-12 не является унифицированным первичным учетным документом, в отличие от М-15.
Аргументы были следующими.
Альбомы унифицированных форм подлежали официальному утверждению нормативным правовым актом Госкомстата России (ныне — Росстатом).
Постановление, приказ, инструкция и другой НПА (Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 13.08.97 № 1009) должен быть зарегистрирован Минюстом, либо признан (опять таки Минюстом) не нуждающимся в такой регистрации.
Так то самое постановление Госкомстата России от 25.12.98 № 132, которым была утверждена ТОРГ-12, равно как и другие формы документов по учету торговых операций, на регистрацию в Минюст не подавалось.
Вообще.
Следовательно, официальным НПА данное постановление № 132 не являлось, и утвержденные им формы не могли быть признаны унифицированными первичными учетными документами.
Организация та дело в суде выиграла, но информировать широко общественность об этом ни Минфин, ни налоговики не стали, дабы не признавать прилюдно низкое качество работы госорганов.
Но вернемся к сегодняшним реалиям.
Документ признается первичным при наличии в нём семи обязательных реквизитов, приведенных в указанном выше п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете (от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Эти реквизиты:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
А уж по какой форме он будет составлен, это уже личное дело организации, если документ сей касается операций внутри фирмы, допустим, табель учета рабочего времени, или накладная на передачу продукции из цеха на склад.
Если это документ для оформления свершившегося факта хозяйственной жизни с другими экономическими субъектами, то тут надо руководствоваться классикой: — Согласие есть продукт при полном непротивлении сторон. (И. Ильф, Е. Петров «Двенадцать стульев». Глава XXXVI. Вид на малахитовую лужу.).
Если вы, например, заказчик, и заключили договор с подрядчиком либо исполнителем, то можете требовать от него первичный документ по той форме, которая разработана вами и удобна в первую очередь для вас.
То, что какая-то мелочь не согласна с вашими требованиями — построить и объяснить, кто в доме хозяин и кто кого кормит, не так уж и сложно.
В обратной же ситуации, например, когда вы получаете запасы от какого-то крупного поставщика, качать права и доказывать, что форма его накладной не вполне по фэншую, отчего ваш бухгалтер может впасть в депрессию, как мне кажется, будет не совсем верно.
Тут на днях, кстати, был задан вопрос: – необходимо ли в первичном учетном документе (той же самой ТОРГ-12) указывать ИНН продавца и покупателя?
ИНН — идентификационный номер налогоплательщика, наличие которого для юридических лиц и ИП обязательно, для физических — желательно.
Первичный учетный документ формируется по правилам бухгалтерского учета, где такое понятие, как «налогоплательщик», вообще не принимается во внимание.
Предвижу сразу вопрос: — А как же счет-фактура?
Отвечаю: — Счет-фактура не является первичным учетным документом.
И приходовать только на его основании запасы, или принимать к учету результат выполненных работ (или услуги), чем многие грешили в 90-е годы ушедшего века, скажем так, не совсем корректно.
Второй вопрос предвижу тоже: — А УПД?
Форма универсального передаточного документа, объединяющего в себе как первичный учетный документ, так и счет-фактуру, была рекомендована к применению письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
В этом письме налоговики предложили к использованию форму, которая объединяет в себе и первичный учетный документ (содержащий все те семь обязательных реквизитов), и реквизиты, однозначно идентифицирующие плательщиков НДС (а это, в первую очередь тот самый ИНН), а также сумму налога, предъявленную продавцом (подрядчиком, исполнителем).
И вот если по УПД (со статусом 1) вы принимаете указанный там продавцом (подрядчиком, исполнителем) НДС к вычету, то ИНН в нем должен быть указано обязательно. Иначе налоговики вполне законно выкинут эту сумму налога из декларации, так как такой документ не позволяет идентифицировать продавца, или покупателя, или и того, и другого.
А вот если ИНН не указан в универсальном передаточном документе со статусом 2, который заменяет собой передаточный акт (товарную накладную, и т. д., и пр.), то придраться к этому можно только на том основании, что нарушены базовые принципы фэншуя, в связи с чем в бухгалтерии покупателя (заказчика) возрастает поток вредоносного ци.
Факт хозяйственной жизни, допустим, оказания услуги в документе отражен? Отражен.
Дата (или период) оказания? Тоже.
Заказчик и исполнитель? Указаны, равно как и должности подписавших представителей.
Так что еще требуется, чтобы одной организации показать в учете реализацию, а второй — расходы?
ИНН, видите ли, нет.
Так они есть в договоре, согласно которому эта услуга и была оказана.
Точно на таком же основании можно прицепиться и к тому, что в первичном документе нет банковских реквизитов сторон.
Но к этому пока еще никто не придирался.
И надеюсь, что в голову это никакому креативному чиновнику не придет.
Теперь плавненько так перейдем к документообороту.
Сразу хочу заявить, что какой-либо универсальной схемы, одинаково пригодной и для машиностроительного завода, и для небольшой дизайнерской фирмы нет, и быть не может.
Однако в своё время один из действительно ветеранов объяснил мне фундаментальный принцип оптимальной организации документооборота: — максимальное количество документов следует скомплектовать в минимальное количество папок таким образом, чтобы любой документ текущего года можно было найти минут за пять, а прошлого — за десять-пятнадцать (шкаф, где они хранятся — в другом помещении).
А вот каким образом в той или иной фирме это сделать — каждый выбирает для себя.
Могу только поделиться своим личным опытом в части оказания консультаций.
Когда мне приходит вопрос от клиента, то я сразу ему отсылаю свой образец договора, где указаны мои реквизиты (до декабря 2022 года, как индивидуального предпринимателя, после – как плательщика НПД). Нумерацию договоров я веду как: ХХ-месяц-год, где ХХ – порядковый номер договора в текущем месяце.
Потом, как приложение № 1 к договору, отправляю Акт согласования стоимости консультации.
Если клиент с ценой согласен, то, после получения оплаты, отправляю ответ на вопрос (приложение № 2) и Акт приема-передачи (приложение № 3).
Схема работает вот уже более 20 лет и ни одной просьбы от клиентов на какие-то дополнительные документы ни разу не поступало.
А, чуть не забыл. Ряду клиентов, но только по их просьбе, вместе с протоколом согласования цены отправляю еще и счет на оплату.
Начать дискуссию