В ситуации, когда у организации несколько подразделений с разными КПП, сотрудников много, они получают заработную плату несколько раз в месяц (аванс, зарплата, премия), а еще уходят в отпуск, на больничный, получают материальную помощь и т.д., очень важно корректно вести учет начислений и выплат. При нарушении последовательности проведения документов велик риск ошибок по НДФЛ.
Чаще всего выясняется, что НДФЛ неверный, при составлении квартальных отчетов.
При этом фактическая сумма, выплаченная сотруднику, может быть правильной, но в 6-НДФЛ не попадают нужные данные.
Рекомендую запастись чаем или кофе и выделить время на перепроведение документов с начала налогового периода (в моем случае – с 1 января).
Заранее пометьте на удаление документы, которые по какой-то причине есть в базе данных, не проведены и не участвуют в расчетах, например, рассчитали заранее отпускные, но сотрудник отпуск не использовал, или не согласовали материальную помощь. Заполняйте комментарии к документам, чтобы потом вспомнить, зачем они составлялись.
В моем случае заработная плата выплачивается сотрудникам в безналичном порядке по ведомостям. В 1С:Бухгалтерии откроем три журнала документов:
Все начисления
Ведомости в банк
Банковские выписки (отбор «Перечисление заработной платы по ведомостям»)
За проверяемый период необходимо отменить проведение таких документов.
Примечание. Если ошибка только по одному подразделению организации, можно отменить проведение только по этому подразделению, а остальные документы не трогать.
Основное правило:
сначала проводится документ начисления, затем ведомость, затем выплата. И так далее в хронологическом порядке.
Очень важно: с каждым следующим месяцем проверяйте настройки учета зарплаты, в какой день происходит окончательный расчет – в последний день месяца или в месяце, следующем за расчетным.
Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – Порядок учета зарплаты
У этого показателя нет «истории», поэтому отметку надо менять каждый раз при изменении порядка выплаты.
Если допустить ошибку в этой настройке, то в документе начисления зарплаты в регистре НДФЛ будут лишние записи, а также некорректно применятся стандартные налоговые вычеты.
Что еще проверить:
1. Стандартные налоговые вычеты: в какой период применяются вычеты, в каком месяце теряется право на вычет, если доходы превысили предельную величину.
2. Загрузите банковские выписки и проверьте корректность остатков, чтобы в базе данных 1С были все данные о выплатах физлицам. Ведомости с расшифровкой по ФИО, которые сохранены в приложении банка, необходимо иметь под рукой, чтобы свериться при необходимости.
Из своего опыта приведу примеры, когда некорректно считался НДФЛ.
1. Дата документа начисления раньше даты выплаты, например, 5 сентября начислен больничный по листку нетрудоспособности, применен вычет по НДФЛ, а выплата пособия произошла 28 сентября, после выплаты аванса, где тоже применен вычет. Необходимо «Больничный лист» провести в день выплаты пособия.
2. В документе начисления зарплаты с типом «Аванс» указана сумма премии, которая выше, чем сумма премии в итоговом начислении зарплаты с типом «Окончательный расчет» этому сотруднику. Сверка происходит по коду дохода (2000, 2002 и др.). Решение: стараться не использовать премии при выплате аванса, а отражать все начисления по основному коду (например, оплата по окладу). Итоговую сумму премии отразите в окончательном расчете.
3. Не проводите несколько документов начисления с типом «Окончательный расчет» по одному сотруднику в одном календарном месяце. Если было три выплаты, то первые две будут авансами, а последняя – окончательный расчет.
4. Выплачивайте отпускные и больничные отдельными ведомостями, так значительно легче проверять и контролировать документы.
5. Не используйте функцию «Пересчитать НДФЛ» в документе начисления зарплаты без особой необходимости. В большинстве случаев требуется перезаполнить весь документ по кнопке «Заполнить». Это трудоемко, но наверняка позволит исправить ошибку.
6. Избегайте «ручных операций» и корректировки расчетов по НДФЛ (где галочка ставится). Старайтесь использовать типовые операции, чтобы применялись заложенные в 1С алгоритмы.
Что использовать для самопроверки
Формируйте оборотно-сальдовую ведомость после проведения документов за отчетный месяц. Например, если зарплата за август полностью выплачена 5 сентября, сделайте ОСВ по счету 70 с 5 августа по 5 сентября и убедитесь, что конечное сальдо нулевое.
Также помогает сводная справка 2-НДФЛ, которую рекомендую формировать после перепроведения документов за каждый следующий месяц. Там же можно проверить правильность указания подразделений сотрудникам, если организация отчитывается по НДФЛ в несколько налоговых инспекций.
Бывает, что после перепроведения документов вылезают «долги» по 1 рублю из-за округления при расчетах НДФЛ. На мой взгляд, не надо этого бояться и менять сумму начисленной зарплаты, которая ранее была утверждена. Скорректируйте сальдо при следующей выплате сотрудникам.
Так, шаг за шагом, перепроводятся документы в хронологическом порядке за каждый месяц, с проверкой итоговых сальдо, с контролем применения ставки НДФЛ (13% или других).
По итогам каждого квартала можно составлять отчет 6-НДФЛ и делать проверку контрольных соотношений.
Общая сумма начисленной зарплаты не должна поменяться, а величина НДФЛ и сумма к выплате, наоборот, изменится.
Успейте сдать уточненные декларации до предоставления годового отчета.
Уточненные декларации необходимо подавать в налоговую инспекцию также в хронологическом порядке – за первый квартал, полугодие, потом 9 месяцев и год. Лучше дождаться приема отчета за более ранний период, и только потом отправлять за следующий период.
P.S. Не забывайте выгрузить архивную копию программы до того, как начнете перепроведение документов.
P.P.S. Если у компании сложный кадровый учет, большое количество сотрудников по трудовым и гражданско-правовым договорам, лучше использовать другое решение от 1С с расширенными возможностями - “Зарплата и управление персоналом”.
Для приобретения лицензии обращайтесь в нашу компанию ООО Альба Групп по телефону (843) 233-45-85 или электронной почте 1c@alba-group.pro
Начать дискуссию