Бизнес как на ладони: как мы внедрили управленческую отчётность в дистрибьюторскую компанию

• Клиент — дистрибьютор продуктов питания, произведённых в Грузии и РФ.

• Количество площадок — склады в 4 городах.

• Количество сотрудников — 30+.

• Количество АРМ — 30.

• Количество документов в месяц — 2000.

• Количество SKU — 500.

Качественная управленческая отчётность — именно с таким запросом обратился к нам заказчик. Без неё компания не могла анализировать свою деятельность, выявлять причины убытков и потенциальные точки роста. Проблемой была и дебиторская задолженность со стороны контрагентов, контролировать которых «вручную» по причине их количества было крайне трудозатратно.

Для решения поставленной задач предстояло перейти с устаревшей системы на более современную — 1С:Управление торговлей 11.4. Помимо этого, необходимо было адаптировать печатные формы, настроить работу с кассами, выполнить интеграции со сторонним ПО и сделать программу более удобной для пользователей. О том, что получилось, — ниже.

Внедрение глазами руководства: всё под контролем

• Отчёты по доходам и по расходам. Мы доработали конфигурацию, чтобы она учитывала не только торговые затраты, но и другие (аренду, интернет, производство образцов, представительские услуги). Кроме того, придумали, как отражать в учёте и зарплатные расходы, несмотря на то, что в 1С:УТ нет нужного блока. Для этого сотрудники заводятся в программу как контрагенты, а оклад — как услуги (например, работа за июнь). Оплата сотрудникам фиксируется с соответствующей статьёй затрат. Это позволяет сводить баланс и передавать информацию в отчёты, чтобы директор чётко видел, сколько было потрачено на зарплату, а доходы и расходы предприятия анализировались комплексно.

• Отчёт по задолженностям. У заказчика — большая база клиентов, в том числе сетевых: количество точек у них измеряется десятками и сотнями. Следить за взаиморасчётами со столькими контрагентами сложно, но необходимо, особенно когда речь идёт о задолженностях. Чтобы облегчить эту задачу, мы разработали отчёт по задолженностям клиентов в разрезе торговых точек. Допустим, у компании-клиента 10 торговых точек. 7 из них платят исправно, а 3 — задерживают оплату. С помощью отчёта можно оценить платёжную дисциплину, а после принять меры: вынести предупреждение, поставить точку на контроль или вовсе расторгнуть с ней отношения. Работа с отчётом позволила повысить собираемость денег и сделала прогнозирование денежных потоков более эффективным.

• Отчёт по оборачиваемости товаров. В нём можно по периодам проследить, как та или иная позиция продавалась в прошлом и продаётся сейчас. А используя фильтры, данные легко сравнивать по бизнес-направлениям, городам и клиентам — как компаниям, так и конечным точкам. Благодаря этому руководители могут быстро увидеть невостребованные товары и вывести их из оборота или связаться с клиентами и узнать, почему те перестали их закупать. Или наоборот: выявить ходовые позиции и увеличить объём их закупок. Всё это положительно сказалось на оборачиваемости товаров.

Внедрение глазами пользователей: преодолевая трудности

У детализированной управленческой отчётности в 1С есть и другая сторона — рост требований к цифровым компетенциям пользователей.

Так, например, сотрудникам заказчика нужно было освоить новый способ работы с сетевыми клиентами. Чтобы смотреть данные по компаниям и точкам отдельно, требовалось разделять их в системе на партнёров и контрагентов (к одному контрагенту могут относиться несколько партнёров). С одной стороны, это делало работу с сетевиками эффективной: директор мог звонить в магазины и предлагать новые условия, не дожидаясь, пока «отвалится» вся сеть. С другой стороны, сотрудники должны были научиться обрабатывать заказы иначе: ранее они выбирали в программе конкретную точку, не задумываясь, кому она принадлежит.

Кроме того, возникали сложности с закрытием месяца. Они были связаны с большим объёмом продаж и передач товаров, необходимостью разводить оптовые и розничные операции, а также оформлением ГТД на импортные товары.

Справиться с трудностями помогло обучение пользователей, которое мы проводили в индивидуальном формате в офисе заказчика, а также постоянная техподдержка со стороны нашей команды. В результате мы помогли пользователям освоить новую функциональность, научили корректно вносить данные, закрывать месяц, смотреть рентабельность и валовую прибыль по крупным и мелким клиентам.

Ещё один интересный момент. В системе, которой ранее пользовалась компания, была выстроена сложная иерархия папок с контрагентами: регион → город → компания → юрлицо → торговая точка. Пользователи привыкли к этой структуре и хорошо знали, в какой папке — какие клиенты. В 1С:УТ 11 повторить такую иерархию типовыми средствами нельзя. Чтобы не заставлять менеджеров переучиваться, мы придумали, как визуализировать структуру в интерфейсе 1С. Для этого мы ввели дополнительный реквизит «Каталог» для всех клиентов. Из реквизитов выстроили целое дерево значений, где каждый реквизит ссылается на определённую ветку. В результате пользователь может настроить вид просмотра на основе группировки по реквизиту и увидеть привычную иерархию папок. Это облегчило работу менеджерам и сократило время на обучение.

Сергей Богатырёв, программист и аналитик 1С

Что ещё: выполненные интеграции

• Интеграция с аптечными сетями. Клиент поставляет воду в аптечные сети. Многие из них довольны масштабны — до нескольких сотен точек. Работа производится через специальную программу, куда аптечная сеть добавляет заказы. С помощью интеграции мы сократили время на выгрузку и обработку заказов в 1С (более сотни заказов в день).

• Интеграция с ЕГАИС. Вместе с программистами ЕГАИС настроили и поддерживали систему отражения и продажи алкоголесодержащей продукции.

• Интеграция с Контур.EDI. Часть клиентов заказчика ведёт дела «на бумаге», часть — через Контур. Чтобы обмениваться документами было удобнее, выполнили интеграцию, позволяющую пользователям работать в одном окне.

***

Переход на 1С:УТ 11.4 помог предприятию выйти на качественно новый уровень управления.

По результатам внедрения руководство имеет постоянный доступ к актуальным сведениям о текущем положении дел во всех необходимых разрезах, проводит диагностику и корректировку бизнес-процессов и достоверно прогнозирует результаты деятельности, а сотрудники экономят время на рутинных операциях.