Фактический срок служебной командировки: Кабмин уточнил правила документального подтверждения

С 10.03.2023 начали действовать изменения, внесенные постановлением Правительства от 01.03.2023 № 329.

Этот документ уточнил норму п. 7 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее – положение № 749).

Причина корректировки

Изначально положением № 749 было определено, что фактический срок определяется по проездным документам, которые работник должен предоставить по возвращении из командировки.

Но как быть, если проездных документов нет?

Например, сотрудник поехал в командировку на служебном транспорте или на личном автомобиле. На этот случай положением № 749 предусмотрена возможность подтверждения фактического срока пребывания в командировке документами по найму жилого помещения в месте командирования.

При проживании в гостинице время пребывания можно было подтвердить квитанцией (талоном) либо иным документом, который бы свидетельствовал об оказание гостиничных услуг в месте командирования.

Такой документ должен был содержать сведения, предусмотренные правилами предоставления гостиничных услуг. До 2021 года действовали правила, утвержденные постановлением Правительства от 25.04.1997 № 490.

Но этот документ попал под «регуляторную гильотину» в рамках проведения реформы, направленной на пересмотр и отмену нормативных правовых актов, содержащих требования контрольной и надзорной деятельности.

В перечень отмененных попали и прежние правила об оказании гостиничных услуг. Но как гласит поговорка: «Свято место пусто не бывает». Гостиничный бизнес не та сфера услуг, где можно обойтись без государственного регулирования.

И чтобы привести положение № 749 в соответствие с новыми правилами, в абз. 3 п. 7 положения было внесено изменение.

Что поменялось

В случае отсутствия проездных документов подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно документами по найму жилого помещения в месте командирования при проживании в гостинице.

Любой из приведенных документов должен подтверждать предоставление гостиничных услуг по месту командирования и содержать сведения, предусмотренные правилами.

Договор

Неотъемлемыми атрибутами договора являются (п. 13 правил):

• наименование исполнителя для компаний (фамилия, имя, отчество – для ИП), ОГРН и ИНН;

• сведения:

  • о заказчике (фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина) и сведения о документе, удостоверяющем его личность, оформленном в установленном порядке;

  • виде гостиницы и ее категории, указанной в свидетельстве, а также о предоставляемом номере (месте в номере) и об адресе гостиницы;

  • категории номера, цене номера (места в номере), количестве номеров (мест в номере);

• период проживания в гостинице;

• время заезда и время выезда (расчетный час);

• иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).

Договор должен быть заключен в письменной форме. Письменная форма договора считается соблюденной в случае (п. 14 правил):

• составления одного документа (в том числе электронного), подписанного двумя сторонами;

• подтверждения исполнителем (гостиницей) заявки на заселение, направленной заказчиком (клиентом);

• оплаты заказчиком (клиентом) установленной суммы за бронирование или проживание.

Кассовый чек и БСО

Клиент (заказчик) обязан оплатить гостиничные услуги и иные платные услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре. Рассчитываясь с клиентом, исполнитель должен выдать ему кассовый чек или БСО.

Кассовым чеком признается первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом).

БСО – первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку. Он может быть сформирован в электронной форме и (или) отпечатан с применением автоматизированной системы для БСО в момент расчета между пользователем и клиентом за оказанные услуги.

Оба документа должны:

• содержать сведения о расчете;

• подтверждать факт его осуществления и

• соответствовать требованиям законодательства РФ о применении ККТ.

Под автоматизированной системой для БСО понимается ККТ, используемая для их формирования бланков в электронной форме, а также печати их на бумажных носителях.

БСО может содержать дополнительные реквизиты с учетом сферы деятельности гостиницы.

НДС в документах

Среди обязательны реквизитов чека ККТ и БСО, в частности, указана сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС, исчисленных по этим ставкам (п. 1 ст. 4.7 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Исключением являются случаи осуществления расчетов пользователями ККТ:

• не являющимися плательщиками НДС или освобожденными от исполнения обязанностей плательщика этого налога, а также

• за товары, работы, услуги, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) НДС.

При реализации услуг по предоставлению мест для временного проживания применяется налоговая ставка по НДС в размере 0% в гостиницах и иных средствах размещения:

• введенных в эксплуатацию до 01.07.2022 и не включенных в реестр объектов туристской индустрии, с 01.07.2022 по 30.06.2027 включительно;

• которые являются объектами туристской индустрии, введенными в эксплуатацию (в т. ч. после реконструкции) после 01.07.2022 и включенными в реестр объектов туристской индустрии, – до истечения 20 последовательных налоговых периодов, следующих за налоговым периодом, в котором соответствующий объект туристской индустрии был введен в эксплуатацию (в т. ч. после реконструкции).

Ценой номера (места в номере) является стоимость временного проживания и иных сопутствующих услуг, определенных исполнителем, оказываемых за единую цену.

Цена номера (места в номере) соответствующей категории устанавливается одинаковой для всех потребителей. Исключением являются случаи, когда законодательством или локальными нормативными актами исполнителя допускается предоставление льгот и преимуществ для отдельных категорий потребителей (п. 2, 4 правил).

Состав услуг, входящих в число гостиничных, определяется требованиями, установленными положением о классификации гостиниц (утв. постановлением Правительства от 18.11.2020 № 1860, далее – положение № 1860), в зависимости от вида и категории гостиницы.

Таким образом, при реализации услуг по цене номера (места в номере), включающей стоимость временного проживания и иных сопутствующих услуг, оказываемых за единую цену, одинаковую для всех потребителей, налоговая база по НДС по нулевой ставке определяется исходя из стоимости временного проживания и услуг, поименованных в разделах VII – VIII приложения 4 к положению № 1860.

Разъяснения на этот счет были даны в письме Минфина от 27.07.2022 № 03-07-15/73570. Этот документ руководство ФНС довело письмом от 12.08.2022 № СД-4-3/10526@ до подведомственных инспекций для сведения и использования в работе.

Пример

Компания осуществляет деятельность в Москве. Сотрудник направлен в служебную командировку в Воронеж сроком на 10 дней (с 15.03.2023 по 24.03.2023). Накануне командировки работник оформил два дня отгулов на 13.03.2023 и 14.03.2023 за ранее отработанные праздничные дни в феврале.

По согласованию с руководителем компании работник на автобусе выехал к месту командировки ранее даты ее начала, а именно 11.03.2023. В гостиницу работник заселился 15.03.2023. Обратно к месту постоянной работы работник добирался на автомобиле жены.

По возвращении из командировки в установленный срок работник представил авансовый отчет и подтверждающие документы:

• на проезд (автобусный билет, датированный 11.03.2023 (проезд к месту командировки));

• проживание (договор с отелем, счет-фактуру (оформлен отелем на компанию по доверенности, выданной работнику), кассовый чек на оплату гостиничных услуг).

Дата билета на проезд автобусом (11.03.2023) к месту командирования предшествует дате начала командировки (15.03.2023). Проездные документы на обратную дорогу в отчете отсутствуют.

Учитывая это фактический день начала командировки и день ее окончания были определены по дате заселения в отель (15.03.2023) и дате выезда из отеля (24.03.2023).

Это правило закреплено п. 7 положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред. от 01.03.2023).

Срок командировки составил 10 дней. Работнику были выплачены суточные в размере 1500 руб./сут., установленном положением о командировках, утвержденным в организации. Сумма суточных определена в размере 15 000 руб. (1500 руб./сут. х 10 сут.).

Стоимость автобусного билета на проезд (НДС не облагается по подп. 7 п. 2 ст. 149 НК) компания отнесла в расходы при определении облагаемой базы по налогу на прибыль.

В части НДФЛ и страховых взносов (несмотря на рекомендации финансистов) организация признала расходы на проезд компенсацией расходов, связанных со служебной командировкой.

Размер суточных превосходит необлагаемую НДФЛ и страховыми взносами величину суточных, (1500 > 700). На сумму превышения 8000 руб. (1500 руб./сут. – 700 руб./сут.) х 10 сут.) компания должна увеличить налоговую базу по НДФЛ и базу по исчислению страховых взносов, которые определяет в отношение работника нарастающим итогом с начала года.