Что знает Минфин
ЭДО — штука полезная. При определенных обстоятельствах ЭДО экономит бухгалтеру время, нервы, повышает достоверность отчетности и т.п. Правда, эти обстоятельства имеют свойства мирной, спокойной жизни, когда стабильно работает интернет, всегда есть электричество и не ломается оборудование. А отключение благ цивилизации проводят в плановом порядке, и об этом предупреждают заранее.
Бумажные документы для бухгалтера более привычны. Но когда их накапливается много, то их нужно где-то складировать: в шкафах, кладовках и т.п. Но у «бумаги» есть одно преимущество: с таким документом бухгалтер может работать при свечке, отключенном интернете и отоплении, разряженном телефоне и даже в чистом поле.
С 1 января 2023 года государственные и муниципальные учреждения при ведении бухучета должны применять формы электронных документов, утвержденные приказами Минфина от 30.03.2015 № 52н и от 15.04.2021 № 61н. Но в течение этого года учреждения еще могут использовать привычную «бумажную» первичку, утвержденную в составе приказа Минфина от 30.03.2015 № 52н.
Постепенное вытеснение «бумаги» начнется только с 2024 года, когда учреждения обяжут применять формы электронной первички, утвержденные Приказом № 61н. Вероятно, Минфин знает, что после 2024 года жизнь будет мирной и спокойной, а интернет и электричество никто никогда не отключит.
Учетная политика – в помощь!
Согласно п. 3 ст. 9 Закона о бухучете первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. При отключении электричества или интернета электронный первичный документ нельзя составить ни при совершении, ни после окончания факта хозяйственной жизни. А, если отключение будет длительным, то даже выявить случившиеся за это время факты, будет непросто.
Бухгалтер должен иметь возможность при наступлении форс-мажора вернуться к «бумаге» или использовать смешанный документооборот, то есть на одних участках учета оставить ЭДО, а на других — «бумажную» первичку.
Порядок применения бумажной первички при наступлении форс-мажора нужно закрепить в Учетной политике. Сделать это можно, например, так:
Учетная политика (выдержка)
Х.Х. Для обеспечения непрерывности ведения бухгалтерского учета фактов хозяйственной жизни главный бухгалтер может принять решение о применении документов на бумажном носителе в следующих случаях:
выхода из строя серверного и иного оборудования, обеспечивающего ЭДО на срок более 1 рабочего дня;
отсутствия интернета или отключения электричества на более, чем 1 (один) час в течение рабочего дня;
иных чрезвычайных и аварийных обстоятельств, возникших не по вине учреждения.
В случае выхода из строя серверного и иного оборудования, обеспечивающего ЭДО на срок более 1 (одного) рабочего дня, системный администратор сообщает об этом главному бухгалтеру в письменном виде в течение 30 минут с момента выхода оборудования из строя. В тот же день главный бухгалтер уведомляет руководителя учреждения о невозможности применения ЭДО для ведения бухгалтерского учета. С момента уведомления главным бухгалтером руководителя учреждения все факты хозяйственной жизни работники оформляют на бумажных носителях согласно графику документооборота.
В случае отсутствия интернета или отключения электричества на более, чем 1 (один) час в течение рабочего дня, а также в иных чрезвычайных и аварийных обстоятельств, возникших не по вине учреждения, главный бухгалтер в течение рабочего дня уведомляет руководителя учреждения о невозможности применения ЭДО для ведения бухгалтерского учета.
Применение электронных документов (скан-копий) для ведения бухгалтерского учета начинается с 9.00 следующего рабочего дня, в который было восстановлено применение ЭДО.
Такие положения Учетной политики позволят бухгалтеру выполнить требования Закона о бухучете независимо от форс-мажорных обстоятельств. Аналогичные положения можно указать и в учетной политике коммерческих организаций.
Да будет мирным и спокойным каждый рабочий день бухгалтерии!
Начать дискуссию