Внедрение ЭДО. Что лучше: бумажный или электронный отчет подотчетника

Наглядный пример

Руководители государственных и муниципальных учреждений принимают участие в различных протокольных мероприятиях, на которых они дарят цветы, возлагают венки и т.д.

Организацией протокольных мероприятий, закупкой цветов, венков в учреждениях занимаются специально обученные сотрудники. Особенность протокольного мероприятия в том, что цветы и венки должны быть свежими и красивыми, соответствующими мероприятию и статусу руководителя.

Другими словами, закупать цветы и заказывать венки нужно к конкретному дню и даже к определенному часу. При этом распоряжение руководителя о необходимости такой закупки может поступить ответственному сотруднику в любой момент дня и ночи.

Для выполнения распоряжения сотрудник использует суммы ранее выданных ему авансов или свои личные средства. Потом он составляет авансовый отчет, прикладывает оправдательные документы, и все сдает в бухгалтерию.

Расходы на приобретение цветов и изготовление венков, а также расчеты с подотчетными лицами, отражаются в бухучете согласно инструкциям Минфина. Вроде все было хорошо.

 Отчетов станет больше

До недавнего времени Минфин предписывал бухгалтерам проводить закупку цветов, изготовление венков и прочих подарков через забалансовый счет 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» Единого плана счетов (утв. приказом Минфина от 01.12.2010 № 157н).

Это изменение в Инструкции позитивно встретят бухгалтера-бюджетники!

После вступления в силу последних изменений в Инструкцию № 174н такие расходы бухгалтеры смогут отражать в учете проводкой:

• Дебет счета 0 40120 226 «Расходы на прочие работы, услуги»

• Кредит счета 0 105ХХ 44Х «Материальные запасы».

Минфин не дал четких указаний в какой момент нужно делать эту проводку.

Вероятно, бухгалтер будет отражать в учете данные факты на основании отчета, представленного ответственным работником, подтверждающего возложения цветов и венков к памятникам и памятным знакам. Поэтому конкретный момент для совершения проводки нужно указать в учетной политике учреждения.

Однако, есть один нюанс. Прежде работники представляли в бухгалтерию бумажный авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением оправдательных документов.

Исключение из текста Инструкции № 174н упоминания авансового отчета (ф. 0504505), вероятно, связано с возможностью использования бюджетными учреждениями первичных документов в электронной форме, утвержденных приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н.

На смену бумажному Авансовому отчету (ф. 0504505) согласно приказу № 61н придут две (!) электронных формы:

• Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521).

• Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

Эту форму также применяют при выдаче денежных документов (например, талонов на бензин, почтовых марок) подотчетному лицу.

После совершения закупок сотрудник представит в бухгалтерию отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Сформировать такой отчет в электронном виде сотрудник должен на основании электронных документов, в соответствии с которыми принято решение о выдаче ему денежных средств.

При этом одним из таких оснований является электронная заявка на закупку (ф. 0504518), которую используют для формирования в электронном виде расчета потребности в финансовом обеспечении расходов для собственных хозяйственных нужд учреждения, то есть при планировании расходов.

Сделать это в любом удобном месте у сотрудника уже не получится, так как для формирования электронных документов, нужен доступ к компьютеру с соответствующим программным обеспечением. Кроме того, все названные формы должны быть подписаны ЭЦП руководителя и ЭП сотрудника.

Другими словами, если прежде, сотруднику нужны были лишь типографский бланк и ручка, то теперь для оформления электронной первички ему предоставить полноценное рабочее место с необходимым оборудованием.

Насколько применение электронных форм при расчетах с подотчетными лицами будет удобнее, покажет время.

К счастью, пока до конца этого года бюджетные учреждения еще могут применять привычную «бумажную» первичку, утвержденную в составе приказа Минфина от 30.03.2015 № 52н.

И что получается?

А получается, что бухгалтеру, довольно тернистый путь. Чтобы отразить обычный факт хозяйственной жизни, сотрудник сначала должен оформить и представить со всеми подписями электронные заявку-обоснование (ф. 0510521) и (или) заявку на закупку (ф. 0504518), и только потом оформленный и подписанный электронный отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

В рамках ЭДО оформить эти документы в обратной последовательности не получится!

Следовательно, руководитель должен быть на рабочем месте в определенные часы, чтобы подписывать представленные ему отчеты сотрудников.

Некоторые разработчики ПО допускают возможность дистанционного подписания документов, то есть без обязательного присутствия на рабочем месте. Но в любом случае, руководитель должен выполнить свой «служебный долг» в определенные часы, иначе бухгалтер не сможет отразить эти операции в учете.

Для применения электронной первички нужно закупить оборудование, программное обеспечение и т.п., а также выделить соответствующие рабочие места. А руководителю нужно в своем рабочем графике найти время для подписания электронной первички.

А если завтра трындец? Как тогда сотрудники без «бумажки» отчитаются перед бухгалтерией?