💥Оформление командировки в 2023 году: пошаговая инструкция👇

📌Часть 1: Этапы оформления командировки

Командировка – это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

✅Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников.

В нём указывают:

• что может быть целью рабочей поездки;

• кого могут отправлять в командировку;

• каков размер суточных для командировочных по России и за границей;

• какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

• Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

Выбор сотрудника

Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Кого нельзя отправить в командировку:

1.  Беременные. Исключений нет. (ст. 259 ТК РФ)

2.  Несовершеннолетние. Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках (ст. 268 ТК РФ)

3.  Сотрудники, работающие по ученическому договору.Можно, только если командировка связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ)

4.  Сотрудники с ограниченными физическими возможностями. Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации (ст. 23 Федерального закона № 181 ФЗ).

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:

• женщины, имеющие детей до 3 лет;

• отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;

• родители детей с ограниченными физическими возможностями;

• родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;

• многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;

• сотрудники на больничном по уходу за членами семьи;

• кандидаты в депутаты в период выборов.

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ, а также статье 41 № 67-ФЗ.

Есть нюансы и при направлении в командировку иностранных работников. Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству – обычно это делает руководитель командированного.

В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного. Однако, оформлять служебную записку по закону необязательно.

Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован – сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу.

Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках – не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных).

Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

• кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);

• куда;

• в какие даты и на сколько календарных дней;

• зачем (цель поездки).

• кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то – уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта.

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например, питания.

Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре.

Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей – в поездках за рубежом.

Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника, и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку.

Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение.

В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах.

Для этого нужно:

• собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);

• заполнить авансовый отчёт;

• если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход.

Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт.

Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства.

Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.