Автоматизация управленческого учёта – масштабный проект, охватывающий всех сотрудников и все процессы организации.
В результате в организации должна быть выстроена система, обеспечивающая достоверность, оперативность и достаточность данных для контроля за бизнесом.
Этапы автоматизации управленческого учёта
Выделим 6 основных этапов:
подготавливаемся на старте;
разрабатываем модель;
настраиваем учёт в компании;
автоматизируем;
тестируем;
корректируем.
После – контроль и аналитика систем. Поговорим подробнее о каждом и сложностях, с которыми можно столкнуться.
Подготовка
Ключевой этап, на котором формируется база проекта внедрения. Как вы эту базу подготовите, так проект и пройдёт.
В подготовку обязательно включайте глубокую диагностику состояния учёта на текущий момент, чтобы вы понимали, с чем имеете дело.
Чем глубже ваш ресурс позволяет провести диагностику, тем точнее можно составить модель управленческого учёта с пониманием внутренних процессов и снять часть вопросов.
Какие трудности встречаются на этапе
Нет конкретных целей.
Цель должна быть конкретной – желательно, чтобы она была изложена в каких-то критериях.
Не «чтобы у меня собиралась кредиторская задолженность», а было информационное обеспечение по задолженности покупателей, к которому в любой момент можно обратиться и проработать дебиторскую задолженность.
Размыты роли и ответственность.
Здесь стоит уделить внимание ролям участников проекта внедрения. Обязательно сформируйте команду тех, кто из компании должен участвовать, определите, все ли основные функции работы этой компании затрагиваются, распределите роли: кто будет исполнителем, кто куратором, кто какой ресурс будет обеспечивать.
Так люди чувствуют свою принадлежность к проекту, и не происходит размытия ролей и ответственности.
Нет плана работ.
Обязательно составляйте чёткий, конкретный позадачный план работ, не укрупняйте. Прикрепите к каждой задаче ответственного. Запланируйте ресурсы, которыми вы эту задачу будете выполнять.
Обозначьте результат, который вы должны получить: отчёт, документ, процесс.
Пропишите конкретный план не просто с перечнем работ, а с указанием необходимой сопутствующей информации.
Разработка управленческого учёта
Это методологический этап, когда вы составляете полную картину того, что вы хотите видеть.
Вы описываете источники, из которых будете получать эту информацию, составляете документацию и формируете модель управленческого учёта, которую будете внедрять и автоматизировать.
Какие трудности встречаются на этапе
Не прописан образ результата, к которому идём.
Нет задокументированной схемы источников информации, как они между собой связаны и как будут попадать в отчёты.
Отсутствует методология учёта. Обязательно составляйте письменные описания правил учёта, методологии, к которым хотите прийти. В документации прописывайте основные критерии модели учёта и блоки.
Ваша методология должна описывать, кто, что, когда, куда и в каком виде заносит информацию, что вы из неё получаете и какую отчётность складываете.
Настройка учёта
Переходим к практике.
Формируем предметные альбомы форм – как должен выглядеть каждый отчёт, кто отвечает за каждый блок составления, какие входящие остатки, с чем мы работаем сейчас, от чего начинаем формировать нашу отчётность.
Какие трудности встречаются на этапе
Нет поддержки от руководства.
Руководство появилось только на моменте заключения договора на внедрение, и следующая встреча будет на презентации результата.
Старайтесь вовлекать руководителя, он должен также присутствовать хотя бы частично на каждом этапе.
Сопротивление со стороны сотрудников.
Часто вопрос бывает чисто технический: например, сотрудник не знает, как заполнить форму. Тут надо вопросами вывести на причину: «Всё ли у вас получается, всё ли понятно?».
Если здесь человеческий фактор («Я не хочу, меня все устраивало, как раньше»), то нужно привлекать административный ресурс, делать совместные встречи-обсуждения, почему не получается и как быть дальше.
Нет единых классификаторов.
Техническая проблема, которая возникает на данном этапе, – это то, что классификаторы, справочники и правила, которые мы сделали на этапе разработки модели, имеют разночтения.
В одном месте так названо, в другом – так. Если вы подтягиваете информацию с другой базы данных, например, CRM, а там наименование услуг/продуктов другое, происходят нестыковка и непонимание, что с этим делать.
Это нужно предусмотреть на этапе разработки модели: проверить, что все справочники, которые используются в системе, пришли к единому виду.
После того как учёт внедрён и все процессы работают, компания полностью готова к автоматизации.
Автоматизация
На этапе автоматизации подбираем программу под ваши правила учёта, которые уже настроены.
Обязательно на этом этапе проводите инструктирование и обучение работников, предусматривайте в плане время на адаптацию к новой программе.
Какие трудности встречаются на этапе
Неверный выбор программы.
Сейчас очень большой ассортимент программ и предложений. Как сориентироваться и выбрать правильную – непонятно.
Большинство устойчивых «игроков» предлагают тестовый период от двух недель до месяца.
Старайтесь выделить ключевые процессы, которые вы хотите «обкатать», пусть это будут минимальные усилия, исключительно с целью тестирования программы.
Если нет возможности протестировать, запросите презентацию. Послушайте, что программа умеет, и уточните, как это будет выглядеть на вашем процессе. Перед выбором ПО составьте перечень критериев.
Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях
Подписывайтесь на Telegram-канал «Помощник финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.
Комментарии
2да
для чего это вообще нужно? чтобы было?
Чтобы в общую систему учёта всё попадало согласно единообразной классификации