Автор: Андрей Букин, финансовый специалист на фрилансе.
Предпринимателям микро- и малого бизнеса, которые начинают задумываться о наведении порядка в финансах, я рекомендую в первую очередь обратить внимание на управленческий учёт и терминологию, а также на детализацию доходов и расходов.
Шаг № 1. Наладьте управленческий учёт
Планирование не имеет смысла, если в компании нет план-фактного анализа. При этом сравнение плана и факта должно вестись в единых стандартах. Поэтому до начала планирования финансов нужно разобраться с управленческим учётом:
составьте перечень статей расходов и доходов;
выберите форматы отчётов (планов);
уточните методологию признания расходов и доходов.
Выставить необходимые настройки можно как в традиционных MS Excel или Google Таблицах, так и в специализированных сервисах. Продумайте, как именно можно фиксировать факт, и составляйте планы в таком же ключе.
Шаг № 2. Называйте вещи правильно и договоритесь о терминах
Финансовому менеджеру при планировании деятельности необходимо собирать данные у коллег, делиться с ними результатами и обсуждать полученные цифры. Чтобы не завести партнёров в тупик, важно заранее договориться о терминах.
Однако в жёстких временных рамках менеджер может не уделять должного внимания формулировкам в статьях и отчётах. Ему и так всё понятно, а на возражения он будет отвечать: «На формулы и цифры это не влияет». Однако здесь кроется несколько подводных камней.
Во-первых, через какое-то время финменеджер сам может забыть, что подразумевалось под тем или иным словосочетанием. Во-вторых, следует помнить о других пользователях, которым тоже должно быть всё понятно. В-третьих, считаю, что важно приучать коллег к научным формулировкам.
Например, мы с коллегами при планировании финансовой деятельности в нашей компании условились, что услуги авторов, которые пишут статьи для нашего сайта, мы будем называть «Контент». До этого было несколько вариантов: «Авторы», «Статьи» и «Наполнение сайта».
Рекомендую также использовать короткие формулировки — это сделает отчёты более легкими. Сравните два фрагмента из отчётов о движении денежных средств. Какой более понятный и комфортный для восприятия?
Шаг № 3. Пересматривайте планы с учётом факта
В некоторых случаях бо́льшую практическую пользу имеет не столько план-фактный анализ какого-то отдельного периода, сколько учёт фактических показателей при обновлении планов в середине года.
Например, мы в компании ежемесячно «соединяем» плановые и фактические значения и получаем каждый раз обновлённый прогноз. Это позволяет своевременно понимать, хорошо ли идут дела и какие корректировки в работу предприятия нужно вносить. На иллюстрации ниже видно, что январь и февраль содержат фактические данные, а остальные месяцы — прогнозные.
Если возникают новые вводные, можно обновить планы до конца года. В нашей таблице — это бюджет с пометкой «корр» в названии.
Для этого можно использовать «Сценарии», о которых речь пойдет ниже.
Шаг № 4. Пишите сценарии
Сценарий — это версии бюджета. При этом необязательно следовать классике и составлять трилогию: из пессимистичного, реалистичного и оптимистичного бюджетов. Однако полезно иметь, какие бы то ни было вариации прогноза в учётной системе. При этом «факт» тоже должен выступать в качестве одного из сценариев.
В нашем примере управленческий учёт и планирование финансовой деятельности реализованы в Google Таблицах. Каждая из записей (проводок) содержит обязательный признак «Сценарий». При учёте показателей они принимают одно из значений из соответствующего справочника — «Факт», «Бюджет 2021», «Бюджет 2021 корр» и прочие — и потом используются в формулах.
Планируйте сценарии с необходимой детализацией
Не составляйте чересчур подробные планы. Уделяйте внимание ключевым показателям и тем цифрам, которые легко спрогнозировать, например, фонду оплаты труда, выручке или графику лизинговых платежей. Остальные данные можно учитывать «по средней». К таким показателям можно отнести банковские комиссии, потери на конвертацию валюты, расходы на канцтовары и ряд других статей.
Перечень усреднённых статей в каждой компании будет свой. Главное, придерживаться принципа существенности. Его можно сформулировать так: сумма уточнений показателя не должна превышать расходы на осуществление таких уточнений.
Принцип существенности
Среднестатистические ежегодные расходы на канцтовары — 7000 рублей. И у нас есть даже детальная информация по видам потребляемой канцелярской продукции. При этом не планируется никаких изменений в бизнес-процессах или увеличения количества сотрудников.
При составлении бюджета на следующий год в теории можно проанализировать рост цен по каждому виду канцелярской продукции и, умножив цену на количество, определить сумму расходов. А можно просто умножить 7000 рублей на прогнозируемый процент инфляции. 7000 * (100% + 7%) = 7490 рублей.
Предположим, для первого варианта бюджета потребуется один рабочий день финансового аналитика с окладом 150 000 рублей. Тогда затраты на прогнозирование статьи «Канцтовары» составят: 150 000 рублей / 21 рабочий день = 7142 рублей в день. То есть ежедневные расходы на сотрудника окажутся сопоставимыми с размером целой статьи.
В такой ситуации рабочее время высококвалифицированного сотрудника имеет смысл потратить на более важные задачи.
При этом важно исключить отчёты-простыни со множеством строк — человек всё равно не сможет их запомнить. Выделяйте в отчётах показатели, которые влияют на бизнес и которые вы можете контролировать и изменять. Остальные лучше группировать.
Подытожим
Если вы решили заняться планированием финансовой деятельности — вы перешли на новый этап развития бизнеса. Для достижения успеха придерживайтесь следующих несложных рекомендаций:
начинайте не с планирования, а с учёта факта;
соединяйте плановые и фактические данные;
введите параметр «Сценарий»;
детализируйте только то, что необходимо;
уделяйте внимание терминологии.
Постарайтесь не бросить эту работу на полпути, начните её правильно, и у вас всё получится.
Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.
Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.
Начать дискуссию