Автор: Ирина Кокшарова, бизнес-практик, финансовый директор, эксперт по внедрению управленческого учёта и системы KPI, основатель проекта «Правила финансов».
Сначала — управленческий учёт
Если в компании не ведётся управленческий учёт, нет системы планирования, то разработать и внедрить правильную систему мотивации не получится. Это можно понять, изучив цикл управленческого учёта и его связь с системой KPI.
Внедрение управленческого учёта в компании начинается со сбора фактических данных и постановки целей. Следующий шаг — составление финансового плана, который поможет бизнесу развиваться в нужном направлении. Когда эти два этапа пройдены, руководство компании сможет получить необходимую информацию для выстраивания системы мотивации сотрудников.
Каждый сотрудник влияет на финансовый результат компании и её финансовые цели: все сотрудники генерируют расходы, а кто-то — и доходы. Внедрение системы KPI в компании увеличивает вероятность достижения целей до 90−95%, а в некоторых случаях — до 100%.
Что важно знать перед началом работы
Важно отметить, что KPI должны быть продуманы для всех сотрудников компании, но сделать это нужно поэтапно.
Система мотивации нужно выстраивать в следующем порядке:
KPI для сотрудников продающих подразделений: руководителя отдела продаж, менеджеров по продажам;
KPI для топ-менеджеров;
KPI для сотрудников, которые также влияют на продажи: маркетологов, менеджеров по закупкам, логистов;
KPI для сотрудников производства;
KPI для сотрудников обслуживающих подразделений: бухгалтеров, финансистов, юристов и прочих сотрудников.
Каждому сотруднику создаётся карта KPI. В ней фиксируются все цели и задачи сотрудника, которые важны для компании и влияют на размер премиального фонда.
Важно отметить, что финансовый директор никогда не должен заниматься разработкой системы мотивации в одиночку. Даже если задача была поставлена именно так.
В правильно устроенном бизнесе финдиректор должен работать над KPI вместе с HR-директором, привлекая к решению задачи остальных топ-менеджеров и руководителей среднего звена компании.
Каким может быть KPI?
Система мотивации сотрудников тесно связана с достижением финансовых целей компании, что в свою очередь строится на трёх факторах.
Финансовые цели и показатели: прибыль, объём выручки, рентабельность, объём поступивших денежных средств от покупателей, стоимость чистых активов компании и прочие метрики.
Мероприятия по достижению целей: выполнение проектов и задач.
Работа всех сотрудников в соответствии с текущими бизнес-процессами.
Соответственно, KPI бывают:
финансовые;
задачные (проектные);
процессные
Примеры KPI показаны на схеме.
Таким образом, для каждого сотрудника может быть установлено несколько KPI, достижение которых ведёт к достижению общих целей компании. Эти показатели также будут влиять на размер переменной части оплаты труда сотрудников.
Соотношение постоянной (окладной) и переменной (премиальной) части оплаты труда будут зависеть от должности сотрудника и степени его влияния на финансовый результат компании. Внутри премиальной части показатели распределяются по весам. Наибольший — устанавливается для самых важных показателей.
Зачем нужен KPI?
Теперь можно сделать вывод о том, зачем нужно внедрять систему KPI. Однако для компании и для сотрудников причины будут разными.
Для компании
Возможность установить зависимость между зарплатой сотрудников и достижением целей компанией.
Возможность замотивировать сотрудников и вовлечь их в работу ради общего результата.
Увеличение вероятности достижения финансовых и нефинансовых целей компании.
Для сотрудников
Появление мотивации, контроля и объективной оценки их деятельности.
Возможность влиять на сумму заработной платы: можно делать больше и получать за это бонусы.
Ощущение причастности к общему результату компании.
При переходе на KPI организация начинает мыслить в направлении результата, а не процесса.
Как внедрить систему KPI?
Определить порядок разработки: кто, кому и в какой последовательности создаёт KPI.
Определить периодичность мотивации.
Разделить зарплату на постоянную и переменную часть.
Определить количество показателей переменной части для каждой должности.
Определить сами KPI.
Определить индивидуальные и коллективные показатели.
Распределить показатели по весам, установить границы.
Определить плановые значения показателей.
Установить пороговые значения KPI.
Установить сроки и ответственных за расчёт и согласование.
Обучить персонал.
Внутри проектов лучше всегда проводить обучение персонала. Сотрудники должны чётко понимать принципы разработки показателей, почему они важны и на что влияют.
Как внедрить систему мотивации наиболее эффективно?
Не любая система мотивации сотрудников сразу даст положительные результаты. Возможны даже ситуации, когда в компании ничего не поменяется или произойдут скорее негативные изменения.
Можно выделить 6 факторов, которые сопровождают качественное внедрение системы KPI, и 6 пунктов, которые свидетельствуют о проблемах.
Факторы эффективной системы мотивации
В компании существует сформированная система управления.
Есть годовые и ежемесячные планы. Они понятны и достижимы.
Существует система учёта результатов планов.
В компании понятные и структурированные бизнес-процессы.
К системе KPI относятся как к дополнительной мотивации, а не как к наказанию.
Все сотрудники понимают принципы формирования KPI и их влияние на результат.
Факторы слабой системы мотивации
В компании нет системного управления.
Нет планов: ни годовых, ни ежемесячных. Либо эти планы невозможно понять и достичь.
Нет системы учёта результатов планов.
Бизнес-процессы в компании плохо структурированы, хаотичны.
Система KPI используется в основном для депремирования сотрудников.
Сотрудники не понимают принципы формирования KPI и то, как они влияют на результат. Из-за этого не принимают систему в целом.
Внедрение системы KPI — это не волшебная таблетка и не разовая акция. Это смена образа жизни компании. Используйте систему мотивации как инструмент роста, и вы удивитесь её эффективности.
Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.
Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.
Начать дискуссию