Три причины, почему сотрудники сопротивляются автоматизации. И способы решить проблему

Перед внедрением новой системы собственнику нужно ответить на несколько вопросов.

• Для чего нужен новый сервис?

• К каким результатам приведёт нововведение?

• Каких проблем позволит избежать новая система?

Зачем нужна новая система

В результате внедрения новой системы в компании должны произойти качественные или количественные изменения. Иначе за дело вовсе не стоит браться.

Качественные изменения. Например, после внедрения CRM-системы менеджер по продажам начал работать быстрее, а ежемесячные отчёты стало проще составлять.

Количественные изменения. К примеру, после внедрения сервиса «Финансист» компания Digital стала зарабатывать на 32% больше, повысила маржинальность товаров в два раза и улучшила рентабельность в 1,5 раза.

При выборе нового сервиса следует чётко сформулировать цель внедрения, определить инструмент, который бы решил конкретные задачи, а также выбрать грамотного исполнителя для внедрения. Однако интегрировать новую систему в компанию не нужно, если:

• внедрение сервиса не приведёт ни к качественным, ни к количественным изменениям;

• компания молодая, а бизнес-процессы ещё не налажены, нет системности в поступающих данных;

• затраты на внедрение и поддержание сервиса со временем значительно вырастут, а дополнительная выручка их не покроет;

• система усложнит бизнес-процессы и снизит эффективность сотрудников.

Однако даже когда новая система упрощает работу и повышает эффективность, сотрудники могут оказаться против. Для этого могут быть разные причины. Расскажем о трёх самых популярных и разберём, что с ними делать.

Причина № 1. Сотрудники не видят ценности в нововведении

Главная цель собственника бизнеса — увеличить прибыль. Однако у наёмных сотрудников другие цели. Кто-то хочет набраться опыта и открыть своё дело, кому-то важны новые навыки, для кого-то работа в найме — просто способ заработать денег.

Первые две группы обычно открыты новому. Им нужен опыт и знания, а значит, их мотивация пересекается с целями собственника. Но такого персонала, как правило, немного.

Поэтому перед внедрением систем нужно определить мотивацию сотрудников — в этом случае «продать» идею нововведения станет легче. Если интересы собственника и сотрудников совпадут, сопротивления будет меньше.

Что делать?

1. Определите мотивацию сотрудника.

2. Покажите личную выгоду работника от внедрения.

Как работает на практике

Собственник компании «Ромашка» захотел внедрить систему автоматизации управленческой отчётности «Финансист». Но штатный финансист три года сводил отчёты в Excel и ничего менять не хотел.

Руководитель переговорил с работником и попробовал замотивировать его повышением рентабельности и ростом прибыли компании. Однако это не сработало. Тогда собственник обратил внимание на преимущества сервиса. Он объяснил финансисту, что ему больше не придётся перепроверять документы из-за ошибок, а на сведении отчётов получится сэкономить целые рабочие дни. Такие преимущества убедили сотрудника в необходимости новой системы.

Причина № 2. Персонал боится нововведений

Внедрение информационной системы влечёт за собой оптимизацию бизнес-процессов. Из-за этого сотрудники опасаются, что привычную и понятную рутину придётся заменить на что-то неизвестное и сложное. Кроме того, персонал боится, что их попросту заменят. Справиться с такими тревогами уже после внедрения системы сложно.

Что делать?

Когда у вас появилась идея внедрить новый сервис, поделитесь этим с коллективом. Тогда можно будет заранее обработать возражение и рассказать о новых порядках.

Выслушайте предложения от персонала, узнайте, что занимает больше всего времени и что вызывает трудности. Сотрудники с большей охотой примут новый сервис, если их идеи услышат.

Как работает на практике

Собственник «Ромашки» услышал на форуме, как его коллеге удалось удвоить продажи благодаря CRM-системе «Холодный дозвон». Вернувшись в офис, он рассказал о сервисе своей команде, но никто из менеджеров по продажам не увидел ценности в новой системе.

Тогда фаундер пригласил на встречу отдел продаж и спросил, что сотрудникам мешает работать. Оказалось, что в нынешней CRM-системе невозможно отследить историю общения с клиентами, а нужная информация по продажам содержится в разных таблицах. Когда персонал узнал, что в новом сервисе можно будет компилировать все данные и завести удобный рабочий стол, они стали относиться к нововведению позитивно.

Причина № 3. Работники не хотят учиться

Одна из причин сопротивления новациям — нежелание учиться. Бороться с этим можно, начав с аргументов про ценности. Если это не сработало, стоит попробовать мотивировать сотрудников повышением зарплаты. В этом случае нужно сопоставить рост эффективности работника с размером бонуса.

Однако материальная мотивация работает не всегда. Если кандидат пассивен и не заинтересован в собственном росте, вряд ли он сможет подстроиться под рост компании.

Кроме того, коллективу нужно дать время научиться пользоваться новой системой, перестроить привычные процессы и привыкнуть к новым порядкам. Сделать это несложно — обычно создатели информационных систем сами организуют обучающие тренинги и курсы.

Что делать?

1. Поговорить с командой про ценности.

2. Выяснить, хочет ли сотрудник получать новые навыки.

3. Попробовать мотивировать сотрудника бонусами.

4. Организовать процесс обучения.

Как работает на практике

Руководитель компании Influence решил внедрять MRM-систему для отдела маркетинга, однако из-за загрузки команда не была готова тратить дополнительное время на освоение нового сервиса. Тогда собственник предложил команде пройти обучение за дополнительную плату в нерабочие часы.

В итоге сотрудников собрали на корпоративное обучение, где представители сервиса ответили на все вопросы и предложили выполнить тестовые задания. Маркетологи быстро освоили новый продукт и ещё на этапе обучения поняли, насколько удобно в нём работать.

Как сообщить сотрудникам о новом сервисе?

1. Встретиться с сотрудниками и выяснить, что затрудняет их работу.

2. Собрать ключевые требования к сервису от конечных пользователей.

3. Узнать о ценностях сотрудников и показать, что система отвечает их личным интересам.

4. Провести персональные встречи и разобраться в конкретных ситуациях, если кто-то в команде против нововведений.

5. Собрать команду на обучающий тренинг и дать возможность задать вопросы и разобраться в сервисе.

6. Заложить достаточно времени для адаптации и перестройки процессов.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.