Как из Excel перейти в сервис финансового учёта «Финансист»

Автор: Анастасия Проскурина, финансовый аналитик.

Алгоритм перехода

Процесс переноса управленческого учёта из Excel в «Финансист» состоит всего из трёх шагов:

1. Создание структуры отчётности;

2. Перенос информации о транзакциях;

3. Настройка правил разнесения.

Сотрудники сервиса помогают клиентам выполнить каждый из этапов и настроить сервис под индивидуальный стиль ведения управленческого учёта. Также перейти можно самостоятельно, воспользовавшись обучением в сервисе.

Рассмотрим подробно каждый шаг перехода.

1 шаг. Создание структуры отчётности

Если клиент ведёт управленческий учёт в Excel, то обычно у него есть готовая структура отчётности. В разных компаниях шаблоны могут быть непохожими друг на друга, так как ведение управленческого учёта в Excel не регламентируется. Очень важно корректно перенести структуру в сервис.

Сделать это можно за два шага:

1. Выделить в Excel статьи по категориям: выручка, прямые и косвенные расходы, затраты на персонал и другие. Например, в прямые расходы входят затраты, связанные с себестоимостью, а в косвенные могут входить аренда, затраты на ПО, связь и интернет.

2. Получившиеся блоки статей скопировать в сервис. Возможность переноса статей группами значительно ускоряет процесс перехода. Для удобства любой блок можно переименовать. Например, в исходной структуре, предлагаемой сервисом, есть блок «Выручка», который можно заменить на «Доходы», «Постоянные расходы» — на «Косвенные».

На перенос структуры в сервис уходит максимум полчаса. Как итог, клиент получает готовую шапку для отчётов. Следующий шаг — данные.

2 шаг. Получение данных о транзакциях

1. Интеграция с 1С

Во многих компания для ведения управленческого учёта данные вручную копируются из 1С в Excel. В таком случае, чтобы перенести информацию в сервис «Финансист», достаточно поставить интеграцию с 1С. После этого данные будут автоматически подгружаться в систему и заносить руками ничего не потребуется.

2. Интеграция с банками

Если у клиента нет 1С или данные там обновляются раз месяц, можно настроить прямую интеграцию с банком. После этого все операции также будут автоматически появляться со всей необходимой информацией: суммой, назначением, контрагентом.

У сервиса финансового учёта «Финансист» есть интеграции со Сбербанком, Тинькофф, Альфа-банком и многими другими.

3. Выгрузка данных

Если компания является клиентом небольшого регионального банка, с которым у «Финансиста» нет интеграции, то занести данные в сервис можно с помощью выгрузки из банка.

Такой способ тоже не займёт много времени, так как потребуется только подгрузить файл с выгрузкой в текстовом формате, что делается нажатием одной кнопки. После этого система сама считает и занесёт всю информацию.

4. Работа с наличными операциями

Если у клиента часть операций проходит через наличные средства и нет 1С, то учёт этих операций можно вести следующими способами:

1. Продолжить ведение учёта операций в Excel и подгружать в сервис файл с этими данными.

2. Заносить наличные операции в «Дзен-мани». У нас есть интеграция с этим сервисом, поэтому данные оттуда будут оперативно попадать в «Финансист».

3. Вносить все операции сразу в сервис финансового учёта «Финансист». Сделать это можно с компьютера через стандартную форму со всеми необходимыми полями за несколько секунд:

3 шаг. Настройка правил разнесения

В Excel для необходимых расчётов приходится складывать какие-то значения и писать формулы в ячейках, делать ссылки на другие листы. В итоге часто происхождение некоторых цифр не восстановить, а полученные значения не перепроверить.

В сервисе «Финансист» включение каждой транзакции в конкретную статью доходов или расходов регулируется правилами разнесения, которые необходимо прописать при создании модели отчётности.

Правила можно сформировать для любого типа платежей на базе одной или нескольких ячеек: контрагент, сумма, назначение платежа и т. д. Например, если назначение платежа содержит «аренд», то платёж относится к постоянному расходу «Аренда офиса».

Когда все необходимые правила прописаны, информация о платежах будет автоматически разноситься по нужным статьям отчётов.

С какими проблемами нам приходилось сталкиваться

1. Нет детализации

Бывают случаи, когда учёт в Excel ведут без детализации: доходы, расходы и остаток на счёте, а информация о назначении платежей или контрагентах отсутствует. В таких ситуациях, чтобы создать полноценную структуру ведения отчётности, нужно больше данных. Проблема решается разговором с клиентом и разработкой необходимой структуры с нуля.

2. Ведение сложных расчётов

Если клиент вёл в Excel, например, расчёт себестоимости или зарплаты, с учётом сложной системы мотивации, то эту часть управленческого учёта в «Финансист» перенести не получится. Наш сервис — это отчётная система, которая берёт уже подготовленные данные и распределяет их по отчётам. Дальше по этим отчётам можно провести анализ и рассчитать KPI компании: MRR, рентабельность, выручка на одного сотрудника.

Как мы помогли клиенту разобраться в финансовом учёте и состоянии компании

В июле 2022 года нашим клиентом стало молодое агентство недвижимости. 90% платежей у них проходило через наличный расчёт и фиксировалось только в Excel, в трёх разных таблицах. При этом работа велась сразу по нескольким проектам.

Значения в таблицах всегда расходилось с реальным остатком в кассе, не было понимания реального движения денежных средств. Собрать консолидированную отчётность по всем проектам тоже не получалось.

Наши сотрудники помогли создать оптимальную структуру для отчётов, настроили интеграцию с банками и показали, как заносить информацию о наличных операциях.

Так как большая часть операций идёт через наличный расчёт, информацию о платежах клиент продолжает заносить вручную, но делает это уже сразу в сервисе. В отличие от Excel, сервис финансового учёта «Финансист» помог получить:

• наглядный отчёт о движении денежных средств по периодам и по проектам, который собирается автоматически;

• информацию о прибыли по проектам;

• информацию о реальных остатках денежных средств на каждом счёте.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.

КПК Управленческий учет