Бюджет проекта: основные этапы создания

Автор: Ирина Пивовар, независимый консультант и финансовый директор.

Разработка бюджета проекта — это ёмкий и многоступенчатый процесс, который можно условно поделить на два блока: подготовку и непосредственно само создание.

Подготовка к созданию бюджета проекта

Этап 1. Оценка потребностей рынка

Прежде чем запускать новую товарную группу (ТГ) и расширять ассортимент, нужно оценить потребности рынка. При анализе можно учесть уже имеющийся спрос или изучить общий потенциал с помощью таких сервисов, как «Маяк», «Яндекс», Wordstat, Moneyplace, MPSTATS и других.

Этап 2. Оценка производственных ресурсов

Затем нужно определить, подходит ли новая ТГ под существующие ресурсы. Для этого следует ответить на ряд вопросов.

• Можно ли производить новую ТГ на имеющемся оборудовании? Или необходима дополнительная техника?

• Достаточно ли складского пространства для хранения нового товара?

• Как увеличится нагрузка на персонал, в частности на производственных рабочих, менеджеров по продажам, бухгалтеров и других?

• Хватит ли логистических мощностей для доставки ресурсов и готовых товаров со склада?

С ответами на эти вопросы поможет фактическая управленческая отчётность и имеющаяся в компании аналитика.

Так, информацию о производстве, оборудовании и мощностях можно найти в отчёте о производстве. Он отражает количественные, финансовые и аналитические показатели. Например, объёмы фактического выпуска, простои, производственный персонал, все виды себестоимости и потери. На основании этих данных будет значительно легче спрогнозировать производство нового товара.

Этап 3. Оценка спроса

Если все критерии соответствуют производственным возможностям компании, необходимо оценить потенциальный спрос покупателей. В анализе следует учитывать возможный объём производства и рыночную цену, по которой потребители покупают аналогичный товар.

Также нужно просчитать, как быстро компания выйдет на реализацию необходимого объёма с учётом возможности производства и хранения. В результате организация получит прогнозные данные по выручке.

Этап 4. Определение шагов долгосрочного плана

Далее нужно подготовить план работ в долгосрочной перспективе. В этом поможет SWOT-анализ. Благодаря ему можно ответить на несколько ключевых вопросов:

• Какие собственные ресурсы может использовать компания?

• Что позволит увеличить конкурентоспособность?

• Какие недостатки могут помешать компании противостоять рискам в ходе реализации проекта?

• Что способно ограничить возможности предприятия при благоприятных внешних факторах?

Ответы на эти вопросы покажут, действительно ли стоит запускать новый проект.

Этап 5. Определение прогнозной себестоимости

Перед запуском проекта также требуется исследовать доступность материалов для производства. На этом этапе нужно:

• оценить возможности закупки материалов и товаров, которые необходимы для производства;

• собрать сведения об условиях и ценах потенциальных поставщиков.

Такая информация позволяет получить прогнозные данные по себестоимости.

После того, как все этапы предварительной аналитики пройдены и прогнозные данные определены, можно приступать к построению финансовой модели и далее бюджету нового проекта.

Создание бюджета проекта

В создании бюджета нового проекта не обойтись без фактической управленческой отчётности. Для процесса понадобятся фактический отчёт о движении денежных средств (ОДДС), отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) и баланс.

Отчёт о движении денежных средств

Фактический ОДДС необходим для понимания, есть ли у организации чистый денежный поток и хватит ли ей своих денег для кросс-финансирования нового проекта. Если своих средств недостаточно, понадобится дополнительное внешнее финансирование.

Отчёт о прибылях и убытках

Фактический ОПиУ позволяет определить долю переменных и постоянных затрат, благодаря чему компания сможет спрогнозировать бюджет доходов и расходов. Это поможет найти точку безубыточности и плановую минимальную наценку. Фактические метрики затрат покажут, какие ресурсы можно перераспределить для поддержки нового проекта.

Баланс

Баланс содержит показатели оборачиваемости товарных запасов, дебиторской и кредиторской задолженностей. Благодаря этим данным можно составить прогнозные ОДДС и баланс. И уже на их основе спрогнозировать притоки и оттоки денежных средств.

До момента выхода нового проекта в операционный ноль вся деятельность должна рассматриваться как инвестиционная. Её следует отражать в фактическом ОДДС в разделе «Инвестиционный денежный поток».

Далее можно приступать к построению финансовой модели проекта.

Как построить финансовую модель

На основе информации из фактических отчётов и прогнозных данных можно создать финансовую модель. Лучше начать с простейшей формы или нескольких отдельных мини-планов по каждому бизнес-процессу: реализации, производству, персоналу, закупкам и налогам. На этом этапе следует установить связи общего характера между внешними и внутренними параметрами деятельности.

Важно установить взаимосвязи между переменными показателями так, чтобы финансовая модель автоматически пересчитывалась в Google Таблицах или Excel после изменения исходных данных и позволяла выстраивать различные сценарии.

Подытожим

Создание бюджета проекта — это сложный, но необходимый этап в бизнес-планировании. Неотъемлемая часть этого процесса — использование данных из фактической управленческой отчётности. Прозрачность, реалистичность и обоснованность бюджета позволят компании эффективно внедрять новые идеи и проекты и добиваться финансового роста.